Tener un mensaje de ausencia en WhatsApp Business es fundamental para mantener una comunicación clara y profesional con tus clientes, incluso cuando no estás disponible.
Ya sea que te encuentres fuera de horario laboral, de vacaciones o en un día festivo, un mensaje de ausencia bien diseñado asegura que tus clientes sepan cuándo pueden esperar una respuesta y cómo proceder mientras tanto.
En este artículo, te explicaremos cómo crear un mensaje de ausencia efectivo y adaptado a las necesidades de tu negocio.
¿Qué son los mensajes de ausencia en WhatsApp Business?
Los mensajes de ausencia en WhatsApp Business son respuestas automáticas que se envían cuando no puedes atender a tus clientes de inmediato. Esta función es especialmente útil si estás explorando cómo vender por WhatsApp y quieres informar a quienes te contactan que no estás disponible en ese momento.
Estos mensajes son clave para mantener el interés cuando no estás disponible al instante, y dar alternativas como un horario de atención, un contacto de emergencia o un enlace a tu catálogo. Herramientas como un generador de link para WhatsApp pueden complementar muy bien esta estrategia, facilitando el acceso directo a tus servicios o productos.
¿Cómo poner un mensaje de ausencia en WhatsApp Business?
Para configurar un mensaje de ausencia en WhatsApp Business, solo necesitas seguir unos sencillos pasos que te aseguran mantener la comunicación activa, incluso cuando no puedes responder. Sigue estas instrucciones para hacerlo y tener la tranquilidad de que tus clientes reciben la atención que merecen en todo momento.
1. Abre WhatsApp Business desde tu dispositivo.
2. Ve a la sección “Ajustes” y selecciona «Herramientas para la empresa», luego elige «Mensaje de ausencia».
3. Desliza el interruptor para activar la función “Enviar mensaje de ausencia”.
4. Toca sobre el mensaje predeterminado para personalizarlo según tus necesidades y luego confirma tocando «Guardar».
5. Para configurar el horario toca en «Horario» y elige entre:
- Enviar siempre: el mensaje se enviará en todo momento.
- Fuera del horario comercial: el mensaje se enviará automáticamente fuera de tu horario laboral establecido.
- Horario personalizado: define un periodo específico en el que se enviará el mensaje.
6. Selecciona los destinatarios tocando en «Destinatarios», y elige entre:
- Todos: para que todos los que te escriban reciban el mensaje.
- No en la libreta de contactos: solo los números no guardados en tus contactos recibirán el mensaje.
- Todos, excepto a…: todos recibirán el mensaje excepto los contactos que excluyas.
- Enviar solo a…: solo los contactos que selecciones recibirán el mensaje.
7. Toca «Guardar» para activar tu mensaje de ausencia personalizado.
10 ejemplos para crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business
Un mensaje de ausencia en WhatsApp bien pensado no solo informa, sino que también refuerza la confianza y profesionalismo de tu negocio. Aquí te compartimos 10 ejemplos creativos para diferentes escenarios, que te ayudarán a mantener la comunicación activa y profesional con tus clientes cuando no puedes atenderlos inmediatamente.
1. Indicar que la solicitud será atendida en un tiempo promedio
Es útil cuando no puedes responder de inmediato pero quieres asegurarte de que el cliente sepa cuándo esperar una respuesta. Esto mantiene al cliente informado y reduce la ansiedad por la espera.
Ejemplo: «Hola, gracias por tu mensaje. Nuestro equipo está ocupado en este momento, pero responderemos en un plazo de 2 horas. ¡Gracias por tu paciencia!»
2. Informar tu horario de atención
Perfecto para comunicar a los clientes cuándo pueden esperar que estés disponible, ayudando a gestionar sus expectativas de manera efectiva.
Ejemplo: «Hola, gracias por tu mensaje. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9 a.m. a 6 p.m. Responderemos tu solicitud tan pronto como estemos de vuelta».
3. Ofrecer el enlace a tu catálogo
Ideal para cuando no puedes responder de inmediato pero quieres compartirle a tus clientes tu catálogo en WhatsApp Business para que exploren tus productos o servicios mientras esperan.
Ejemplo: «Gracias por contactarnos. Actualmente no estamos disponibles, pero puedes ver nuestro catálogo aquí [enlace]. Te responderemos en cuanto estemos de vuelta».
4. Avisar que el negocio está cerrado y avisar una hora de retorno al servicio
Informa a los clientes no solo que estás ausente, sino también cuándo pueden esperarte de vuelta. Esto es especialmente útil si tu negocio cierra por algunas horas durante el día.
Ejemplo: «Hola, en este momento estamos fuera de servicio. Estaremos de regreso a las 2 p.m. para ayudarte con cualquier consulta».
5. Indicar cierres por días festivos
Es fundamental para comunicar a los clientes que tu negocio no está operativo debido a un feriado, y cuándo volverán las operaciones normales.
Ejemplo: «Gracias por tu mensaje. Estamos cerrados hoy por el Día de la Independencia, pero estaremos de vuelta mañana a las 9 a.m. ¡Feliz día!»
6. Informar sobre vacaciones o períodos de ausencia extendidos
Este mensaje es crucial para largos periodos de inactividad, manteniendo a los clientes informados de cuándo pueden esperar una respuesta.
Ejemplo: «Hola, gracias por tu mensaje. Estamos de vacaciones hasta el 15 de agosto. Responderemos a todos los mensajes en cuanto regresemos. ¡Gracias por tu comprensión!»
7. Añadir información de contacto para emergencias
Útil si tu negocio necesita tener una línea de comunicación abierta para situaciones urgentes, aunque no estés disponible.
Ejemplo: «Gracias por contactarnos. En este momento no estamos disponibles, pero para emergencias, por favor llama al 123-456-789. Te responderemos pronto».
8. Informar sobre servicio no disponible
Este mensaje es adecuado cuando un servicio específico no está disponible temporalmente, asegurando que los clientes sepan qué esperar.
Ejemplo: «Hola, actualmente nuestro servicio de soporte técnico no está disponible. Volverá a estar funcionando el lunes a las 9 a.m. ¡Gracias por tu paciencia!»
9. Informar sobre problemas técnicos
Es útil cuando hay problemas que impiden la operación normal del negocio. Comunica claramente a los clientes que estás al tanto del problema y trabajando para resolverlo.
Ejemplo: «Gracias por tu mensaje. Estamos experimentando problemas técnicos en este momento y no podemos responder. Estamos trabajando para solucionarlo pronto».
10. Explicar que el personal está saturado
Este mensaje es ideal cuando hay un alto volumen de solicitudes, manteniendo a los clientes informados sobre posibles demoras en la respuesta.
Ejemplo: «Hola, gracias por tu mensaje. Actualmente estamos experimentando un alto volumen de consultas, pero responderemos lo antes posible. ¡Gracias por tu paciencia!»
Consejos para crear un mensaje de ausencia efectivo en WhatsApp
Un mensaje de ausencia bien escrito puede ser la clave para mantener la comunicación con tus clientes, incluso cuando no estás disponible. De acuerdo con la Radiografía del Emprendimiento en México 2020, 49% de las empresas mexicanas utilizan WhatsApp Business para atención al cliente.
Sin embargo, no se trata solo de decir «no estoy aquí»; enviar un mensaje de ausencia es una gran oportunidad para entablar comunicación con quienes ya son o pueden llegar a ser tus clientes, brindarles información clara y precisa, y abrir un canal de comunicación con ellos.
Estos consejos te ayudarán a que tus mensajes de ausencia no solo sean útiles, sino que también reflejen la personalidad de tu marca y mantengan una conexión positiva con quienes te contactan:
- Sé claro y conciso: evita rodeos y ve directo al grano. Informa cuándo estarás disponible o cómo pueden contactarte en caso de urgencia.
- Personaliza el mensaje: usa un tono que refleje la personalidad de tu marca. Esto puede ayudar a mantener una conexión más cercana con tus clientes.
- Ofrece alternativas: proporciona un enlace a tu catálogo, un número de contacto de emergencia o indica otro canal de comunicación mientras no estás disponible.
- Incluye el horario de atención: es útil que los clientes sepan en qué horarios pueden esperar una respuesta o cuándo estarás de vuelta.
- Asegura una respuesta automática profesional: evita el uso excesivo de emojis o lenguaje demasiado informal si no es parte del estilo de tu marca.
Integra el CRM de Leadsales a tu WhatsApp para gestionar tus mensajes de ausencia
Gestionar los mensajes de ausencia en WhatsApp puede ser más sencillo y efectivo cuando utilizas un CRM como Leadsales. Nuestro CRM está diseñado para integrar tus conversaciones de WhatsApp, Facebook e Instagram en una sola plataforma, permitiéndote mantener todas tus interacciones organizadas y accesibles desde un solo lugar.
Al configurar un mensaje de ausencia, Leadsales te ayuda a automatizar respuestas y a asegurar que ningún mensaje se pierda, incluso cuando no estás disponible. Además, puedes personalizar y programar mensajes para diferentes situaciones, mejorando la experiencia del cliente y manteniendo una comunicación fluida.
Con Leadsales, gestionar tus mensajes de ausencia se convierte en un proceso optimizado que fortalece tu relación con los clientes y mejora la eficiencia de tu equipo de ventas. Solicita una demostración de Leadsales y descubre todo lo que puedes hacer con esta herramienta.
Preguntas frecuentes sobre mensajes de ausencia en WhatsApp Business
1. ¿Cómo puedo personalizar mi mensaje de ausencia en WhatsApp Business?
Para personalizar tu mensaje de ausencia en WhatsApp Business, abre la aplicación, ve a «Herramientas para la empresa» y selecciona «Mensaje de ausencia». Desde ahí, podrás editar el texto y adaptarlo según la voz y necesidades de tu negocio. Es recomendable incluir detalles como el horario de atención, información adicional o enlaces útiles para los clientes.
2. ¿Es posible programar un mensaje de ausencia en WhatsApp Business para que se active en ciertos horarios?
Sí, WhatsApp Business te permite programar tu mensaje de ausencia para que se active en horarios específicos. Al configurar el mensaje, puedes elegir opciones como «Enviar siempre», «Horario personalizado» o «Fuera del horario comercial». Esta función es útil para gestionar automáticamente la comunicación fuera del horario laboral.
3. ¿El mensaje de ausencia en WhatsApp Business se aplica a todos mis contactos o puedo elegir a quiénes se les muestra?
Puedes personalizar a quiénes se les envía el mensaje de ausencia en WhatsApp. Puedes enviarlo a todos tus contactos, solo a quienes no estén en tu libreta de contactos, excluir a ciertos contactos específicos, o enviarlo únicamente a un grupo seleccionado de personas. Esto te permite controlar mejor la comunicación con diferentes segmentos de tu audiencia.
