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¿Cómo automatizar WhatsApp para empresas?

Como empresa te has peguntado ¿Cómo automatizar Whatsapp para emrpresas?

Primero, WhatsApp es una aplicación que usualmente utilizamos como método de comunicación o mensajería instantánea con nuestros amigos y familiares. Nos permite contactar a las personas al instante y hacer uso o envío de elementos como fotografías, videos, audios, enlaces y documentos.

Pero hoy en día no solo se utiliza de forma casual, si no que es muy común que las empresas utilicen este medio para comunicarse directamente con sus clientes, incluso se ha creado WhatsApp Business como una herramienta más completa donde la empresa puede profundizar en la información que muestra, ya sea horario de atención, dirección, catálogos, etc.  Ya que no siempre es posible estar al pendiente de los mensajes recibidos, la automatización de WhatsApp es una excelente idea para cualquier negocio.

¿Qué es un mensaje automatizado?

Un mensaje automatizado es aquel mensaje que es pre-configurado, redactado y programado para enviarse en una determinada situación. En otras palabras, es una respuesta rápida que se envía de manera automática al cliente.

La automatización de tareas es un atajo usado exitosamente por muchos negocios para mostrar disponibilidad al cliente, e incluso muchos lo utilizan como un método de marketing en el cual el cliente recibe directamente ofertas, promociones y avisos sobre la empresa.

¿Cómo se realiza la automatización?

1. Tener cuenta de WhatsApp Business

De no ser así no tendrás acceso a las funciones de automatización y tu cuenta de WhatsApp se limitará a los servicios básicos de comunicación que ofrece. Para hacer una cuenta solo basta con descargar la App y registrar el número de teléfono que usarás.

(IMAGEN – BUSINESS)

Whatsapp business

2. Ingresa a la API de WhatsApp

Para crear un mensaje automatizado deberás utilizar una plantilla, conocida como WhatsApp Template. Estas plantillas se encuentran en API (Application Program Interface), que es una herramienta de WA Business que toma en cuenta las necesidades de medianas y grandes empresas para comunicarse con sus clientes a una mayor escala, y hace el proceso más fácil y rápido por medio de la plataforma. Ojo, el uso de API tiene costo, pero es la única manera en que podrás automatizar tus mensajes.

WA API

3. Integra la app con otros sistemas

Este paso no es obligatorio, pero sí es recomendable si deseas mejorar aún más tu manera de comunicarte con el cliente. WhatsApp Business API te permite integrar otro sistema como el software de tu empresa, un Live Chat e incluso un CRM como Leadsales.

(IMAGEN – INTEGRAR)

Integrar la app con otros sistemas

4. Identifica el tipo de mensaje a automatizar

Mensaje de sesión / bienvenida

Este tipo de mensajes se mandan únicamente cuando un usuario ha hecho contacto con la empresa, es decir, es la reacción que tendremos cuando el cliente inicia la conversación. Una particularidad de estos mensajes es que pueden enviarse únicamente dentro de una ventana de atención de 24 horas. Otro aspecto importante es que, a diferencia de otros mensajes automatizados, este puede ser personalizado a tu manera y no tiene un formato estricto a seguir. Puedes agregar los elementos que desees y usar el tono de tu preferencia, aunque se sugiere que sea un mensaje que cause una buena primera impresión.

Mensaje de ausencia

El nombre habla por si solo, pero por si aún te queda duda, estos mensajes se envían al usuario automáticamente cuando se está fuera del horario de atención. Por ejemplo, si un cliente envía un mensaje a las 3 de la mañana, probablemente reciba una respuesta similar a esta:

“La empresa X recargando fuerzas para darte el mejor servicio. Nos comunicaremos contigo en un horario de 8:00 am – 7:00 pm. Gracias por tu interés, nos encanta leerte.”

Asignación a un agente

Esta es una manera de elegir a la persona que atenderá la conversación de acuerdo con su disponibilidad y nivel de expertisse en el tema a tratar.  Y no solo puede ser una persona, si no que puedes compartir un mismo chat con todo un equipo de asesores que te ayuden a proporcionar un servicio más completo, sin importar si están conectados en distintos equipos electrónicos.

Asignar a un agente

Chatbot

Los chatbots ayudan a reducir las tareas humanas y permiten atender asuntos de manera inmediata, al igual que favorecer la respuesta rápida por parte de los usuarios. Dependiendo de la especificidad de la pregunta y de la preferencia personal del cliente, este decidirá si es mejor para el/ella.

chatbot

Lo difícil de la automatización no es el proceso para lograrlo, si no encontrar las oportunidades donde esta favorezca el desempeño de la empresa y los tiempos adecuados para cada tipo de mensaje. Es importante hacerle sentir al cliente que no está hablando con una máquina, si no con todo un equipo que hace lo posible porque tenga la más pronta respuesta.

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