WhatsApp Business es hoy una de las plataformas más utilizadas por empresas para conectar directamente con sus clientes, enviarles información importante y ofrecer soporte en tiempo real. Como la tercera plataforma social más popular en el mundo, según Chatfuel, se ha convertido en un canal ideal para mejorar las ventas y la experiencia del cliente.
Para lograrlo, una de las herramientas más efectivas en WhatsApp Business son las plantillas de mensajes. Si quieres llevar tus comunicaciones al siguiente nivel, en este post aprenderás cómo hacer plantillas en WhatsApp Business y todo lo que necesitas saber para usarlas de forma eficiente y empezar a vender por WhatsApp.
Qué son las plantillas en WhatsApp Business
Las plantillas de mensajes en WhatsApp Business son textos predefinidos que ayudan a las empresas a comunicarse de manera rápida y profesional con sus clientes. Esta funcionalidad está disponible únicamente para empresas que usan la WhatsApp Business API, diseñada para negocios que necesitan una comunicación masiva con su audiencia.
Actualmente, existen tres tipos principales de plantillas de mensajes en WhatsApp:
| Categoría | Objetivo empresarial | Ejemplo de plantilla |
| Marketing | Promover productos o servicios | Oferta especial: Aprovecha un descuento del 25% en productos seleccionados. Solo válido hasta mañana. Detalles aquí: [enlace] |
| Autenticación | Confirmar identidad del usuario | Confirma tu correo electrónico para completar el registro: Por favor, ingresa este código en la aplicación: [código] |
| Servicio al cliente | Facilitar transacciones y servicios | Confirmación de reserva: Tu reserva en [Nombre del Hotel] para el [fecha] está confirmada. Para más detalles o cambios, responde a este mensaje |
Por qué utilizar plantillas en WhatsApp Business
El uso de plantillas en WhatsApp Business ofrece beneficios para las empresas, ayudándoles a agilizar sus tiempos de respuestas y optimizar su servicio al cliente. Estas
son algunas de sus principales ventajas:
- Disponibilidad constante: las plantillas permiten enviar respuestas automáticas, como mensajes de bienvenida y notificaciones de ausencia, ofreciendo atención 24/7 sin intervención manual.
- Reduce de errores: con las plantillas, se minimizan los errores gramaticales y de ortografía, asegurando mensajes claros y profesionales, lo cual proyecta una imagen profesional ante el cliente.
- Agiliza el servicio al cliente: responder con una plantilla predefinida reduce el tiempo de respuesta a segundos. Estas plantillas de WhatsApp Business ayudan a agilizar tus envíos de mensajes masivos, ahorrando tiempo, dinero y recursos.
- Ofrece variedad: WhatsApp permite crear diferentes categorías de plantillas, incluyendo respuestas a preguntas frecuentes o anuncios de promociones, adaptando la comunicación a cada contexto.
Cómo hacer plantillas en WhatsApp Business: paso a paso
Para crear y gestionar plantillas de mensajes en WhatsApp Business, necesitas tener una cuenta en la API de WhatsApp Business. Si ya tienes tu cuenta, aquí te contamos cómo hacer tus plantillas usando WhatsApp Business Manager:
- Accede a Business Manager iniciando sesión en tu cuenta desde un navegador web.
- Haz clic en el menú de configuración (tres rayas horizontales) y selecciona ‘Administrador de WhatsApp’.
- Selecciona tu cuenta de WhatsApp y pulsa el ícono de tres puntos.
- Haz clic en ‘Administrar plantillas de mensajes’ y dentro de la sección de plantillas, selecciona la opción para crear una nueva.
- Define los detalles de tu plantilla eligiendo la categoría, el nombre y los idiomas:
- Categoría: selecciona el tipo de plantilla que necesitas, como marketing, utilidad o autenticación.
- Nombre: asigna un nombre único para tu plantilla usando solo letras minúsculas, números y guiones bajos. Por ejemplo: Campaña_promociónNavidad24.
- Idioma: escoge los idiomas en los que estará disponible tu plantilla. Podrás añadir o eliminar idiomas en el siguiente paso si lo necesitas.
- Escribe el mensaje que quieres convertir en plantilla. Asegúrate de que sea claro, conciso y relevante. Por ejemplo: Hola {{Nombre_cliente}}, hemos recibido tu solicitud y está en proceso con el número de referencia {{ID_solicitud}}. ¡Gracias por confiar en nosotros!»
- Envía la plantilla a Meta para revisión, ya que todas deben ser aprobadas antes de su uso. Este paso es esencial para cumplir con las políticas de la plataforma y puede tardar aproximadamente 24 horas.
- Una vez aprobada, la plantilla estará lista para usar. Solo tienes que seleccionar la plantilla adecuada y personalizarla antes de enviarla.
Cuando las plantillas pertenecen a las categorías de marketing o autenticación, deben cumplir con una serie de pautas específicas de Meta para ser creadas.
Consejos para optimizar tus plantillas en WhatsApp Business
Aquí tienes algunos consejos para que tus plantillas de mensajes en WhatsApp Business sean aprobadas rápidamente y generen el mayor impacto positivo para tu empresa:
1. Sigue las directrices de WhatsApp
Utiliza solo letras minúsculas, números y guiones bajos. Un nombre claro facilita la organización y aprobación.
- Ejemplo: en lugar de “Promoción Nuevo Producto”, usa “promocion_nuevo_producto”.
2. Revisa la ortografía y gramática
WhatsApp no aprueba plantillas con errores. Antes de enviar la plantilla, asegúrate de que el texto esté correctamente redactado.
- Ejemplo: en lugar de “Su reserva a sido confirmada”, escribe “Su reserva ha sido confirmada”.
3. Usa correctamente los parámetros de las variables
Usa dos llaves dobles ({{1}}, {{2}}) para las variables dentro de las plantillas, como el nombre del cliente, número de pedido, fecha de entrega o firma del asesor o información sobre la empresa. Esto facilita la personalización de cada mensaje.
- Ejemplo: “Hola, {{1}}. Tu cita está programada para el {{2}}”. Aquí, {{1}} se personaliza con el nombre y {{2}} con la fecha.
4. Asegura la coherencia de idioma
Verifica que el idioma seleccionado en la plantilla corresponda con el contenido del mensaje. Si seleccionas inglés, el mensaje debe estar en inglés para evitar rechazos.
- Ejemplo: si la plantilla está en inglés, selecciona inglés y evita combinarlo con otros idiomas. Escribe “Your reservation is confirmed” en lugar de mezclar idiomas en una misma plantilla.
Ejemplos de plantillas efectivas para WhatsApp Business
Las plantillas de WhatsApp Business son versátiles y se pueden adaptar a múltiples tipos de comunicación. Estos son algunos ejemplos efectivos para distintos casos de uso:
1. Actualización de cuenta
Esta plantilla es ideal para enviar confirmaciones de restablecimiento de contraseña, autenticación en dos pasos o mensajes de verificación de cuenta. Es muy útil para mantener la seguridad y brindar un servicio rápido cuando los clientes necesitan recuperar el acceso a su cuenta o confirmar su identidad.
Ejemplo
“Hola, {{Nombre_cliente}}. Para completar el restablecimiento de tu contraseña, ingresa el siguiente código: {{Código_verificación}}”.
2. Recordatorios de citas
Perfecta para recordar a los clientes sus citas o notificarles sobre reprogramaciones y cancelaciones. Estas plantillas ayudan a reducir ausencias y permiten que el cliente se sienta atendido sin tener que contactar directamente a la empresa.
Ejemplo
“Hola, {{Nombre_cliente}}. Te recordamos que tienes una cita con nosotros el {{Fecha_cita}} a las {{Hora_cita}}. Si necesitas reprogramarla, contáctanos.”
3. Información de pago
Este tipo de plantilla es útil para confirmar pagos recibidos, enviar recibos o mensajes de cobranza. Al mantener a los clientes informados sobre su estado de cuenta, se incrementa la transparencia y la confianza en el servicio.
Ejemplo
“Estimado {{Nombre_cliente}}, confirmamos la recepción de tu pago por un total de {{Monto}}. ¡Gracias por tu preferencia!”
4. Información sobre pedidos
Esta plantilla se utiliza para informar a los clientes sobre el estado de sus envíos, brindarles información de seguimiento y notificarles cuando el paquete esté en camino. Los clientes valoran recibir actualizaciones sobre sus pedidos, lo cual fortalece su confianza en la empresa.
Ejemplo
“Hola, {{Nombre_cliente}}. Tu pedido ha sido enviado. Puedes rastrearlo aquí: {{Enlace_seguimiento}}.”
5. Promociones e información de productos
Las plantillas de promoción son excelentes para mantener a los clientes informados sobre descuentos, lanzamientos de productos y recordatorios de carritos abandonados. Estas plantillas ayudan a fomentar la compra impulsiva y mantienen el interés de los clientes en las novedades de la empresa.
Ejemplo
“¡Hola, {{Nombre_cliente}}! Aprovecha un {{Descuento}} de descuento en nuestros productos hasta el {{Fecha_fin}}. Más detalles aquí: {{Enlace_promoción}}.”
Aprende estos tips para enviar recordatorios de citas por WhatsApp de forma eficiente y mantener a tus clientes informados oportunamente.
Cómo utilizar las plantillas en WhatsApp Business de manera estratégica
Para que tus plantillas de WhatsApp Business sean realmente efectivas, es importante usarlas con un enfoque estratégico que capte el interés del cliente y fomente su lealtad hacia tu marca. Estas son algunas estrategias que puedes usar:
- Establece objetivos claros: define qué esperas lograr con cada campaña de mensajes. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar las ventas, enfócate en plantillas promocionales. Si buscas mejorar el servicio al cliente, utiliza plantillas para confirmar pedidos o responder preguntas frecuentes.
- Crea contenido atractivo: asegúrate de que los mensajes sean breves, claros y fáciles de entender. Utiliza un lenguaje sencillo y agrega elementos multimedia, como imágenes o videos, cuando sea relevante, ya que esto puede hacer los mensajes más memorables para el cliente.
- Personaliza las plantillas: personaliza tus mensajes usando el nombre del cliente o detalles específicos de su compra para mejorar la conexión con tu marca. Las plantillas permiten agregar variables como el nombre o el número de pedido, lo cual hace que el cliente sienta que el mensaje está dirigido especialmente a él.
- Monitorea y mide resultados: utiliza herramientas analíticas para evaluar el desempeño de tus plantillas. Métricas como la tasa de apertura y la tasa de conversión te ayudarán a entender qué mensajes están funcionando y cuáles se pueden mejorar para obtener mejores resultados.
Errores comunes al crear plantillas en WhatsApp Business y cómo evitarlos
Al crear plantillas en WhatsApp Business, es fácil cometer errores que pueden reducir su efectividad o hacer que sean rechazadas por la plataforma. Estos son algunos de los errores más comunes que debes evitar:
1. Usar lenguaje complicado o poco claro
Los mensajes deben ser simples y directos para que cualquier cliente los entienda fácilmente. Evita el uso de jergas, términos técnicos o frases complejas que puedan generar confusión.
2. No personalizar los mensajes
Las plantillas deben adaptarse a cada cliente para lograr un mayor impacto. Incluir variables como el nombre del cliente o detalles específicos de su compra aumenta la relevancia del mensaje y mejora la experiencia del cliente.
3. Ignorar las políticas de WhatsApp
WhatsApp revisa cada plantilla para verificar que cumpla con sus normas. Incluir contenido prohibido, como promociones excesivas o información engañosa, puede provocar el rechazo de tus plantillas.
Herramientas útiles para gestionar plantillas en WhatsApp Business
Para facilitar la gestión y optimización de plantillas en WhatsApp Business, existen diversas herramientas que pueden integrarse en tu sistema de trabajo. Aquí te dejamos algunas de las más recomendadas:
- CRM: permiten gestionar la relación con el cliente de forma centralizada, incluyendo la opción de enviar mensajes basados en plantillas. Un CRM para WhatsApp, como Leadsales, permite organizar conversaciones con clientes, automatizar respuestas y utilizar plantillas de manera sencilla, ideal para mejorar la eficiencia en la atención.
- Plataformas de automatización de marketing: facilitan la automatización y personalización de mensajes en gran escala. Herramientas como Zapier se integran con WhatsApp para mejorar la experiencia del cliente y la efectividad de las campañas.
- Plataformas de Mensajería como Servicio (Messaging as a Service): estas herramientas permiten crear y administrar plantillas, automatizar mensajes y personalizar las comunicaciones en WhatsApp y otros canales. Twilio, por ejemplo, es una plataforma de mensajería que ofrece una API para gestionar plantillas de WhatsApp.
Optimiza el uso de plantilla en WhatsApp Business con Leadsales
Hacer plantillas en WhatsApp Business te ayudará a impulsar tu estrategia de comunicación, manteniendo a tus clientes informados y ahorrando tiempo en cada interacción. Así que, si aún no usas plantillas en WhatsApp Business, ¡es momento de empezar!
Si necesitas una herramienta que facilite este proceso, Leadsales, el CRM para WhatsApp, es tu mejor opción. Nuestro CRM organiza conversaciones, automatiza respuestas y gestiona plantillas de manera eficiente, optimizando cada contacto con tus clientes.
Cómo Leadsales mejora el seguimiento de clientes con plantillas en WhatsApp
Los embudos de Leadsales son una herramienta que, combinada con el uso de mensajes programados y plantillas de WhatsApp, puede incrementar tus leads y clientes. Usa estas funcionalidades para una gestión eficaz:
- Organiza tus leads en el embudo: utiliza el embudo de Leadsales para arrastrar y mover tus leads a través de diferentes etapas del proceso de ventas. Asigna cada lead al embudo y etapa adecuada según el progreso de su interacción con tu empresa.
- Usa mensajes programados: en cada etapa del embudo, programa mensajes personalizados utilizando plantillas de WhatsApp. Estos mensajes pueden incluir recordatorios de reuniones, actualizaciones de productos, o información relevante que ayude a mover al lead a la siguiente etapa.
- Personaliza y haz seguimiento: personaliza los mensajes programados para dirigirte a los leads según las especificaciones de cada etapa del embudo. Asegúrate de que los mensajes reflejen el estado actual y las necesidades del lead, mejorando así la relevancia y efectividad de tu comunicación.
Inspírate con las historias de nuestros clientes. Descubre cómo han transformado sus ventas con Leadsales.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo hacer plantillas en WhatsApp Business
¿Cuál es la diferencia entre mensajes de plantilla y mensajes normales en WhatsApp Business?
Las plantillas son mensajes aprobados por WhatsApp, diseñados para envíos masivos y comunicaciones estructuradas. En cambio, los mensajes normales son más flexibles y se usan para interacciones cotidianas, sin necesidad de aprobación.
¿Puedo personalizar las plantillas según el tipo de mensaje que deseo enviar?
Sí, puedes personalizar las plantillas para distintos fines, como promociones, actualizaciones de envíos o recordatorios. Esto se logra utilizando variables en los mensajes, como el nombre del cliente o el número de pedido.
¿Hay alguna limitación en la cantidad de plantillas que puedo crear en WhatsApp Business?
Si tu cuenta no ha sido aprobada por Meta o tiene problemas de calidad, solo podrás iniciar hasta 250 conversaciones al día. Cumplir con las directrices de Meta es clave para evitar restricciones.
