Tener un número virtual para WhatsApp es una solución práctica para quienes desean separar su vida personal de la profesional. Además de mantener tu privacidad, este tipo de número digital te permite gestionar clientes de manera eficiente y profesional, ideal para empresas que usan WhatsApp Business.
Si quieres aprender cómo crear un número virtual para WhatsApp y aprovecharlo en tu negocio, en este post te explicaremos paso a paso. Descubrirás qué es un número virtual, cómo funciona y cómo usarlo con WhatsApp Business para mejorar la comunicación con tus clientes.
Qué es un número virtual para WhatsApp
Un número virtual para WhatsApp es un número de teléfono que no está vinculado directamente a una línea telefónica física. Este tipo de número utiliza la tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) para permitir la comunicación a través de internet en lugar de las redes telefónicas tradicionales.
También conocido como número digital para WhatsApp, es ideal para quienes buscan mantener su privacidad o separar sus comunicaciones personales de las profesionales.
Cómo funciona un número de teléfono virtual
Para entender mejor cómo funciona un número virtual, considera estas características:
- Actúa mediante aplicaciones o plataformas digitales.
- No requiere una tarjeta SIM ni conexión física a una red telefónica.
- Permite recibir llamadas y mensajes desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Cómo crear un número virtual para WhatsApp
Para crear números virtuales para WhatsApp, solo necesitas elegir un proveedor confiable y seguir unos pasos sencillos. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
1. Selección de un proveedor de números virtuales
Escoge un proveedor que se adapte a tus necesidades, asegurándote de que cumpla con normativas de protección de datos. Busca opciones que ofrezcan números virtuales para WhatsApp gratis o tarifas accesibles, capacidades de SMS, interfaces intuitivas y soporte al cliente efectivo.
Estas son algunas recomendaciones de proveedores que pueden ayudarte a generar un número de teléfono virtual:
- Nextiva: es una solución profesional diseñada para empresas que necesitan gestionar múltiples comunicaciones. Ofrece funciones avanzadas como desvío de llamadas, grabación y herramientas de colaboración. Además, es compatible con computadoras, teléfonos móviles y de escritorio.
[Imagen de Nextiva]
- TextNow: es una aplicación gratuita que permite crear un número virtual para WhatsApp de manera rápida y sencilla. Ofrece llamadas y mensajes ilimitados en EE. UU. y Canadá, aunque puede desactivarse por inactividad, limitando su uso en proyectos empresariales.
[Captura de TextNow]
- Grasshopper: es ideal para emprendedores y pequeñas empresas que necesitan un número virtual para WhatsApp para separar su línea personal de la profesional. Esta plataforma permite gestionar llamadas y mensajes desde cualquier lugar mediante una aplicación móvil, ofreciendo un servicio sencillo y efectivo.
[Imagen de Grasshopper]
- Google Voice: es una opción gratuita integrada con Google Workspace que permite recibir y hacer llamadas desde cualquier dispositivo conectado. Es ideal para quienes buscan números para WhatsApp con precios bajos para llamadas internacionales.
[Captura de Google Voice]
2. Completa el registro y configuración
Después de elegir un proveedor para obtener un número virtual, el siguiente paso es registrarte y configurar tu número. Aquí te explicamos el proceso paso a paso:
- Completa un formulario de registro ingresando tus datos y preferencias.
- Verifica tu información con el código de confirmación enviado por SMS o correo electrónico.
- Personaliza las funciones de tu número virtual, como habilitar mensajes SMS o configurar el desvío de llamadas.
- Asegúrate de que el uso del número cumpla con las regulaciones locales para evitar problemas legales.
Cómo vincular tu número virtual con WhatsApp Business
Una vez que tengas tu número virtual, el siguiente paso es vincularlo a WhatsApp Business. Esto te permitirá gestionar tus comunicaciones de manera profesional y conectar mejor con tus clientes. Sigue estos pasos:
- Descarga y abre WhatsApp Business: si aún no tienes la aplicación, descárgala desde la tienda de tu dispositivo y sigue los pasos para configurar tu cuenta de WhatsApp Business.
- Configura tu cuenta con un número diferente: en la aplicación, selecciona la opción “Usar un número diferente” para no vincular tu línea personal. Esto ayuda a separar tu vida personal de la profesional.
- Ingresa tu nuevo número virtual: en la casilla correspondiente, escribe el número virtual que obtuviste. Verifica que esté correcto para evitar problemas de verificación.
- Verifica el número virtual: WhatsApp enviará un código de confirmación por SMS o llamada. Si no recibes el SMS, solicita una llamada e ingresa el código en la aplicación.
- Personaliza tu perfil comercial: una vez activada la cuenta, añade información clave para personalizar tu WhatsApp de empresa como el nombre de tu empresa, una descripción de tus servicios y horarios de atención.
¡Y listo! Ahora sabes cómo obtener un número virtual gratis para WhatsApp en México o cualquier otra parte del mundo. Más de 40 millones de usuarios consultan catálogos de empresas en WhatsApp, según Trengo, lo que lo convierte en una plataforma ideal para impulsar tus ventas.
[Imagen tomada de Computerhoy]
Cuáles son los beneficios de crear un número virtual para WhatsApp
Usar un número virtual para WhatsApp ofrece múltiples beneficios para la gestión de las comunicaciones de tu negocio. Aquí te explicamos las más importantes:
1. Mejora la comunicación con tus clientes
Con un número virtual, puedes atender a tus clientes de forma profesional y eficiente, protegiendo tu privacidad. Además, puedes aprovechar herramientas avanzadas como:
- Respuestas automáticas: programa mensajes automáticos en WhatsApp Business y enviar mensajes programados para atender consultas fuera de horario.
- Bots conversacionales: responde preguntas frecuentes de manera inmediata y automatizada.
- Privacidad asegurada: mantén tu número personal confidencial mientras gestionas tu negocio.
- Análisis de datos: utiliza las estadísticas de WhatsApp Business para comprender los patrones de tus clientes.
2. Incrementa la productividad y eficiencia
Centraliza toda tu comunicación en una sola plataforma. Organiza mejor tus contactos con las etiquetas de WhatsApp y ahorra tiempo y permite el acceso a los chats desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Además, facilita la colaboración entre los miembros de tu equipo.
3. Reduce costos operativos
Los números virtuales son más económicos que los sistemas telefónicos tradicionales. Muchas plataformas ofrecen opciones gratuitas o tarifas bajas para llamadas y mensajes internacionales, reduciendo los costos de telecomunicaciones.
4. Facilita la colaboración en equipo
Permite que varios miembros de tu equipo accedan al mismo número para gestionar mensajes y llamadas. Esto garantiza que siempre haya alguien disponible para responder, mejorando la experiencia de atención al cliente y reduciendo los tiempos de respuesta.
5. Expande tu alcance global
Opera en mercados internacionales sin barreras geográficas. Ofrecer un número local en otros países genera confianza y elimina los costos de llamadas de larga distancia para tus clientes internacionales.
6. Adapta tus operaciones fácilmente
Si tu negocio crece, puedes expandir tus operaciones añadiendo más números virtuales o ajustando configuraciones. Esto permite atender a un mayor volumen de clientes sin necesidad de realizar cambios en tu infraestructura.
7. Mejora el marketing y ventas
Utiliza tu número virtual para enviar mensajes promocionales, recopilar comentarios de tus clientes y aumentar la interacción con tu marca. Además, las métricas de respuesta te ayudarán a optimizar tus campañas y estrategias de marketing y ventas.
Cómo optimizar el uso de un número virtual en WhatsApp Business
Según mi experiencia, aprovechar al máximo un número virtual en WhatsApp Business puede marcar una gran diferencia en la forma en que gestionas tus comunicaciones empresariales. Si quieres obtener los mejores resultados, sigue estos consejos:
- Mantén una imagen profesional: aunque WhatsApp es una plataforma informal, cuida siempre el tono y la gramática de tus mensajes. Una comunicación clara y respetuosa transmite profesionalismo y genera confianza en tus clientes.
- Responde a tiempo: la rapidez en las respuestas es clave para mantener la satisfacción del cliente. Atiende las consultas con agilidad para construir relaciones sólidas y reforzar la confianza en tu marca.
- Personaliza las interacciones: haz que cada cliente se sienta único personalizando tus respuestas. Usa listas de difusión segmentadas para enviar contenido relevante que convierta contactos en clientes fieles.
- Aprovecha los análisis de datos: utiliza las métricas de WhatsApp para medir tasas de respuesta y datos de participación. Analizar esta información te ayudará a ajustar estrategias y mejorar la calidad de las interacciones.
- Conecta WhatsApp con tu CRM: integra tu número virtual para WhatsApp con un CRM para organizar datos e interacciones. Según Freshworks, el uso de CRM aumenta en 86% las probabilidades de superar metas de ventas, por lo que es una herramienta esencial que debes incluir sí o sí.
Optimiza tu comunicación con un número virtual y Leadsales
Si estás explorando cómo crear un número virtual para WhatsApp, no hay dudas de que es una excelente manera de diversificar tus canales de comunicación. También te ayuda a organizar mejor tus interacciones al usar un número para trabajo y otro personal, lo que transmite profesionalismo y mejora la experiencia de tus clientes.
Si bien vincular un número virtual con WhatsApp Business es un gran paso, integrar un CRM como Leadsales puede llevar tu gestión de clientes al siguiente nivel. Nuestro CRM ofrece:
- Herramientas para organizar chats y centralizar mensajes de WhatsApp, Facebook e Instagram.
- Gestión de ventas eficiente desde una única plataforma con procesos de venta adaptados a tu negocio.
- Automatización de la asignación de mensajes a agentes para ahorrar tiempo y mejorar la atención al cliente.
Programa tu demo y descubre como Leadsales te ayuda con la atención de tus clientes y la gestión de tus procesos de ventas.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo crear un número virtual para WhatsApp
¿Por qué los números virtuales son ideales para la verificación de WhatsApp?
Los números virtuales ofrecen una solución práctica para verificar tu cuenta de WhatsApp, especialmente si no cuentas con un número local. Estos números permiten recibir SMS o llamadas como un número tradicional, lo que facilita el proceso de verificación y el inicio de sesión en WhatsApp, sin importar tu ubicación.
¿Un número virtual puede darte los mismos beneficios que un número de una línea telefónica?
Sí, dependiendo del proveedor del servicio. Algunos números digitales para WhatsApp permiten recibir SMS, llamadas locales e internacionales. Sin embargo, ciertas plataformas pueden bloquear la recepción de SMS, dificultando la asociación del número con WhatsApp. Revisa los beneficios específicos de cada proveedor antes de elegir uno.
¿Los números virtuales para WhatsApp son seguros para uso empresarial?
Sí, siempre que elijas un proveedor confiable que implemente medidas de seguridad como la encriptación de datos. Esto asegura que tus comunicaciones sean privadas y protegidas, lo que hace que los números virtuales sean una opción segura para empresas.
