Las respuestas rápidas de WhatsApp Business son una gran herramienta para que mejores la eficiencia y calidad de la atención que le das a tus clientes. Con ellas, puedes resolver de inmediato sus consultas más comunes, y así, mientras que ahorras tiempo, te aseguras de mantener una comunicación fluida y profesional.
En esta entrada te contamos qué son las respuestas rápidas, cómo configurarlas y también cómo sacarles el mayor provecho para que se adapten a tus necesidades comerciales. Además, te compartimos cinco ejemplos prácticos y resolvemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre su uso.
Sigue leyendo y toma nota para aprender cómo potenciar tu estrategia para vender por WhatsApp Business mejorando tu atención al cliente.
¿Qué son las respuestas rápidas en WhatsApp Business?
Las respuestas rápidas en WhatsApp Business son mensajes que puedes escribir y almacenar para responder de manera rápida y eficiente las preguntas frecuentes de tus clientes o ante situaciones comunes que se presenten en tu negocio.
Al combinar las respuestas rápidas con un link de WhatsApp personalizado, la interacción con tus clientes se vuelve más fácil porque los estarás guiando directamente a una conversación de acuerdo a lo que necesitan saber. Esto mejora la experiencia de usuario de tus clientes y mantiene su interés en tu marca o negocio.
Las respuestas rápidas en WhatsApp Business son personalizables, lo que significa que puedes adaptarlas a la voz y estilo de tu negocio y así cuidar que tu comunicación siempre sea auténtica y cercana.
¿Cómo configurar respuestas rápidas en WhatsApp Business?
Para configurar respuestas rápidas en WhatsApp Business solo tienes que seguir algunos pasos dentro de la aplicación y ¡listo!, estarás camino a brindar una mejor atención a tus cliente.
El proceso es similar al que tienes que seguir para crear un mensaje de bienvenida, sigue estas instrucciones y empieza a usarlos hoy mismo:
1. Abre WhatsApp Business en tu teléfono.
2. Ve a la seccion de “Ajustes” (toca el ícono de tres puntos en la esquina superior derecha en Android, o ve a la pestaña de ajustes en iOS).
3. Selecciona «Herramientas para la empresa».
4. Toca en «Respuestas rápidas».
5. Crea una nueva respuesta rápida tocando el ícono + en la esquina superior derecha.
6. Escribe en el campo de texto el mensaje que quieras enviar como respuesta rápida.
7. Elige una palabra que funcione como un atajo y que te servirá para acceder rápidamente a esta respuesta al estar escribiendo en una conversación con algún cliente. Por ejemplo, si el mensaje es para dejarle saber a la persona que el negocio está fuera de horario laboral y que responderás después, podrías usar la palabra “ausencia”.
8. Toca “Guardar” para que tu nueva respuesta rápida se agregue a la lista de tus otras respuestas rápidas.
9. Si quieres agregar más respuestas rápidas, repite los pasos anteriores tantas veces como respuestas necesites crear.
10. Para usar las respuestas rápidas que hayas creado, cuando estés en una conversación, simplemente escribe / y el atajo que definiste. WhatsApp Business sugerirá el mensaje correspondiente. Tócalo para enviarlo rápidamente.
Ejemplos de respuestas rápidas en WhatsApp Business
Los siguientes ejemplos de respuestas rápidas en WhatsApp Business te darán una idea de cómo podrías usar esta herramienta en distintas situaciones, dependiendo del mensaje que quieras hacer llegar a tus clientes.
Recuerda que la personalización es importante y, por lo tanto, es muy recomendable que a estos ejemplos le agregues el toque de voz y tono de tu propia estrategia de ventas en línea.
>> Descubre cómo crear mensajes de bienvenida que vendan en WhatsApp Business.
1. Respuesta rápida para confirmar un pedido
Cuando alguien realiza un pedido, es importante que reciba una confirmación de su transacción. Este mensaje debe ser claro y preciso para darle la tranquilidad de que todo salió bien con su pedido.
Ejemplo: «¡Gracias por tu pedido, [nombre del cliente]! Hemos recibido tu solicitud para [producto/servicio]. Tu número de pedido es [número de pedido]. Te notificaremos cuando tu [producto/servicio] esté en camino. ¡Gracias por confiar en [nombre de tu empresa]!»
2. Respuestas rápidas a preguntas frecuentes
Para todas esas consultas que son muy comunes sobre tus productos o servicios, tener una respuesta rápida preparada te ahorra tiempo y mejora la experiencia de tus cliente.
Ejemplo: «Nuestros productos se entregan en un plazo de 3 a 5 días hábiles. Si tienes alguna pregunta adicional, no dudes en consultarnos.»
3. Respuesta rápida para dar precios y ofrecer métodos de pago
Cuando alguien te pide más información sobre precios o métodos de pago, enviarle una respuesta clara y concisa es esencial.
Ejemplo: «El precio de [producto/servicio] es de [precio]. Aceptamos pagos por transferencia bancaria, tarjeta de crédito y PayPal. ¿Te gustaría proceder con la compra?»
4. Respuesta rápida a situaciones difíciles
Porque no todo es miel sobre hojuelas, también debes tener un mensaje para esos momentos de conflicto o confusión. Aquí la respuesta, además de rápida, tiene que ser empática y orientada a calmar y resolver la situación.
Ejemplo: «Lamentamos mucho los inconvenientes que has experimentado. Estamos aquí para resolverlo, por favor, cuéntanos todos los detales de lo que sucedió. Pondremos manos a la obra de inmediato y haremos todo lo posible para ayudarte».
5. Respuesta rápida para solicitar reseñas o feedback
Bien dicen que la mejor publicidad es la que sucede de boca en boca; o en este caso, de post en post. Crear una respuesta rápida para pedirle a tus clientes retroalimentación o que escriban una reseña sobre tus productos o servicios te ayudará a captar nuevos clientes y a fortalecer tu relación con los que ya tienes.
Ejemplo: «Hola, [nombre del cliente]. Esperamos que estés disfrutando de tu [producto/servicio]. Nos encantaría conocer tu opinión. ¿Podrías tomarte un momento para dejarnos una reseña o compartir tus comentarios? ¡Gracias por ayudarnos a mejorar!»
Estrategias para optimizar las respuestas rápidas en WhatsApp Business
No basta con crear respuestas rápidas en WhatsApp Business para todo lo que pudieran preguntar o necesitar tus clientes, también es necesario que las optimices. Hacerlo marcará una gran diferencia en la calidad de tu atención al cliente.
Según los datos presentados en la Radiografía del Emprendimiento en México 2020, 41% de las empresas mexicanas utilizan WhatsApp Business como el canal a través del cual concretan ventas. De ahí la importancia de usar herramientas como las respuestas rápidas, y optimizarlas de acuerdo a tu propia estrategia.
Esto puedes lograrlo aplicando los siguientes conejos:
1. Personaliza todas tus respuestas rápidas en WhatsApp Business
Darle ese toque personal a las respuestas rápidas es el secreto para crear una conexión más cercana con tus clientes. Incluye el nombre del cliente cuando sea posible y adapta el tono del mensaje según la situación; el objetivo es que cada persona sienta que le estás hablando directamente.
Por ejemplo, cuando alguien te escribe por primera vez, responde con un saludo cálido y amistoso. Además, asegúrate de que todos tus mensajes, ya sean respuestas rápidas o no, reflejen siempre la voz de tu marca. Esto es bien importante para tus clientes se sientan más identificados y cómodos al interactuar contigo.
2. Viste tus respuestas con emojis y multimedia
Usar emojis y fotos, gifs o videos en tus respuestas rápidas hará que tus mensajes sean mucho más atractivos y expresivos. Los emojis tienen el poder de transmitir emociones y pueden lograr que tus mensajes se sientan más humanos.
Por otro lado, también es recomendable enviar imágenes o enlaces a videos relevantes cuando sea necesario; por ejemplo en las respuestas sobre productos o servicios específicos. Esta estrategia sirve para que tus mensajes sean más interesantes y para que proporcionen información visual valiosa.
3. Analiza los resultados de tus respuestas rápidas para mejorar su efectividad
Otra estrategia clave para optimizar tus respuestas rápidas es hacer un seguimiento y análisis regular de su eficiencia. Pon atención a las interacciones con tus clientes y observa cuáles respuestas han generado mejor engagement o satisfacción. Para hacerlo, puedes usar las estadísticas de WhatsApp Business o integrar tu aplicación con un CRM.
Si notas que hay algunas respuestas que no están funcionando como esperabas, modifícalas o crea otras que se respondan mejor a las necesidades de tus clientes. Aplicar esta estrategia te servirá para mejorar constantemente la atención que le das a tus clientes y fortalecer la comunicación con todos tus usuarios.
Conecta WhatsApp Business con el CRM de Leadsales para aprovechar al máximo tus respuestas rápidas
Utilizar respuestas rápidas en WhatsApp Business se vuelve mucho más eficiente cuando integras un CRM como Leadsales. La plataforma está diseñada para enfocarse en tus conversaciones comerciales de WhatsApp, Facebook e Instagram y dejarte gestionarlas todas en un solo lugar, facilitando la organización de tus interacciones.
Con Leadsales te aseguras de que ninguna pregunta de tus clientes se quede sin respuesta, incluso si no estás disponible al momento de recibirla. La integración de WhatsApp Business y Leadsales mejora la experiencia de tus clientes y permite que la operación de todo tu equipo de ventas sea más eficiente.
¿Quieres saber cómo otros lo han logrado? Explora nuestras historias de éxito y ve el impacto real de Leadsales.
Preguntas frecuentes sobre respuestas rápidas en WhatsApp Business
1. ¿Cómo programar respuestas automáticas en WhatsApp Business?
Para programar respuestas automáticas en WhatsApp Business, sigue estos pasos:
- Abre WhatsApp Business en tu teléfono.
- Ve a la sección «Ajustes» en la aplicación.
- Selecciona la opción «Herramientas para empresas».
- Elige la opción «Respuestas rápidas”.
- Escribe el mensaje que deseas enviar, define el atajo que lo identificará y toca en “Guardar”.
- Para usar las respuestas rápidas que has creado, escribe / y el atajo correspondiente a la respuesta que quieras usar en cualquier conversación y podrás enviar el mensaje que creaste. Por ejemplo, escribe /gracias o /horario en la conversación y podrás usar los mensajes creados con esos atajos.
2. ¿Es posible personalizar las respuestas rápidas en función del tipo de consulta?
Sí, es totalmente posible personalizar las respuestas rápidas en WhatsApp Business según el tipo de consulta que recibas. La aplicación te deja crear respuestas rápidas personalizadas utilizando atajos específicos para diferentes preguntas o situaciones.
Por ejemplo, puedes crear una respuesta rápida para preguntas sobre precios, otra para información de envíos y otra más para soporte técnico. De esta forma, estás adaptando cada respuesta a las necesidades específicas de tus clientes, ofreciéndoles una atención más cercana y de valor.
3. ¿Cuál es la diferencia entre las respuestas rápidas y los mensajes de bienvenida en WhatsApp Business?
Las respuestas rápidas y los mensajes de bienvenida en WhatsApp Business tienen una función similar, pero propósitos diferentes. Las respuestas rápidas son mensajes predefinidos que se utilizan para responder rápidamente a consultas comunes durante una conversación, y puedes enviarlas manualmente con un atajo.
Por otro lado, los mensajes de bienvenida son respuestas que se envían automáticamente cuando un cliente contacta contigo por primera vez o después de un período de inactividad.
Mientras que las respuestas rápidas te ayudan a gestionar el flujo de conversaciones de manera eficiente, los mensajes de bienvenida te permiten establecer un primer contacto inmediato y cordial con tus clientes.
