Etiquetas WhatsApp Business: ¿cómo crearlas y usarlas en los chats?

Las etiquetas WhatsApp Business son marcadores para clasificar clientes en tu bandeja de mensajes y ver quién espera una cotización, quién ya pagó o quién tiene un pedido en camino, sin abrir chat por chat. Forman parte de las herramientas de WhatsApp Business, pero una de las actualizaciones de la app es que se están convirtiendo en listas de forma gradual.

Si buscas la opción de etiquetar y no la encuentras, es probable que tu app ya tenga la versión más reciente. Aquí te enseño los pasos para crear, asignar y editar etiquetas en ambas versiones, además de un sistema por etapa de venta listo para copiar.

¿Qué son las etiquetas WhatsApp Business y por qué ahora aparecen como listas?

Las etiquetas de WhatsApp Business son marcadores con nombre y color que asignas a un chat para clasificarlo y encontrarlo después con un filtro. Según el centro de ayuda de WhatsApp, puedes crear hasta 20 etiquetas y un mismo chat puede llevar varias a la vez.

Las listas son la nueva versión de las etiquetas. WhatsApp cambió el nombre y la ubicación en el menú, y está activando el cambio por etapas. Así que tu app quizá todavía muestre etiquetas, mientras la de otra persona ya muestra listas. Esto es lo que cambia y lo que se mantiene:

Para saber cuál tienes, entra en Herramientas: si aparece "Listas", tu app ya se actualizó. En las siguientes secciones verás que "etiqueta" y "lista" se refieren a la misma función, así que sigue las instrucciones con cualquiera de las dos versiones.

¿Cómo crear una etiqueta en WhatsApp Business?

Para crear una etiqueta, entra en Herramientas, abre Listas o Etiquetas según la versión de tu app y guárdala con un nombre. Solo necesitas tener tu WhatsApp de empresa configurado porque las etiquetas solo están disponibles en las funciones de WhatsApp Business. Los nombres de los botones varían un poco entre Android, iPhone y la versión web.

Si tu app ya muestra listas

1. Abre WhatsApp Business y toca Herramientas.
2. Entra en Listas y toca Crear una lista personalizada.

3. Escribe el nombre de la etiqueta, escoge el color y toca Crear lista.

Si tu app todavía muestra etiquetas

1. Abre WhatsApp Business y toca Herramientas.

2. Desliza hasta Etiquetas y toca Añadir etiqueta nueva.

3. Escribe el nombre, elige un color y toca Guardar.

Antes de crear la primera, piensa en cómo vas a filtrar a tus clientes. Nombra cada etiqueta con la acción pendiente o la etapa del pedido, como "Pago pendiente" o "Por enviar": cuando abras el filtro, el nombre ya te dice qué hacer con esos chats.

¿Cómo poner una etiqueta a un chat y encontrarlo después?

Para etiquetar un chat, manténlo presionado en la pantalla de Chats y elige la etiqueta que quieres asignarle, sin necesidad de abrir la conversación. Estos son los pasos:

1. Mantén presionado el chat que quieres etiquetar.

2. Toca el ícono de etiqueta en la barra superior. Si tu app ya usa listas, la opción aparece como Añadir a la lista.

3. Marca una o varias etiquetas y confirma.

Para ver todos los chats con la misma etiqueta, entra en Herramientas > Listas y toca la que necesitas. En la versión anterior, la ruta es Chats > Más opciones > Etiquetas. Para revisar las etiquetas de un solo cliente, toca su foto de perfil desde la pantalla de Chats.

El filtro por etiqueta es lo que más tiempo ahorra en el día a día: al empezar la jornada, abre "Pago pendiente" y responde primero esos chats antes de pasar a las consultas nuevas.

¿Cómo editar, cambiar de color o eliminar una etiqueta en WhatsApp Business?

Para editar, cambiar de color o eliminar una etiqueta en WhatsApp Business, entra en Herramientas > Listas si tienes la versión nueva, o en Herramientas > Etiquetas si tienes la anterior. Toca la etiqueta que quieres modificar y elige una de estas opciones:

• Para editar el nombre de la etiqueta: toca Editar, escribe el nuevo nombre y guarda los cambios.

• Para cambiar el color de la etiqueta: dentro de la edición, toca el círculo de color, elige uno de la paleta y guarda.

• Para eliminar la etiqueta: toca la etiqueta, luego el ícono de tres puntos verticales > Eliminar lista, y confirma con Eliminar.

Antes de eliminar, revisa cuántos chats tiene asignados. En la versión con etiquetas, la app advierte que al borrarla desaparece de todos los mensajes y contactos que la tenían. Si lo que buscas es reorganizar, cambiarle el nombre mantiene los chats que ya tiene asignados.

¿Qué etiquetas crear si tienes un negocio que vende por WhatsApp?

Para un negocio que vende por WhatsApp, lo ideal es crear entre 6 y 8 etiquetas que sigan cada etapa de una venta, incluida la posventa. El límite de 20 es un techo que no hace falta alcanzar: con más etiquetas de las que tu equipo recuerda, cada persona las aplica distinto y el filtro no es confiable.

Si ya notas señales de que necesitas organizar mejor tus chats en WhatsApp, empieza por un sistema basado en las etapas de tu embudo de ventas. Este es un ejemplo para una tienda online:

La columna que más importa es la de “Cuándo quitarla”. Un chat con "Pago pendiente" y "Entregado" al mismo tiempo no te dice nada, así que cada cambio de etapa reemplaza la etiqueta anterior. La única excepción es "Cliente frecuente", que acompaña al chat en todas sus compras.

Si vendes servicios, el sistema es más corto. Un consultorio de nutrición que agenda por WhatsApp trabaja bien con cuatro etiquetas: "Consulta nueva", "Cita confirmada", "Plan enviado" y "Seguimiento". Con ellas, el filtro te muestra a quién responder primero, quién ya agendó, a quién ya le mandaste su plan y quién necesita un mensaje después de su consulta.

¿Para qué más sirven las etiquetas además de ordenar chats?

Las etiquetas sirven para organizar el seguimiento a pedidos, enviar promociones a un grupo específico de clientes y reconocer a quienes te compran seguido.

Según una encuesta de Kantar citada en el estudio de BCG y Meta sobre mensajería de negocios en México, el 68% de las personas encuestadas siente que la mensajería ofrece una experiencia más personalizada. Eso significa que las etiquetas sostienen esa personalización, porque te muestran en qué punto está cada cliente antes de escribirle.

Estos son los usos que un negocio tendría si crea un sistema por etapas con las etiquetas:

• Hacer seguimiento a pedidos: con etiquetas como "Por enviar" o "En camino", cualquier persona de tu equipo sabe qué cliente espera una actualización sin leer la conversación completa.
• Enviar promociones a una etiqueta: en WhatsApp Business está la opción de armar una lista de difusión a partir de una etiqueta o lista para enviar ofertas, descuentos y promociones. Revisa las condiciones en la app antes de enviarlas, porque esta función tiene reglas y costos propios.
• Reconocer a tus clientes recurrentes: separar a clientes nuevos de recurrentes muestra quién vuelve a comprarte y con qué frecuencia. Con los chats que tienen la etiqueta de "Cliente frecuente", reserva descuentos o lanzamientos en tu estrategia de ventas.
• Pedir opinión después de la entrega: los chats con "Entregado" son tu lista de clientes para una encuesta de satisfacción, que funciona bien como un formulario de Google por WhatsApp antes de quitarles la etiqueta.

¿Qué limitaciones tienen las etiquetas de WhatsApp Business?

Las etiquetas en WhatsApp Business tienen tres límites que se notan cuando recibes muchos mensajes diarios: un máximo de 20, la asignación manual de cada una y un cambio de interfaz que no llega a todos al mismo tiempo.

• Máximo de 20 etiquetas: sirven para un sistema de ventas por etapas, pero se quedan cortas si quieres combinar etapas, productos y zonas de entrega al mismo tiempo.
• Todo se hace a mano: cada etiqueta se pone y se quita chat por chat. Si alguien olvida quitar "Pago pendiente" después de recibir el comprobante, el filtro muestra información vieja.
• Versiones distintas en un mismo equipo: como el cambio a listas es gradual, dos personas de tu equipo pueden ver menús diferentes y seguir pasos distintos para lo mismo.

Estos límites importan más cuando la mensajería es tu canal principal de ventas. Según el mismo estudio de BCG y Meta, más del 75 % de las empresas mexicanas ya adoptaron la mensajería en el recorrido de compra de sus clientes.

Con ese volumen, un CRM para WhatsApp mueve cada conversación de etapa sin depender de la memoria de tu equipo.

¿Cómo se ve un sistema de etiquetas en una venta real por WhatsApp?

En una venta real, las etiquetas de WhatsApp Business cambian en cada etapa y el chat lleva una sola etapa a la vez. Aquí te dejo el recorrido de un pedido en una tienda online de tenis que usa siete etiquetas por etapa: Nuevo cliente, Cotización enviada, Pago pendiente, Por enviar, En camino, Entregado y Cliente frecuente.

Te enseño cómo se mueve un chat entre etiquetas:

Lunes por la mañana: llega la consulta

Un cliente pregunta si tienen unos tenis blancos en talla 24. Antes de responder, le pones "Nuevo cliente", así cualquier persona del equipo que abra ese filtro sabe que el chat espera respuesta.

Lunes por la tarde: envías precio y disponibilidad

Le mandas foto, precio y tallas disponibles. Quitas "Nuevo cliente" y pones "Cotización enviada". Si al día siguiente no contesta, ese filtro muestra a quién hacerle seguimiento.

Martes: confirma el pedido

El cliente dice que los quiere. Cambias la etiqueta a "Pago pendiente" y, en cuanto envíe el comprobante, la reemplazas por "Por enviar" para que quien prepara los pedidos lo vea en su filtro.

Miércoles: el paquete sale

Con el número de guía en mano, cambias a "En camino" y le compartes el enlace de rastreo. Si pregunta por su pedido, cualquier persona del equipo sabe en qué estado está sin revisar toda la conversación.

Viernes: recibe sus tenis

Pones "Entregado" y le envías una encuesta corta sobre su compra. Cuando responda, quitas la etiqueta. Si el cliente vuelve a comprar dos veces más, su chat suma "Cliente frecuente", la única etiqueta que se queda.

Convierte tus etiquetas en un embudo de ventas

Las etiquetas de WhatsApp Business funcionan mejor cuando las usas como las etapas de tu proceso de ventas: cada una te dice en qué punto está el lead y qué acción le toca hasta que se convierte en cliente. El truco es que el sistema que armes sea la base para vender por WhatsApp.

Ya cuando recibes muchos mensajes diarios, asignar y actualizar etiquetas manualmente toma demasiado tiempo, así que el siguiente paso es llevar tu sistema a un CRM. Ahí tus etiquetas se convierten en etapas de un embudo de venta personalizable y cada conversación avanza conforme cambia su estado, sin que tu equipo pierda el seguimiento.

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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre etiquetas WhatsApp Business

¿Qué son las listas de WhatsApp Business?

Las listas son la nueva versión de las etiquetas en WhatsApp Business. Cumplen la misma función de clasificar chats con nombre y color, pero se administran desde Herramientas > Listas. WhatsApp está haciendo el cambio de forma gradual, así que algunas apps todavía muestran etiquetas.

¿Cuántas etiquetas se crean en WhatsApp Business?

En WhatsApp Business puedes crear hasta 20 etiquetas, tanto en la versión con etiquetas como en la versión con listas. Cada una lleva un nombre y un color propio, y un mismo chat puede tener varias al mismo tiempo.

¿Por qué no aparecen las etiquetas en mi WhatsApp Business?

Lo más probable es que tu app ya tenga la versión nueva, donde las etiquetas se llaman listas. WhatsApp está haciendo el cambio de forma gradual, así que búscalas en Herramientas > Listas.

¿Se puede enviar un mensaje a todos los chats de una etiqueta?

Sí. WhatsApp Business permite crear una lista de difusión a partir de una etiqueta o lista. El mensaje llega a los contactos incluidos, siempre que tengan tu número guardado. En algunas cuentas también aparece la opción de difusiones comerciales para enviar ofertas, descuentos y promociones, con reglas y costos propios. Pueden tener costo, así que revisa las condiciones en la app antes de enviarlos.