Plantillas de mensaje para WhatsApp API: tipos, ejemplos y cómo usarlas

La mayoría de los clientes esperan respuestas rápidas y claras en WhatsApp, pero sabemos que no siempre puedes responder de inmediato. Para estos momentos existen las plantillas de mensaje para WhatsApp API: una solución para mantener conversaciones activas, compartir información importante y, sobre todo, no dejar a nadie sin respuesta. 

En este post aprenderás cómo crear estas plantillas, qué puedes hacer con ellas y las mejores prácticas para que cada mensaje cumpla con las reglas de la plataforma y puedas atender a tu cliente de forma oportuna y efectiva.

Qué es una plantilla de mensaje para WhatsApp API

Una plantilla de mensaje para WhatsApp API es un mensaje pre-aprobado por Meta que permite reactivar conversaciones pasadas las 24 horas. Estas plantillas se usan para el envío de mensajes masivos o para retomar el contacto con clientes cuando la ventana de atención ya expiró y se clasifican en tres categorías: marketing, autenticación y utilidad.

Lo que debes saber sobre las plantillas de WhatsApp API

• Funcionan fuera de la ventana de 24 h para volver a escribir sin romper las reglas de la plataforma.
• Se pueden personalizar con datos como el nombre del cliente, un enlace de reunión o un link de pago.
• Sirven para enviar mensajes masivos sin riesgos de bloqueos porque cumplen con las políticas de WhatsApp.
• Incluyen texto, emojis y botones, según el tipo de mensaje que necesites enviar.

💡Conoce las diferencias entre WhatsApp Cloud API y WhatsApp Business API para saber qué versión se adapta mejor a tu negocio.

Cuáles son los tipos de plantillas de mensaje para WhatsApp API: ejemplos prácticos

No todas las plantillas cumplen la misma función. Si entiendes para qué sirve cada una, será mucho más fácil elegir la categoría adecuada y evitar que Meta rechace tu mensaje. Aquí te contamos cómo funciona cada tipo de plantilla para responder a clientes por WhatsApp y en qué momento aprovecharlo:

1. Plantillas de marketing

Cuando quieres anunciar una promoción, un lanzamiento o un descuento, esta es la categoría de plantilla de mensaje que necesitas. Son perfectas para captar la atención y motivar una acción inmediata.

• Ejemplo: “Hola {{1}}, queremos invitarte a nuestro nuevo webinar gratuito este {{2}}. Regístrate aquí: {{3}} y asegura tu lugar.”

2. Plantillas de utilidad (Utility)

Este tipo de plantilla es ideal para mantener a tus clientes informados sobre procesos en curso: confirmaciones, recordatorios o actualizaciones de estado. Les da tranquilidad porque saben que todo está en orden.

• Ejemplo: “Hola {{1}}, tu pedido número {{2}} ya fue enviado. Estará llegando el {{3}}. Puedes rastrearlo aquí: {{4}}.”

3. Plantillas de autenticación (Authentication)

Se utilizan para procesos sensibles donde la seguridad es lo principal, como accesos a cuentas o confirmaciones de pago. Ayudan a proteger tanto a tu negocio como al cliente.

• Ejemplo: “Tu código de verificación es {{1}}. Úsalo en los próximos 10 minutos para completar tu inicio de sesión.”

Cuáles son las diferencias entre los tipos de plantillas de mensajes en WhatsApp

Para que no tengas que memorizar cada detalle, aquí te dejamos una tabla comparativa para que identifiques de forma rápida qué tipo de plantillas de mensaje para WhatsApp API te conviene usar en cada caso.

Diferencias entre tipos de plantillas de mensaje en WhatsApp API

Cómo usar las plantillas de WhatsApp Business API

Con las plantillas de mensajes de WhatsApp API puedes mantener el contacto con tus clientes y reducir hasta un 70 % el tiempo de respuesta de tu equipo, según COM.BOT. Te contamos cómo pueden ayudarte en tu estrategia de ventas y en qué momentos vale la pena usarlas:

1. Reactivar conversaciones inactivas

• Para qué sirve: volver a comunicarte con un cliente que dejó de responder hace más de 24 horas, algo que no podrías hacer con un mensaje libre.

• Por qué es útil: evita que pierdas oportunidades de venta o seguimiento por una restricción técnica. 

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, ¿pudiste revisar la propuesta que te envié?

Si quieres, podemos agendar una llamada aquí: {{2}}

2. Personalizar cada mensaje

• Para qué sirve: adaptar el contenido a cada cliente para que sienta que el mensaje fue escrito especialmente para él.

• Por qué es útil: aumenta la probabilidad de respuesta y mejora la atención de clientes por WhatsApp.

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, vi que aún no confirmas tu registro.

Puedes hacerlo aquí: {{2}}  

Si necesitas ayuda, escríbeme y lo resolvemos juntos.

3. Mantener un tono profesional y coherente

• Para qué sirve: asegurar que todos los mensajes sigan un mismo estilo, tono y formato, sin importar qué miembro del equipo los envíe.

• Por qué es útil: transmite confianza y proyecta una imagen sólida de la empresa.

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, confirmamos tu cita para el día {{2}} a las {{3}}.

Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

4. Facilitar el seguimiento

• Para qué sirve: recordar fechas importantes, confirmar acuerdos o enviar información clave sin esperar que el cliente vuelva a escribir.

• Por qué es útil: reduce ausencias, acelera decisiones y mantiene activo el interés del cliente.

✏️ Ejemplo de plantilla

Hola {{1}}, te recuerdo que mañana tenemos programada tu sesión a las 10:00 a.m.

Aquí el enlace para conectarte: {{2}}

💡Revisa nuestros ejemplos de mensajes de seguimiento por WhatsApp y personalizados según tu tipo de cliente y estilo de comunicación.

Cómo crear una plantilla de mensajes de WhatsApp API

WhatsApp API está creciendo rápido y cada vez más empresas la usan. De hecho, se estima que el 80 % de las grandes compañías la adoptará para 2025, según COM.BOT. Por eso, tienes que aprender cómo crear plantillas de mensajes que te ayuden a conectar mejor con tus clientes, cuidando algunos detalles para que Meta las apruebe sin problema.

1. Define el objetivo de tu mensaje

Antes de escribir, ten claro para qué usarás la plantilla: ¿la usarás para confirmar una cita, hacer seguimiento, enviar un recordatorio o reactivar un cliente? Esto te ayudará a mantener el mensaje breve y enfocado.

2. Elige un nombre y categoría

El nombre debe ser corto, descriptivo y sin espacios (por ejemplo: seguimiento_cita). Luego, selecciona la categoría que mejor se ajuste:

• Marketing: mensajes promocionales, informativos o de captación
• Utilidad: recordatorios, confirmaciones, datos solicitados.
• Autenticación: códigos de acceso o verificación de identidad.

3. Redacta el mensaje base

Utiliza un tono cercano, directo y fácil de leer:

Ejemplo de plantilla base

Hola {{1}}, confirmamos tu cita para el día {{2}} a las {{3}}. Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

4. Añade variables dinámicas

Reemplaza los datos personalizados (como nombre, fecha o enlace) con marcadores como {{1}}, {{2}}, etc. Esto te permitirá automatizar y personalizar cada envío sin tener que escribir el mensaje desde cero.

5. Incluye un ejemplo de uso

Este paso es obligatorio para que WhatsApp entienda cómo se verá el mensaje completo.

Ejemplo de uso de plantilla

Hola Carla, confirmamos tu cita para el día 15 de mayo a las 10:00 a.m. Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

6. Agrega botones (es opcional)

Puedes añadir botones interactivos para facilitar acciones específicas:

• Un botón con enlace fijo (por ejemplo, a una página de pago).
• Un botón de llamada directa.

Úsalos solo si aportan valor real al mensaje y evita sobrecargar el texto con elementos innecesarios.

Si necesitas opciones de pago seguras y compatibles, explora las mejores alternativas de pago para WhatsApp Business.

7. Envía la plantilla para aprobación

Una vez completado el mensaje, envíalo a revisión. WhatsApp suele responder en menos de 10 minutos, aunque en algunos casos puede demorar hasta 24 horas. Si la plantilla es rechazada, revisa el motivo y ajusta el contenido según las indicaciones de la plataforma.

Cómo se aprueban las plantillas por Meta: proceso de revisión

Una vez que terminas de crear tu plantilla, no puedes usarla de inmediato. Meta debe revisar para confirmar que cumple con sus políticas. Aunque el proceso es rápido, es importante conocer los pasos y los motivos por los que una plantilla puede ser rechazada.

¿Cómo enviar una plantilla a revisión?

Para que Meta apruebe tu mensaje, debes completar estos pasos:

1. Entra al panel de WhatsApp Business o a la plataforma donde gestionas la API.
   
2. Haz clic en la opción “Crear plantilla”.
   
3. Completa los campos solicitados:
   
   • Nombre de la plantilla
     
   • Categoría (marketing, utilidad o autenticación)
     
   • Idioma
     
   • Mensaje base
     
   • Ejemplo con datos reales
     
4. Revisa que el contenido cumpla con las políticas de Meta.
   
5. Envía el formulario y tu plantilla quedará en estado de revisión.

👉 Tip: guarda una copia del mensaje base y del ejemplo que enviaste. Así, si Meta lo rechaza, podrás editarlo fácilmente sin empezar desde cero.

¿Cuánto tarda Meta en aprobar una plantilla para WhatsApp Business?

La revisión de una plantilla suele ser rápida. En la mayoría de los casos, Meta responde en cuestión de minutos u horas. Sin embargo, en algunos momentos de alta demanda puede tardar hasta 24 horas.

👉 Tip: revisa siempre el estado de la plantilla después de enviarla. Si ves que lleva más de un día sin respuesta, actualiza la página o consulta en el centro de ayuda para confirmar que no haya un error en el envío.

¿Por qué pueden rechazar tu plantilla para WhatsApp Business?

Meta no aprueba cualquier tipo de mensaje. Si la plantilla no cumple con sus reglas, será rechazada y tendrás que corregirla. Estas son las razones más frecuentes de rechazo:

• Lenguaje ambiguo o promocional en exceso: usar frases poco claras o demasiado comerciales como “¡Compra ya o perderás la oferta de tu vida!”, son rechazadas.
• Falta de ejemplo con datos reales: enviar solo texto con variables como {{1}}, sin mostrar cómo se verá con datos completos.
• Contenido sensible o prohibido: temas como apuestas, armas, drogas o mensajes engañosos no están permitidos.
• Errores de formato: emojis excesivos, enlaces rotos o uso incorrecto de mayúsculas.
• Categoría incorrecta: si el tipo de plantilla que eliges no coincide con el contenido del mensaje, Meta puede rechazarla.
• Idioma no coincide con el contenido: si seleccionas inglés como idioma, pero el texto está en español, la plantilla será rechazada.

👉 Tip: antes de enviar tu plantilla, léela como si fueras el cliente. Si el mensaje suena claro, profesional y útil, tendrás más probabilidades de aprobación.

Qué restricciones y reglas de contenido debes tener en cuenta en tus plantillas para mensajes de WhatsApp

Antes de enviar cualquier plantilla de mensajes para WhatsApp API, es importante conocer las reglas que establece Meta. Seguirlas aumenta la probabilidad de que aprueben tu plantilla y también evita bloqueos o sanciones en tu cuenta.

1. Qué está permitido y qué no

• Puedes usar plantillas para notificaciones, recordatorios, confirmaciones de pago o promociones legítimas. 

• No están permitidos mensajes engañosos, lenguaje ofensivo o contenido relacionado con actividades restringidas como apuestas, drogas o armas.

2. Reglas sobre promociones, links, emojis y formatos

• Las promociones deben ser claras y no exagerar beneficios.
  
• Los enlaces deben funcionar correctamente y dirigir a páginas seguras.
  
• Los emojis se pueden usar, pero de forma moderada.
  
• Evita escribir en mayúsculas, ya que puede percibirse como agresivo o poco profesional.

3. Errores comunes que debes evitar

• Usar frases demasiado comerciales: “La mejor oferta que verás en tu vida”.
  
• No incluir ejemplos con datos reales en la plantilla.
  
• Incluir caracteres especiales o formatos no reconocidos.
  
• Abusar de enlaces o emojis en un mismo mensaje.

Cómo funciona la ventana de atención 24h y su impacto en el uso de plantillas en WhatsApp API

La ventana de atención de 24 horas es el periodo en el que puedes responder libremente a un cliente después de su último mensaje. Una vez que ese plazo se cumple, ya no puedes enviar mensajes abiertos; solo podrás contactarlo utilizando una plantilla de mensajes para WhatsApp API previamente aprobada por Meta.

Ejemplo práctico

Imagina que un cliente te escribe el lunes a las 9:00 a. m. y tú respondes de inmediato. Desde ese momento, tienes hasta el martes a las 9:00 a. m. para seguir conversando libremente. 

Ahora bien, si el cliente no responde y tú quieres escribirle el martes a las 3:00 p. m., la ventana de atención ya habrá vencido. En ese caso, tienes que usar una plantilla aprobada para retomar el contacto.

👉 En resumen: la ventana de atención define si puedes responder libremente o si necesitas una plantilla para reactivar la conversación.

Cuáles son los costos de uso de plantillas en WhatsApp API

El uso de plantillas de mensajes para WhatsApp Business API tiene un costo que varía según dos factores principales: la categoría del mensaje y el país desde donde se envía. Meta aplica un modelo de cobro por conversación iniciada, lo que significa que no se paga por cada mensaje, sino por la sesión de 24 horas que comienza cuando envías la plantilla.

¿Cuál es el modelo de cobro por plantilla según la categoría?

• Marketing: tienen la tarifa más alta, ya que se consideran mensajes proactivos para atraer clientes.
  
• Utility: tienen un costo intermedio y suelen ser más accesibles.
  
• Authentication: suelen ser los más económicos, porque están ligados a procesos de seguridad.

Ten en cuenta que el precio no depende del número de mensajes enviados, sino de la conversación iniciada mediante una plantilla aprobada.

¿Cuáles son las tarifas por país y por conversación iniciada?

El precio varía según la región. Por ejemplo, iniciar una conversación en México no cuesta lo mismo que hacerlo en Estados Unidos o España. Meta pública de forma actualizada estas tarifas en su página oficial.

¿Qué es gratis y qué no?

• Es gratis responder a un cliente dentro de la ventana de 24 horas desde su último mensaje.
  
• Se activa el cobro por sesión cuando tú inicias la conversación fuera de esa ventana utilizando una plantilla.

Cómo reducir costos usando las plantillas de forma estratégica

Usar plantillas de mensajes en WhatsApp API implica un costo, pero con una buena estrategia puedes optimizar tu presupuesto sin afectar la calidad de la atención. Aquí tienes algunas formas prácticas de lograrlo:

• Personaliza cada envío: evita mandar el mensaje tal cual está en la plantilla sin modificarlo. Ajusta el saludo, el contexto y los enlaces para que el cliente sienta que ese mensaje fue pensado especialmente para él.

• Cuida el tono del mensaje: aunque sea un mensaje preaprobado, mantén un lenguaje claro, amable y cercano. Evita expresiones demasiado promocionales que puedan ser percibidas como spam.

• Sé breve y directo: los mensajes largos tienden a perder la atención del cliente. Ve al punto e incluye solo la información necesaria para generar una respuesta.

• Mantén actualizados los datos: revisa que enlaces, fechas o precios incluidos en el mensaje sigan vigentes antes de enviarlo. Recuerda que un dato equivocado puede generar confusión o hacerte perder tiempo valioso.

• Aprovecha la ventana de 24 horas: cuando el cliente responde, la conversación vuelve a estar activa. Ese momento es ideal para resolver dudas y seguir la conversación sin usar otra plantilla.

• No abuses de las plantillas: úsalas en momentos clave, como para reactivar una conversación o hacer un seguimiento de clientes. En chats activos, lo mejor sigue siendo hablar de forma natural.

Cómo usar las plantillas de mensajes WhatsApp API desde Leadsales

Gracias a la integración de Leadsales con WhatsApp API, crear y enviar plantillas de mensajes es mucho más sencillo. Puedes usarlas para enviar mensajes masivos, retomar conversaciones inactivas y personalizarlas fácilmente según cada cliente. 

Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso desde Leadsales:

1. Identifica el estado de la conversación

Antes de enviar una plantilla, revisa el estado de la conversación con el cliente:

• Los nuevos contactos de WhatsApp Business se marcan con una B.
  
• Verifica si la conversación está activa en el chat para responder libremente durante 24 horas.
  
• Si está inactiva, necesitarás usar una plantilla de mensajes para retomarla.

2. Cambia el canal si es necesario

Si el contacto fue dado de alta con WhatsApp normal, cambia a WhatsApp Business desde el menú superior derecho para activar la función de las plantillas de mensajes.

3. Crea o selecciona una plantilla

• Ve al menú ‘WhatsApp API’ en la barra lateral izquierda para acceder a las plantillas.
  
• Selecciona ‘Nueva plantilla’ y asigna un nombre que identifique su uso (ej.: sellers_asistio_no_pago).

• Activa ‘Variables dinámicas’ en la tarjeta de creación para personalizar nombre, enlaces o links de pago.

• Redacta el mensaje base. Ejemplo:

Hola {{1}}, tengo una propuesta pensada para ti. ¿Qué opinas si nos reunimos hoy? {{2}}

• Presiona ‘Continuar’ y, si quieres, añade algún botón adicional como URL de tu sitio web o número de teléfono.

• Envía la plantilla para revisión de Meta. Normalmente, se aprueba en 5-10 minutos.

4. Envía la plantilla en una conversación inactiva

• Abre el chat de conversación inactiva desde tu embudo de ventas de Leadsales.
• Selecciona ‘Acciones’ > ‘Enviar plantilla (WA Business)’.
• Elige la plantilla del listado de plantillas aprobadas por Meta.

• Completa las variables con datos reales:
  • Nombre del cliente.
    
  • Enlace de reunión (Google Meet, HubSpot, etc.).
    
  • Link de pago si aplica.

Hola Pato, te propongo dos opciones:

Aquí mi calendario para agendar la llamada: {{enlace}}

Aquí mi link de pago: {{link_pago}}

5. Continúa la conversación

Cuando el cliente responda, la conversación se activará nuevamente por 24 horas y podrás enviar mensajes libres sin necesidad de plantilla.

Gestiona y envía plantillas de mensajes para WhatsApp API con Leadsales

En Leadsales entendemos que cada minuto cuenta cuando se trata de atender a tus clientes y mantener activa una oportunidad de venta. Por eso, ponemos en tus manos una forma sencilla y efectiva de configurar y enviar tus plantillas de mensaje para WhatsApp API, sin barreras técnicas y listas para personalizar con cada cliente.

Si quieres que tu equipo responda más rápido, dé un seguimiento efectivo y mantenga conversaciones activas sin perder el ritmo, entonces es momento de implementar tus plantillas y ponerlas a trabajar por ti. Con la estrategia correcta y la herramienta adecuada, cada mensaje puede acercarte un paso más a tu próxima venta.

👉 Agenda una demo personalizada con nuestro equipo y aprende cómo personalizar y enviar tus plantillas de WhatsApp desde Leadsales.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre plantillas de mensajes para WhatsApp API

¿Qué es una plantilla de mensaje para WhatsApp API?

Una plantilla de mensaje para WhatsApp API es un mensaje preaprobado por Meta que puedes enviar cuando han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente. Te ayuda a retomar la conversación cumpliendo las políticas de la plataforma.

¿Cuántas plantillas de mensaje para WhatsApp API se pueden crear?

La cantidad de plantillas que puedes crear depende del estado de verificación del portafolio comercial al que pertenece la cuenta de WhatsApp Business:

• Si el portafolio no está verificado, puedes crear hasta 250 plantillas por cuenta. 
• Si el portafolio está verificado y al menos una cuenta tiene un número con nombre visible aprobado, puedes crear hasta 6000 plantillas por cuenta.

WhatsApp también aplica controles sobre su uso, como límites de envío fuera de la ventana de atención, pausas temporales para plantillas con mala retroalimentación y restricciones sobre cuántos mensajes de marketing puede recibir cada usuario.

¿Puedo enviar una plantilla a varios clientes al mismo tiempo?

Sí, siempre que uses una herramienta compatible con la API que permita envíos masivos y cumplas las políticas de privacidad y consentimiento.