Si ya tienes WhatsApp como canal de ventas y comunicación en tu negocio, te interesará saber que hay algunos trucos para usar WhatsApp Business Web que pueden hacer tu vida más fácil y mejorar la forma en que atiendes a tus clientes. Esta versión de la app puede ser una gran herramienta para vender más.
En este artículo te compartimos 10 trucos prácticos para que le saques todo el jugo a la forma como funciona WhatsApp Business en su versión web. Así, la comunicación con tus clientes será más ágil y efectiva. Sigue leyendo y toma nota porque no querrás perderte ningún detalle de estos tips.
Trucos para usar WhatsApp Business Web y optimizar la comunicación con tus clientes
Abrir WhatsApp Business Web desde tu computadora te da acceso a herramientas que pueden ahorrarte tiempo y ayudarte a dar una mejor atención. El secreto está en saber usarlas de forma estratégica para organizar tus conversaciones, automatizar tareas y mantener un trato cercano con quienes te escriban.
Los siguientes trucos prácticos están listos para que puedas aplicarlos desde hoy mismo. Todos te ayudarán a mejorar tu productividad, vender más y hacer que tus clientes se sientan escuchados y bien atendidos.
1. Organiza tus conversaciones
Cuando empiezas a recibir muchos mensajes al mismo tiempo, es fácil que alguna conversación importante se te pase. Para evitarlo, uno de los mejores trucos es usar las etiquetas de WhatsApp Business para clasificar tus chats según el tipo de cliente, la etapa de venta o la urgencia del mensaje.
Desde la app móvil puedes añadir etiquetas a cada conversación. Solo tienes que:
- Abrir el chat.
- Tocar el nombre de la persona.
- Seleccionar “Etiquetar chat”
- Elegir una etiqueta existente o crear una nueva, como “cliente nuevo”, “pago pendiente”, “dar seguimiento”, etc.
Luego, en WhatsApp Business Web, puedes buscar tus conversaciones por etiqueta siguiendo la Ajustes > Herramientas para la empresa > Etiquetas. Así tendrás todo más ordenado y no dejarás pasar ninguna oportunidad por falta de seguimiento.
2. Responde rápidamente
En cualquier negocio, el tiempo de respuesta es clave. Si alguien pregunta por horarios, formas de pago o disponibilidad, lo ideal es contestar al instante. Para lograrlo sin escribir lo mismo mil veces, puedes usar las respuestas rápidas de WhatsApp Business Web.
Estas respuestas son mensajes preguardados que puedes enviar al escribir un atajo. Así puedes responder preguntas frecuentes sin tener que escribirlas desde cero cada vez.
Para configurar tus respuestas rápidas:
- Abre WhatsApp Business Web.
- Ve a Ajustes > Herramientas para la empresa > Respuestas rápidas.
- Pulsa el botón “+” para crear una nueva.
- Escribe el mensaje y asigna un atajo (por ejemplo: “/horarios”).
- Guarda los cambios.
Después, en la conversación donde quieras enviar la respuesta que creaste, escribe “/” y el atajo para insertar el mensaje completo. Da clic en enviar y ¡listo!
3. Personaliza tus mensajes
Aunque hayas configurado mensajes automáticos y respuestas rápidas, lo ideal es que cada cliente sienta que le hablas directamente. Agregar su nombre y detalles específicos en tus mensajes crea una experiencia más cercana y demuestra que te importa.
Por ejemplo, en lugar de escribir:
“Hola, ¿cómo estás? Gracias por tu interés.”
Puedes escribir:
“Hola, Karla 😊 Gracias por escribirnos, ya vimos que te interesa nuestro curso de fotografía.”
Este pequeño gesto genera confianza y mejora la percepción del servicio. Además, puedes apoyarte en la vista previa del chat para recordar detalles clave antes de responder.
4. Crea un catálogo que refleje el tono y la personalidad de tu marca
El catálogo de WhatsApp Business es mucho más que una lista de productos: es tu vitrina digital dentro del chat, y una oportunidad para mostrarle al cliente qué le ofreces con claridad. Asegúrate de que el diseño, los textos y las imágenes reflejen el estilo de tu marca.
Algunos tips para crear un catálogo atractivo:
- Usa fotos claras, de buena calidad y con fondo limpio.
- Escribe descripciones breves pero útiles (beneficios, precio, cómo pedirlo).
- Usa un tono que vaya con tu marca: casual, técnico, amigable, formal, etc.
- Actualízalo cada vez que haya cambios en precios o existencias.
Para activarlo desde la app móvil, ve a Herramientas para la empresa > Catálogo. Una vez creado, podrás agregar más productos y colecciones desde la versión web (siguiendo la misma ruta). Así, tendrás la información lista para compartirlos con un par de clics sin importar qué dispositivo estés usando.
5. Usa los grupos de WhatsApp para crear comunidad
Aunque no es lo ideal para vender directo, usar los grupos de WhatsApp puede ayudarte a crear una comunidad alrededor de tu marca. Puedes reunir a clientes frecuentes, alumnos de un curso, miembros de tu equipo de ventas o personas interesadas en tus productos.
¿Qué beneficios tiene esto?
- Puedes compartir contenido exclusivo o promociones especiales.
- Fomentas el intercambio de ideas o experiencias entre miembros.
- Fortaleces la relación marca-cliente de forma más cercana.
Eso sí, cuida que el grupo tenga una razón clara de existir y que todos sepan las reglas básicas: sin spam, respeto entre miembros, contenido útil, etc. Si aprendes cómo administrar bien un grupo de WhatsApp, puede convertirse en una extensión viva de tu marca.
Para crear un grupo desde WhatsApp Business Web, ve a Chats > + (ícono en la esquina superior derecha) > Nuevo grupo. Agrega personas, ponle un nombre y establece las reglas de convivencia.
6. Evita prácticas que parezcan spam
Enviar el mismo mensaje a muchas personas, escribir sin que te hayan dado permiso o abusar de los catálogos puede parecer inofensivo, pero puede afectar tu reputación y hasta hacer que bloqueen tu número. WhatsApp detecta patrones de spam, y si muchos usuarios te reportan, tu cuenta podría quedar suspendida.
Para evitar bloqueos en WhatsApp Business:
- No envíes mensajes masivos sin consentimiento.
- Personaliza tus mensajes siempre que puedas.
- Respeta los horarios de tus clientes (evita mensajes fuera de horario).
- Si un cliente te pide que dejes de escribirle, hazlo de inmediato.
Recuerda: WhatsApp es un canal de comunicación cercana, no una herramienta de mailing masivo. La clave para evitar que te consideren como spam está en construir relaciones, no solo en enviar mensajes.
7. Aprovecha la integración con otros sistemas
Si tu negocio está creciendo y ya manejas muchos contactos, quizá es momento de pensar en elegir un CRM para WhatsApp que se adapte a tu negocio. Esto te permitirá tener todas las conversaciones y datos de tus clientes en un solo lugar, y automatizar algunas tareas clave.
Beneficios de usar un CRM para WhatsApp:
- Crear embudos de venta para saber en qué etapa está cada cliente.
- Ver historial completo de conversaciones por cliente.
- Asignar chats a distintos miembros del equipo.
- Crear reportes más detallados sobre ventas o atención al cliente.
Esta integración te da más control, más orden… y más tiempo para enfocarte en crecer tu negocio.
Aprovecha todo lo que WhatsApp Business puede hacer por tu negocio con el CRM de Leadsales
WhatsApp Business por sí solo ya te ayuda a estar más cerca de tus clientes, pero si estás recibiendo muchos mensajes y no quieres perder ventas por falta de organización, lo mejor es apoyarte en una herramienta que te dé mayor control y visibilidad.
El CRM de Leadsales, está diseñado especialmente para gestionar tus conversaciones de WhatsApp, Facebook e Instagram desde un solo lugar. Con nuestra plataforma puedes ver todo el historial de comunicación con cada cliente, asignar chats a diferentes miembros de tu equipo y llevar un seguimiento claro de cada venta.
¿Qué más puedes hacer con Leadsales?
- Crear embudos visuales con diferentes etapas personalizadas según tu proceso de ventas.
- Activar la asignación automática de chats para distribuir las nuevas conversaciones de forma rotativa entre los asesores activos.
- Programar mensajes para dar seguimiento personalizado en fechas clave.
- Dejar notas internas dentro de cada conversación para que todo tu equipo esté alineado.
- Usar una sola línea de WhatsApp para múltiples asesores: ideal para ventas, soporte o atención al cliente desde un solo número.
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Preguntas frecuentes sobre los trucos para usar WhatsApp Business Web
1. ¿Cómo puedo vincular mi cuenta de WhatsApp Business Web con la versión móvil?
Es muy fácil. Solo necesitas tener tu cuenta activa en la app de WhatsApp Business desde tu celular. Luego, desde tu computadora:
- Abre web.whatsapp.com en tu navegador.
- En tu teléfono, abre WhatsApp Business y toca los tres puntos (⋮) > Dispositivos vinculados.
- Selecciona Vincular un dispositivo y escanea el código QR que aparece en tu pantalla.
¡Listo! Ahora podrás usar WhatsApp Business desde tu computadora.
2. ¿Es seguro utilizar WhatsApp Business Web para mi negocio?
Sí, es seguro, siempre y cuando tomes algunas precauciones básicas. WhatsApp cifra todos los mensajes de extremo a extremo, incluso en la versión web. Sin embargo, para proteger tu cuenta:
- No uses computadoras públicas o compartidas sin cerrar sesión después.
- Activa la verificación en dos pasos desde la app móvil (Ajustes > Cuenta > Verificación en dos pasos).
- Cierra la sesión web cuando ya no la necesites.
Con estas medidas, puedes trabajar con tranquilidad sabiendo que tu información y la de tus clientes estará protegida.
3. ¿Se pueden programar mensajes en WhatsApp Business Web?
WhatsApp Business Web no tiene una función nativa para programar mensajes, pero puedes hacerlo con herramientas externas o integrando un CRM. Estas opciones te permiten automatizar mensajes de bienvenida, recordatorios o seguimientos para que se envíen en el momento ideal.
También puedes usar las respuestas rápidas desde la web para contestar más ágilmente y ahorrar tiempo, aunque no se envíen de forma programada. Si buscas automatizar por completo, la mejor opción es apoyarte en una herramienta especializada.
