Cómo usar las plantillas de mensaje para WhatsApp API: ejemplos útiles

Las plantillas de mensaje para WhatsApp API son mensajes preaprobados por Meta que puedes enviar cuando han pasado más de 24 horas desde la última interacción con un cliente. Se usan para reactivar conversaciones, enviar notificaciones o compartir información importante sin incumplir las políticas de WhatsApp. 

En este post aprenderás cómo crear estas plantillas, qué puedes hacer con ellas y las mejores prácticas para que cada mensaje cumpla con las reglas de la plataforma y siempre atiendas a tus clientes a tiempo y con éxito.

¿Qué es una plantilla de mensaje en WhatsApp API? 

Una plantilla de mensaje para WhatsApp API es un mensaje preaprobado por Meta que envías cuando ya no puedes responder libremente a un cliente, es decir, después de que pasan 24 horas desde su último mensaje.

En lugar de escribir cualquier mensaje, WhatsApp exige usar este tipo de mensajes estructurados para reactivar conversaciones, enviar notificaciones o compartir información importante sin incumplir las políticas de la plataforma.

¿Cómo funcionan las plantillas de mensaje de WhatsApp API?

Con las plantillas de mensaje de WhatsApp API, todo gira alrededor de dos preguntas: cuándo puedes escribir libremente y cuándo necesitas una plantilla. Si la conversación sigue activa, respondes sin restricciones. Pero una vez que pasan 24 horas sin respuesta del cliente, necesitas una plantilla aprobada para volver a contactarlo.

¿Cómo funciona la ventana de atención 24 h y su impacto?

La ventana de atención de 24 horas es el periodo en el que puedes responder libremente a un cliente después de su último mensaje. Una vez que ese plazo se cumple, ya no puedes enviar mensajes abiertos y solo podrás contactarlo usando una plantilla de mensajes para WhatsApp API previamente aprobada por Meta.

Ejemplo práctico

Imagina que un cliente te escribe el lunes a las 9:00 a. m. y tú respondes de inmediato. Desde ese momento, tienes hasta el martes a las 9:00 a. m. para seguir conversando libremente. 

Ahora, si el cliente no responde y tú quieres escribirle el martes a las 3:00 p. m., la ventana de atención ya habrá vencido. En ese caso, tienes que usar una plantilla aprobada para retomar el contacto.

Lo que debes saber sobre las plantillas de WhatsApp API

💡 Conoce las diferencias entre WhatsApp Cloud API y WhatsApp Business API para saber qué versión se adapta mejor a tu negocio.

Cuáles son los tipos de plantillas de mensaje para WhatsApp API

No todas las plantillas de mensajes en WhatsApp cumplen la misma función. Si entiendes para qué sirve cada una, es mucho más fácil elegir la categoría adecuada para evitar que Meta rechace tu mensaje. 

Te contamos cómo funciona cada una y en qué momento es mejor usarlas:

1. Plantillas de marketing

Son las plantillas de mensajes que se usan cuando quieres anunciar una promoción, un lanzamiento o un descuento en WhatsApp API. Son perfectas para captar la atención y motivar una acción inmediata.

• Ejemplo: “Hola {{1}}, queremos invitarte a nuestro nuevo webinar gratuito este {{2}}. Regístrate aquí: {{3}} y asegura tu lugar.”

2. Plantillas de utilidad (Utility)

La plantilla de utilidad (utility) es la que se usa para mantener a tus clientes informados sobre procesos en curso, como confirmaciones, recordatorios o actualizaciones de estado. Les da tranquilidad porque saben que todo está en orden.

• Ejemplo: “Hola {{1}}, tu pedido número {{2}} ya fue enviado. Estará llegando el {{3}}. Puedes rastrearlo aquí: {{4}}.”

3. Plantillas de autenticación (Authentication)

Las plantillas de autenticación (authentication) son las plantillas de WhatsApp que se usan para compartir procesos sensibles donde la seguridad es lo principal, como accesos a cuentas o confirmaciones de pago. Ayudan a proteger tanto a tu negocio como al cliente.

• Ejemplo: “Tu código de verificación es {{1}}. Úsalo en los próximos 10 minutos para completar tu inicio de sesión.”

Cuáles son las diferencias entre los tipos de plantillas de mensajes en WhatsApp

Aquí te dejamos una tabla comparativa para que identifiques de forma rápida qué tipo de plantillas de mensaje para WhatsApp API te conviene usar en cada caso:

Diferencias entre tipos de plantillas de mensaje en WhatsApp API

Para qué son las plantillas de mensajes para WhatsApp

Las plantillas de mensajes para WhatsApp se usan en momentos muy específicos dentro de una conversación, sobre todo cuando necesitas retomar contacto o avanzar sin depender de que el cliente responda primero. 

Según COM.BOT, las plantillas de mensajes en WhatsApp te ayudan a reducir hasta un 70 % el tiempo de respuesta. Por eso, aquí te contamos cómo mejoran tu estrategia de ventas y en qué momentos vale la pena usarlas:

1. Reactivar conversaciones inactivas

• Para qué sirve: volver a comunicarte con un cliente que dejó de responder hace más de 24 horas, algo que no podrías hacer con un mensaje libre.

• Por qué es útil: evita que pierdas oportunidades de venta o seguimiento por una restricción técnica. 

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, ¿pudiste revisar la propuesta que te envié?

Si quieres, podemos agendar una llamada aquí: {{2}}

2. Personalizar cada mensaje

• Para qué sirve: adaptar el contenido a cada cliente para que sienta que el mensaje fue escrito especialmente para él.

• Por qué es útil: aumenta la probabilidad de respuesta y mejora la atención de clientes por WhatsApp.

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, vi que aún no confirmas tu registro.

Puedes hacerlo aquí: {{2}}  

Si necesitas ayuda, escríbeme y lo resolvemos juntos.

3. Mantener un tono profesional y coherente

• Para qué sirve: asegurar que todos los mensajes sigan un mismo estilo, tono y formato, sin importar qué miembro del equipo los envíe.

• Por qué es útil: transmite confianza y proyecta una imagen sólida de la empresa.

✏️ Ejemplo de plantilla 

Hola {{1}}, confirmamos tu cita para el día {{2}} a las {{3}}.

Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

4. Facilitar el seguimiento

• Para qué sirve: recordar fechas importantes, confirmar acuerdos o enviar información clave sin esperar que el cliente vuelva a escribir.

• Por qué es útil: reduce ausencias, acelera decisiones y mantiene activo el interés del cliente.

✏️ Ejemplo de plantilla

Hola {{1}}, te recuerdo que mañana tenemos programada tu sesión a las 10:00 a.m.

Aquí el enlace para conectarte: {{2}}

💡Revisa nuestros ejemplos de mensajes de seguimiento por WhatsApp y personalizados según tu tipo de cliente y estilo de comunicación.

Cómo hacer plantillas en WhatsApp Business API

Crear una plantilla de mensajes para WhatsApp API es sencillo, pero tienes que cuidar ciertos detalles para que WhatsApp la apruebe sin problemas. Aquí te enseñamos la secuencia recomendada para crearlas paso a paso:

1. Define el objetivo de tu mensaje

Antes de escribir, ten claro para qué usarás la plantilla: ¿para confirmar una cita, hacer seguimiento, enviar un recordatorio o reactivar un cliente? Esto te ayudará a mantener el mensaje breve y enfocado.

2. Elige un nombre y categoría correcta

El nombre debe ser corto, descriptivo y sin espacios (por ejemplo: seguimiento_cita). Luego, selecciona la categoría que mejor se ajuste:

• Marketing: mensajes promocionales, informativos o de captación.
  
• Utilidad: recordatorios, confirmaciones, datos solicitados.
  
• Autenticación: códigos de acceso o verificación de identidad.

3. Redacta el mensaje base

Usa un tono cercano, directo y fácil de leer:

Ejemplo de plantilla base

Hola {{1}}, confirmamos tu cita para el día {{2}} a las {{3}}. Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

4. Añade variables dinámicas

Reemplaza los datos personalizados (como nombre, fecha o enlace) con marcadores como {{1}}, {{2}}, para automatizar y personalizar cada envío sin tener que escribir el mensaje desde cero.

5. Incluye un ejemplo de uso

Este paso es obligatorio para que WhatsApp entienda cómo se verá el mensaje completo.

Ejemplo de uso de plantilla

Hola Carla, confirmamos tu cita para el día 15 de mayo a las 10:00 a.m. Si necesitas reprogramarla, responde a este mensaje.

6. Agrega botones (es opcional)

Puedes añadir botones interactivos para facilitar acciones específicas de cliente:

• Un botón con enlace fijo (por ejemplo, a una página de pago).
• Un botón de llamada directa.

Úsalos solo si aportan valor real al mensaje y no sobrecargues el mensaje con muchos botones o elementos innecesarios.

💡 Si necesitas opciones de pago seguras y compatibles, explora las mejores alternativas de pago para WhatsApp Business.

7. Envía la plantilla para aprobación

Una vez lista la plantilla, envíala a revisión. En la mayoría de los casos, WhatsApp responde en pocos minutos, aunque a veces puede tardar hasta 24 horas. Si la plantilla es rechazada, revisa el motivo y ajusta el contenido según las indicaciones. 

Cuál es el proceso de revisión y aprobación de plantillas de mensajes por Meta

Una vez que creas una plantilla, no puedes usarla de inmediato. Meta necesita revisar para confirmar que cumple con sus políticas y, aunque el proceso suele ser rápido, si sabes cómo funciona, evitas rechazos y ahorras tiempo.

¿Cómo enviar una plantilla de mensaje a revisión?

Para que Meta apruebe tu mensaje, debes completar estos pasos:

1. Entra al panel de WhatsApp Business o a la plataforma donde gestionas la API.
   
2. Haz clic en la opción “Crear plantilla”.
   
3. Completa los campos solicitados:
   
   • Nombre de la plantilla
     
   • Categoría (marketing, utilidad o autenticación)
     
   • Idioma
     
   • Mensaje base
     
   • Ejemplo con datos reales
     
4. Revisa que el contenido cumpla con las políticas de Meta.
   
5. Envía el formulario y tu plantilla quedará en estado de revisión.

👉 Guarda una copia del mensaje base y del ejemplo. Así podrás editar rápido si te la rechazan.

¿Cuánto tarda Meta en aprobar una plantilla de mensajes para WhatsApp API?

En la mayoría de los casos, Meta responde en cuestión de minutos u horas si la plantilla fue aprobada o rechazada, pero en algunos momentos de alta demanda puede tardar hasta 24 horas.

👉 Revisa siempre el estado de la plantilla después de enviarla. Si ves que lleva más de un día sin respuesta, actualiza la página o consulta en el centro de ayuda para confirmar que no haya un error en el envío.

¿Por qué Meta rechaza las plantillas de mensajes para WhatsApp API?

Meta no aprueba todas las plantillas de mensajes en el primer intento. Si no cumple con sus reglas, será rechazada y tienes que corregirla. Estos son los motivos más comunes por los que se rechazan plantillas en WhatsApp API:

• Lenguaje ambiguo o promocional en exceso: usar frases poco claras o demasiado comerciales como “¡Compra ya o perderás la oferta de tu vida!” son rechazadas.
  
• Falta de ejemplo con datos reales: enviar solo texto con variables como {{1}}, sin mostrar cómo se verá con datos completos.
  
• Contenido sensible o prohibido: enviar mensajes relacionados con temas como apuestas, armas, drogas o mensajes engañosos no está permitido.
  
• Errores de formato: usar emojis excesivos, enlaces rotos o uso incorrecto de mayúsculas.

👉 Antes de enviar tu plantilla, léela como si fueras el cliente. Si el mensaje suena claro, profesional y útil, tienes más probabilidades de que Meta lo apruebe.

¿Qué es el rating de calidad de plantillas en WhatsApp API (quality rating)?

Cuando usas plantillas de mensajes para WhatsApp API, cada una recibe una calificación de calidad. Esta puntuación depende de cómo interactúan los usuarios con tus mensajes, es decir, si los leen, responden o los marcan como molestos.

Con el tiempo, WhatsApp analiza el uso, la interacción y la retroalimentación de los clientes para asignar un nivel de calidad que influye en si puedes seguir enviando la plantilla sin problemas.

Estas son las calificaciones que puede tener una plantilla:

• Verde (alta calidad): significa que la plantilla funciona bien y casi no recibe quejas. Puedes usarla sin problemas, por ejemplo, un recordatorio de cita claro y útil que los clientes suelen responder.
• Amarillo (calidad media): indica que algunos usuarios han dado feedback negativo o que pocos leen el mensaje. Aún puedes usarla, pero podría tener problemas pronto. Por ejemplo, un mensaje promocional que algunos usuarios ignoran o no abren.
• Rojo (baja calidad): ya hay varias señales negativas. La plantilla sigue activa, pero corre el riesgo de ser pausada o bloqueada. Por ejemplo, mensajes repetitivos o muy promocionales que los usuarios consideran spam.
• Desconocido (sin datos): es el estado inicial de cualquier plantilla nueva. Todavía no hay suficiente información para evaluarla. Por ejemplo, una plantilla recién creada que aún no has enviado.

¿Qué pasa si una plantilla de WhatsApp API tiene mala calidad?

La calidad de la plantilla de mensaje afecta el envío de tus mensajes:

• Si la plantilla recibe malas valoraciones, WhatsApp limita su alcance.
• Si el rendimiento sigue bajando, la plantilla puede ser pausada automáticamente.
• Si deja de estar aprobada, no podrás enviarla hasta corregirla.

👉 Revisa regularmente cómo están funcionando tus plantillas y haz ajustes cuando sea necesario.

Qué restricciones y reglas de contenido tener en cuenta al crear plantillas para mensajes de WhatsApp

Antes de enviar cualquier plantilla de mensajes para WhatsApp API, tienes que evaluar si cumples con las reglas que establece Meta para aumentar la probabilidad de que aprueben tu plantilla y evitar bloqueos o sanciones en tu cuenta.

¿Qué puedes y qué no puedes enviar en plantillas de WhatsApp API?

• Puedes usar plantillas para notificaciones, recordatorios, confirmaciones de pago o promociones legítimas. 

• No están permitidos mensajes engañosos, lenguaje ofensivo o contenido relacionado con actividades restringidas como apuestas, drogas o armas.

¿Cómo usar promociones, enlaces y emojis en WhatsApp API?

• Las promociones deben ser claras y no exagerar beneficios.
  
• Los enlaces deben funcionar correctamente y dirigir a páginas seguras.
  
• Los emojis se pueden usar, pero de forma moderada.
  
• Evita escribir en mayúsculas, ya que puede percibirse como agresivo o poco profesional.

¿Qué errores evitar al crear plantillas de mensajes en WhatsApp API?

• Usar frases demasiado comerciales: “La mejor oferta que verás en tu vida”.
  
• No incluir ejemplos con datos reales en la plantilla.
  
• Incluir caracteres especiales o formatos no reconocidos.
  
• Abusar de enlaces o emojis en un mismo mensaje.

Cuáles son los costos de uso de plantillas en WhatsApp API

El uso de plantillas de mensajes para WhatsApp API tiene un costo que depende principalmente de la categoría del mensaje y del país desde donde se envía. Meta aplica un modelo de cobro por conversación iniciada, lo que significa que no se paga por cada mensaje, sino por la sesión de 24 horas que comienza cuando usas una plantilla.

¿Cuánto cuesta enviar plantillas de mensajes para WhatsApp API según categoría?

• Marketing: tienen la tarifa más alta, ya que son mensajes que buscan atraer o reactivar clientes.
  
• Utility: tienen un costo intermedio y se usan para notificaciones o recordatorios.
  
• Authentication: suelen ser los más económicos, ya que están relacionados con seguridad.

Ten en cuenta que no pagas por cada mensaje, sino por la conversación que se inicia con una plantilla aprobada.

¿Cuáles son las tarifas por país y por conversación iniciada?

El precio de cada categoría de mensajes en WhatsApp API varía según la región. Por ejemplo, iniciar una conversación en México no cuesta lo mismo que hacerlo en Estados Unidos o España. Meta pública de forma actualizada estas tarifas en su página oficial.

¿Qué mensajes de WhatsApp API son gratis y cuáles no?

• Es gratis responder a un cliente dentro de la ventana de 24 horas desde su último mensaje.
  
• Se activa el cobro por sesión cuando inicias la conversación fuera de esa ventana utilizando una plantilla.

Cómo reducir costos y usar las plantillas de mensajes en WhatsApp API estratégicamente

Usar plantillas de mensajes en WhatsApp API tiene un costo, pero con una buena estrategia de comunicación, optimizas tu presupuesto sin afectar la calidad de la atención. Aquí tienes algunas formas prácticas de lograrlo:

• Personaliza cada envío: ajusta el saludo, el contexto y los enlaces para que el cliente sienta que ese mensaje fue pensado especialmente para él. No envíes el mensaje tal cual está en la plantilla sin modificarlo.

• Cuida el tono del mensaje: aunque sea un mensaje preaprobado, usa un lenguaje claro, amable y cercano. Evita expresiones demasiado promocionales que puedan ser percibidas como spam.

• Sé breve y directo: a los clientes no les gustan los mensajes largos, así que ve al punto e incluye solo la información necesaria para generar una respuesta.

• Mantén actualizados los datos: revisa que los enlaces, las fechas o los precios incluidos en el mensaje sigan vigentes antes de enviarlo. Recuerda que un dato equivocado confunde al cliente o te hace perder tiempo valioso.

• Aprovecha la ventana de 24 horas: cuando el cliente responde, la conversación vuelve a estar activa. Ese momento es ideal para resolver dudas y seguir la conversación sin usar otra plantilla.

• No abuses de las plantillas: úsalas en momentos importantes, como para reactivar una conversación o hacer un seguimiento de clientes. En chats activos, lo mejor sigue siendo hablar de forma natural.

Cómo crear plantillas de mensajes para WhatsApp API desde Leadsales

Gracias a la integración de Leadsales con WhatsApp API, crear y enviar plantillas de mensajes es mucho más sencillo. Puedes usarlas para enviar mensajes masivos, retomar conversaciones inactivas y personalizarlas fácilmente según cada cliente. 

Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso desde Leadsales:

1. Identifica el estado de la conversación

Antes de enviar una plantilla, revisa el estado de la conversación con el cliente:

• Los nuevos contactos de WhatsApp Business se marcan con una B.
  
• Verifica si la conversación está activa en el chat para responder libremente durante 24 horas.
  
• Si está inactiva, necesitarás usar una plantilla de mensajes para retomarla.

2. Cambia el canal si es necesario

Si el contacto fue dado de alta con WhatsApp normal, cambia a WhatsApp Business desde el menú superior derecho para activar la función de las plantillas de mensajes.

3. Crea o selecciona una plantilla

• Ve al menú ‘WhatsApp API’ en la barra lateral izquierda para acceder a las plantillas.
  
• Selecciona ‘Nueva plantilla’ y asigna un nombre que identifique su uso (ej.: sellers_asistio_no_pago).

• Activa ‘Variables dinámicas’ en la tarjeta de creación para personalizar nombre, enlaces o links de pago.

• Redacta el mensaje base. Ejemplo:

Hola {{1}}, tengo una propuesta pensada para ti. ¿Qué opinas si nos reunimos hoy? {{2}}

• Presiona ‘Continuar’ y, si quieres, añade algún botón adicional como URL de tu sitio web o número de teléfono.

• Envía la plantilla para revisión de Meta. Normalmente, se aprueba en 5-10 minutos.

4. Envía la plantilla en una conversación inactiva

• Abre el chat de conversación inactivo desde tu embudo de ventas de Leadsales.
• Selecciona ‘Acciones’ > ‘Enviar plantilla (WA Business)’.
• Elige la plantilla del listado de plantillas aprobadas por Meta.

• Completa las variables con datos reales:
  • Nombre del cliente.
    
  • Enlace de reunión (Google Meet, HubSpot, etc.).
    
  • Link de pago si aplica.

Hola Pato, te propongo dos opciones:

Aquí mi calendario para agendar la llamada: {{enlace}}

Aquí mi link de pago: {{link_pago}}

5. Continúa la conversación

Cuando el cliente responda, la conversación se activará nuevamente por 24 horas y podrás enviar mensajes libres sin necesidad de plantilla.

Conecta con más clientes con las plantillas de mensajes para WhatsApp API desde Leadsales

Cuando usas plantillas en WhatsApp API, el punto crítico es saber en qué momento retomar la conversación y no perder el hilo entre mensajes. Ahí es donde están las fallas: seguimientos que se quedan a medias o contactos que se enfrían.

Con Leadsales, mueves cada chat dentro de tu proceso de ventas, ves cuándo es el mejor momento para enviar una plantilla y continúas el seguimiento sin cambiar de herramienta. Esto mantiene orden en los chats y evita que tengas que reconstruir el contexto cada vez que vuelves a escribir.

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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre plantillas de mensajes para WhatsApp API

¿Qué es una plantilla de mensaje para WhatsApp API?

Una plantilla de mensaje para WhatsApp API es un mensaje preaprobado por Meta que envías cuando han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente y sirve para retomar la conversación cumpliendo las políticas de la plataforma.

¿Cuántas plantillas de mensaje para WhatsApp API puedo crear?

La cantidad de plantillas de mensajes para WhatsApp API que puedes crear depende del estado de verificación de tu portafolio comercial. Por eso, no todas las cuentas tienen el mismo límite.

Los límites de plantillas de mensajes en WhatsApp API funciona así:

• Cuentas no verificadas: pueden crear hasta aproximadamente 250 plantillas por cuenta.
• Cuentas verificadas: el límite aumenta considerablemente y puede llegar hasta 6000 plantillas o más.

Estos valores pueden cambiar según varios factores:

• Cambios en las políticas de Meta
• El estado del portafolio comercial (Business Manager)
• El proveedor o plataforma (BSP) que estés utilizando

¿Puedo enviar una plantilla a varios clientes al mismo tiempo?

Sí, siempre que uses una herramienta compatible con la API que permita envíos masivos y cumplas las políticas de privacidad y consentimiento.