Automatizar WhatsApp para empresas es una excelente manera de aprovechar mejor el tiempo y darle una mejor atención a tus clientes. Con la automatización, puedes enviar respuestas recurrentes, recordatorios y mucho más, sin necesidad de estar al pendiente de cada mensaje que recibes.
Esta funcionalidad, junto con herramientas como catálogos de productos, horarios de atención y perfiles completos, es parte de cómo funciona WhatsApp Business, una solución pensada específicamente para empresas.
En este post te contamos cómo activar esta automatización para personalizar la experiencia de tus clientes de forma profesional y eficiente.
¿Qué significa automatizar WhatsApp y para qué sirve?
La automatización de WhatsApp significa usar herramientas para enviar mensajes a tus clientes de forma más rápida y automática. En lugar de responder manualmente cada uno, puedes crear respuestas automáticas, programar recordatorios o crear mensajes de seguimiento sin estar siempre al pendiente.
Incluso, muchos lo utilizan como un método para hacer marketing en WhatsApp, en el cual el cliente recibe directamente ofertas, promociones y avisos sobre la empresa. Según el blog de WhatsApp Business, en 2022, el 70% de los consumidores se registraron para recibir mensajes comerciales de al menos una empresa.
Esto es muy útil para las empresas que reciben muchos mensajes y necesitan mejorar su atención al cliente. Al automatizar WhatsApp para empresas, puedes ahorrar tiempo, mejorar la experiencia de tus clientes y asegurarte de que nadie se quede sin respuesta, incluso fuera de tu horario de trabajo.
¿Cómo automatizar WhatsApp Business?
Hay dos formas principales de automatizar WhatsApp para empresas. La primera es a través de las herramientas que ofrece WhatsApp Business, donde puedes configurar respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia para mantener la conversación fluida incluso cuando no estés disponible.
La segunda forma es más avanzada, ya que debes integrar la API de WhatsApp Business con un CRM externo. Con esta opción, además de automatizar mensajes, puedes utilizar chatbots para responder automáticamente las preguntas más frecuentes y asignar conversaciones a diferentes miembros de tu equipo de ventas.
Este tipo de automatización te permite personalizar mucho más la experiencia y gestionar un mayor volumen de clientes de forma eficiente.
1. Automatizar WhatsApp con las herramientas para empresas de la aplicación
WhatsApp Business ofrece varias herramientas sencillas y efectivas para automatizar mensajes, muy útiles para que mantengas un flujo de atención continua, incluso cuando no estás disponible.
A continuación, te explicamos cómo configurar tres tipos de mensajes automáticos: respuestas rápidas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia.
1. Respuestas rápidas
Las respuestas rápidas son plantillas de mensajes que puedes configurar para contestar rápido a las preguntas o comentarios más frecuentes de tu audiencia. Son muy útiles para ahorrar tiempo porque no tienes que estar escribiendo lo mismo un millón de veces.
1. Abre la app de WhatsApp Business.
2. Ve a «Ajustes» y selecciona «Herramientas para la empresa».
3. Haz scroll hasta llegar a la sección «Herramientas de mensajería».
4. Selecciona «Respuestas rápidas».
5. Toca en el ícono de «+» para crear una nueva respuesta.
6. Escribe el mensaje que deseas predefinir y asigna un atajo (palabra clave o letra).
7. Guarda tu configuración.
Ejemplo de mensaje:
Atajo: /envío
“¡Hola! Tu pedido está en camino. Estimamos que llegará en un lapso de entre 2 y 3 días hábiles. Gracias por tu compra 😊”
2. Mensaje de sesión / bienvenida
El mensaje de bienvenida se envía automáticamente cuando un cliente te escribe por primera vez o después de 14 días sin interacción. Es una excelente manera de dar una buena impresión desde el primer contacto.
1. Abre la app de WhatsApp Business.
2. Ve a «Ajustes» y selecciona «Herramientas para la empresa».
3. Haz scroll hasta llegar a la sección «Herramientas de mensajería».
4. Selecciona «Mensaje de bienvenida» y activa la función.
5. Escribe el mensaje que deseas enviar y personalízalo con el nombre del cliente, si lo deseas.
6. Guarda los cambios.
Ejemplo de mensaje:
“¡Hola! 👋 Te damos la bienvenida a [nombre de tu negocio]. Estamos aquí para ayudarte. Si tienes alguna pregunta, no dudes en escribirnos. ¡Hablamos pronto!”
3. Mensaje de ausencia
El mensaje de ausencia es útil para mantener informados a los clientes cuando te contactan fuera de tu horario de atención. Así saben que has recibido su mensaje y que les responderás en cuanto estés disponible.
1. Abre la app de WhatsApp Business.
2. Ve a «Ajustes» y selecciona «Herramientas para la empresa».
3. Haz scroll hasta llegar a la sección «Herramientas de mensajería».
4. Selecciona «Mensaje de ausencia» y activa la función.
5. Configura tu horario de atención y define cuándo se enviarán los mensajes.
6. Define quienes serán los destinatarios de este mensaje. Puedes elegir enviarlo a todos tus contactos o segmentarlos de acuerdo a lo que más le convenga a tu negocio.
7. Escribe el mensaje y guárdalo.
Ejemplo de mensaje:
“Hola, gracias por tu mensaje. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 am a 6:00 pm. Te responderemos tan pronto volvamos. ¡Gracias por tu paciencia!”
2. Automatizar WhatsApp con la API de WhatsApp Business
Automatizar WhatsApp con la API de WhatsApp Business es ideal para empresas que necesitan manejar grandes volúmenes de mensajes y desean personalizar al máximo su comunicación.
A través de esta herramienta, puedes integrar WhatsApp con sistemas externos como CRMs o chatbots, lo que te permitirá ofrecer una atención más eficiente y rápida a tus clientes.
Sigue estos pasos para empezar a automatizar WhatsApp con la API:
1. Tener cuenta de WhatsApp Business
Primero, asegúrate de tener una cuenta de WhatsApp Business, ya que sin ella no tendrás acceso a las funciones de automatización. Configurar WhatsApp Business es un proceso sencillo: descarga la app y regístrala con el número de teléfono que usarás para tu empresa.
Esta cuenta te dará acceso a herramientas útiles como catálogos y perfiles empresariales, pero para una automatización avanzada, necesitarás usar la API.
2. Ingresa a la API de WhatsApp
El siguiente paso es conseguir la API de WhatsApp. Esto te permitirá automatizar mensajes usando plantillas conocidas como WhatsApp Templates. Como ya te decíamos anteriormente, con la API puedes gestionar mensajes automatizados a gran escala.
Para conseguirla, sigue este paso a paso:
1. Inicia sesión en Facebook Business Manager.
2. Ve a WhatsApp Business API y selecciona “Solicitar acceso”.
3. Llena el formulario con todos tus datos y los de tu empresa.
4. Facebook revisará la solicitud y quizá te pida documentación adicional para verificar la legitimidad de la empresa.
5. Ya que aprueben tu solicitud, podrás crear un perfil de empresa en la API de WhatsApp Business.
6. Activa tu número de teléfono en la API.
7. Configura los mensajes HSM (Highly Structured Messages) para respuestas automatizadas y predeterminadas.
8. Solicita la verificación de tu cuenta para obtener la insignia verde.
>> En este artículo te contamos todos los detalles para sobre cómo conseguir la API de WhatsApp y cómo usarla.
3. Integra la app con otros sistemas
Integrar WhatsApp Business con otros sistemas puede mejorar aún más tu comunicación con los clientes. Puedes conectarla con el software de tu empresa, un sistema de chat en vivo o un CRM como Leadsales.
Hacer esta integración te permitirá gestionar tus interacciones de forma más organizada y eficiente, el trabajo de tu equipo de ventas será más sencillo y la atención a tus clientes será mucho mejor.
Cuando eliges usar un CRM para WhatsApp, tienes acceso a estas dos funcionalidades que harán tu experiencia y la de tus clientes aún más práctica y eficiente:
- Asignar a un agente: con la API de WhatsApp conectada a un CRM, puedes asignar agentes según su disponibilidad y conocimientos. Esto asegura que cada cliente reciba atención adecuada, y varios agentes pueden colaborar en un mismo chat, sin importar el dispositivo.
- Usar un chatbot: los chatbots automatizan respuestas rápidas y manejan preguntas frecuentes, aliviando la carga de trabajo de tu equipo. Con un chatbot en la API, puedes resolver consultas simples en segundos y dirigir a los clientes a las soluciones correctas.
Aprovecha la automatización de WhatsApp para empresas con Leadsales
Automatizar WhatsApp es solo el comienzo. Si realmente quieres sacarle el máximo provecho, integrar un CRM como Leadsales es la clave. Con Leadsales, puedes gestionar todas tus conversaciones en un solo lugar y asegurarte de que cada cliente reciba la atención que merece sin que se te pase ningún mensaje.
Leadsales te permite asignar chats a los agentes adecuados, crear respuestas rápidas personalizadas y diseñar embudos de ventas que te ayudarán a dar seguimiento en cada etapa. Además, puedes usar chatbots para manejar preguntas frecuentes, lo que te ahorra tiempo y permite que tu equipo se concentre en tareas más importantes. Todo esto significa que tus clientes reciben respuestas rápidas y personalizadas, mientras que tú mantienes todo bajo control.
No lo pienses más, integra Leadsales con WhatsApp Business y transforma la forma en que gestionas la atención al cliente. Solicita una demo y descubre hoy mismo todos sus beneficios.
Preguntas frecuentes sobre automatizar WhatsApp para empresas
1. ¿Cuáles son los beneficios de automatizar WhatsApp para mi negocio?
Al automatizar WhatsApp, puedes ofrecer respuestas inmediatas a tus clientes, mejorar su experiencia, reducir la carga de trabajo de tu equipo y mantener la comunicación fluida, incluso fuera de horario laboral. Esto ayuda a aumentar la satisfacción del cliente y mejorar las tasas de conversión.
2. ¿Puedo automatizar mensajes personalizados en WhatsApp?
Sí, con WhatsApp Business puedes crear mensajes automáticos personalizados, como respuestas rápidas o mensajes de bienvenida. Si usas la API de WhatsApp junto con un CRM, puedes personalizar aún más los mensajes con base en las interacciones y el perfil de cada cliente.
3. ¿Es necesario un CRM para automatizar WhatsApp en mi empresa?
No es obligatorio, pero usar un CRM como Leadsales te permite aprovechar al máximo la automatización de WhatsApp. Con un CRM, puedes gestionar mejor las conversaciones, crear embudos de ventas, asignar chats a diferentes agentes y automatizar tareas repetitivas como las respuestas a preguntas frecuentes con chatbots.
