Si alguna vez has sentido que WhatsApp consume más tiempo del que tienes disponible, especialmente para tu negocio, los mensajes automáticos de WhatsApp Business pueden ser tu mejor aliado. No más responder manualmente a cada cliente, ni perder oportunidades por estar ausente.
Con esta función, puedes automatizar respuestas rápidas, mensajes de bienvenida o incluso programar respuestas durante horas de descanso. Así es como funciona WhatsApp Business: usarlo te da el poder para interactuar más fácil con tus clientes, ya sea que uses Android o iOS.
Además, ofrece distintas herramientas para personalizar el manejo de conversaciones, ayudando a mejorar la atención al cliente sin tener que estar presente todo el tiempo.
En este artículo, te mostraremos cómo crear respuestas automáticas y aprovechar al máximo todo esto para darle un giro completo a la forma en que te comunicas con tus clientes.
¿Qué son los mensajes automáticos en WhatsApp Business?
Los mensajes automáticos en WhatsApp Business son respuestas predefinidas que se envían en respuesta a ciertas acciones o mensajes específicos y recurrentes. Pueden ser configurados para dar información rápida, responder preguntas frecuentes o iniciar conversaciones sin que intervengas.
Si eres la única persona que maneja tu cuenta de WhatsApp Business y tienes que responder un mundo de mensajes todos los días, la automatización de mensajes es la respuesta a tus problemas y cambiará por completo tu vida digital. Especialmente, si quieres mejorar tu estrategia de marketing y ventas.
¿Para qué sirve tener respuestas automáticas en WhatsApp Business?
Las respuestas o mensajes automáticos en WhatsApp Business sirven para que te puedas comunicar con tus clientes sin estar disponible todo el tiempo.
Son tremendamente útiles para contestar las consultas más comunes de manera inmediata, enviarle un buen mensaje de bienvenida a alguien que te escribe por primera vez o para avisar que estás fuera de tu horario laboral pero responderás tan pronto te sea posible.
Por si fuera poco, los mensajes automáticos hacen que tu atención al cliente sea más eficiente y son una gran forma de asegurar que nunca pierdas una oportunidad de venta porque todas las personas que te escriban recibirán una respuesta rápida, aunque no estés ahí para enviarla.
¿Cómo crear un mensaje automático en WhatsApp? (Android y iOS)
Para crear mensajes automáticos necesitas tener una cuenta de WhatsApp Business. Si aún no has hecho dado el salto, no te preocupes, siempre es buen momento para cambiar tu WhatsApp normal a WhatsApp Business.
Ahora, una vez que hayas configurado tu cuenta de WhatsApp Business, lo primero que tienes que hacer es lo siguiente:
1. Entra a la app de WhatsApp Business desde tu teléfono.
2. Accede a “Herramientas para la empresa”: en iOS ve a la sección de “Ajustes” para encontrarla, y en Android toca los tres puntos que representan el ícono de “más opciones” (las imágenes de referencia son de iOS).
Esta funcionalidad de la app te permite configurar tres tipos distintos de mensajes: de bienvenida, de ausencia y respuestas rápidas para las preguntas más frecuentes de tus clientes.
A continuación te compartimos el paso a paso para crear cada uno de estos tres tipos de mensajes automáticos en WhatsApp Business:
1. Crear y enviar un mensaje de bienvenida
Los mensajes de bienvenida para WhatsApp se enviarán como respuesta automática cuando una persona te contacte por primera vez o después de un período de inactividad.
Este tipo de mensajes son bastante útiles para empezar con el pie derecho con tus potenciales clientes. ¿A quién no le gusta recibir un mensaje amable y personalizado la primera vez que le escribe a alguna marca o empresa?
Para configurar y enviar un mensaje de bienvenida sigue estos pasos:
1. Dentro de “Herramientas para la empresa”, elige la opción “Mensaje de bienvenida”.
2. Activa el botón de “Enviar mensaje de bienvenida”.
3. En “Mensaje”, toca el mensaje para editarlo y, luego, toca “Guardar”.
4. Toca “Destinatarios” y selecciona una de las siguientes opciones:
- Todos: para que cualquier persona que te envíe un mensaje reciba esta bienvenida.
- Los que no están en la libreta de contactos: para enviar el mensaje a personas que no hayas guardado en tu libreta de contactos.
- Todos, excepto a…: para que todos tus contactos lo reciban, excepto a las personas que selecciones.
- Enviar solo a…: para enviarlo específicamente a ciertos contactos.
2. Crear mensajes de ausencia
Los mensajes de ausencia son otro tipo de mensajes automáticos de WhatsApp Business que se envían cuando no estás disponible. Tú puedes modificar el texto del mensaje, configurar los horarios y elegir para quiénes deseas activar estas respuestas.
Si bien solo es un mensaje, te ayudará a que las personas no se sientan desatendidas en ningún momento. Con este mensaje, les notificas que por el momento no estás en horario laboral, pero que responderás tan pronto como reinicies tus actividades.
Para configurar un mensaje de ausencia sigue estos pasos:
1. Dentro de “Herramientas para la empresa”, elige la opción “Mensaje de ausencia”.
2. Activa la opción “Enviar mensaje de ausencia”.
3. En “Mensaje”, toca sobre el mensaje para editarlo y, luego, elige “Guardar”.
4. Toca “Horario” para programar cuándo se enviará tu mensaje de ausencia. Elige una de las siguientes opciones:
- Enviar siempre: para mandar el mensaje en todo momento.
- Horario personalizado: con esta opción el mensaje se enviará sólo durante un periodo específico.
- Fuera del horario comercial: para enviar el mensaje solamente cuando estés fuera del horario comercial (esta opción solo funciona si definiste un horario comercial en tu perfil de empresa).
5. Toca “Destinatarios” y selecciona una de las siguientes opciones:
- Todos: para que cualquier persona que te envíe un mensaje reciba esta bienvenida.
- Los que no están en la libreta de contactos: para enviar el mensaje a personas que no hayas guardado en tu libreta de contactos.
- Todos, excepto a…: para que todos tus contactos lo reciban, excepto a las personas que selecciones.
- Enviar solo a…: para enviarlo específicamente a ciertos contactos.
3. Crear respuestas rápidas
Las respuestas rápidas de WhatsApp Business en realidad son plantillas de mensajes a las que puedes asignar un atajo en tu dispositivo. Usarlas te facilita un montón el envío de mensajes preestablecidos que se pueden mandar con un solo clic para contestar preguntas frecuentes.
Así, ahorras mucho tiempo porque no tienes que estar contestando la misma pregunta un montón de veces, y te aseguras de que le están dando a tus clientes respuestas consistentes.
Para configurar esta opción, sigue los siguientes pasos:
1. Dentro de “Herramientas para la empresa”, elige la opción “Respuestas rápidas”.
2. Toca el ícono (+) para crear una nueva respuesta rápida.
3. Toca sobre “Ingresa un mensaje” para para escribir el texto de tu mensaje (en la versión de WhatsApp Web o Escritorion no puedes agregar archivos multimedia para tus respuestas rápidas).
4. Toca la en “Atajo” para escribir la palabra que te servirá como atajo del teclado para tu respuesta rápida.
5. Toca “Guardar”.
6. Crea todas las respuestas rápidas que necesites repitiendo este proceso a partir del paso 2.
Tip de expertos: Usa un generador de link para WhatsApp para compartir un enlace personalizado y que tus clientes puedan contactarte desde redes sociales, correo o desde donde quieras compartir tu link. ¡Es muy fácil y rápido crearlo!
Crea mensajes automáticos en WhatsApp con Leadbot, de Leadsales
Con Leadsales, puedes crear mensajes automáticos en WhatsApp Business gracias a Leadbot, el primer chatbot no-code de LATAM, integrado en nuestra plataforma para simplificar tus interacciones con los clientes.
De acuerdo con estadísticas del sitio Cooby.co, usar chatbots para WhatsApp te ayuda a incrementar la generación de leads en más del 500%. Esta funcionalidad te permite generar respuestas relevantes y útiles, fortaleciendo tus relaciones con los clientes y aumentando la eficacia de tus comunicaciones.
¡Agenda una demo hoy mismo! Descubre todas las posibilidades de Leadsales para manejar mejor tus conversaciones en WhatsApp Business: desde automatizar mensajes, hasta llevar un seguimiento de tus interacciones comerciales a través de un embudo personalizable de ventas.
Preguntas frecuentes sobre cómo crear mensajes automáticos en WhatsApp
¿Cómo puedo personalizar los mensajes de ausencia en WhatsApp Business?
Para personalizar tus mensajes de ausencia en WhatsApp Business, sigue estos pasos:
- Abre WhatsApp Business y ve a “Ajustes” (el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha si usas Android).
- Selecciona “Herramientas de la empresa” y luego “Mensaje de ausencia”.
- Activa la opción “Enviar mensaje de ausencia”.
- En “Mensaje”, toca sobre el mensaje para editarlo y, luego, elige “Guardar”.
- Puedes configurar el horario en el que quieres enviarlo y los destinatarios que lo recibirán.
2. ¿Existen diferencias significativas entre las funciones de respuestas automáticas en WhatsApp Business para Android y para iOS?
Las funciones de respuestas automáticas en WhatsApp para Android y iOS son básicamente iguales, pero podrían tener ligeras diferencias en su implementación y en las opciones de personalización disponibles.
Esto varía de acuerdo a la versión de teléfono y de la aplicación que estés utilizando. Sin embargo, con la guía que te hemos dado en este artículo, puedes seguir sin problema la configuración de mensajes automáticos y empezar a usarlos.
3. ¿Es seguro otorgar acceso a notificaciones a aplicaciones de terceros en WhatsApp?
Al conceder acceso a notificaciones a aplicaciones de terceros en WhatsApp es importante revisar siempre la configuración de seguridad y privacidad. Es importante asegurarse de que las aplicaciones de terceros sean de confianza y que estén bien valoradas por los usuarios antes de darles acceso.
Lee detenidamente los permisos que solicita la aplicación y considera si estás dispuesto a compartir esa información con el desarrollador.
