Enviar un recordatorio de citas por WhatsApp es súper útil para asegurarte de que tus clientes no olviden sus compromisos. Esta herramienta es cada vez más popular entre las empresas para comunicarse con sus clientes de forma más constante y cercana.
Aquí te compartimos algunos consejos prácticos para que los recordatorios de citas que envíes sean efectivos. Ya sea que manejes una clínica, un salón de belleza, o cualquier otro negocio, estos tips te ayudarán a mantener tus citas organizadas y a tus clientes felices para que logres vender más por WhatsApp.
¿Cómo enviar un recordatorio de citas por WhatsApp?
Saber cómo confirmar una cita por WhatsApp y enviar recordatorios es una buena forma de mantener a tus clientes informados y asegurarte de que no se les pase llegar al encuentro acordado. Siguiendo estos pasos, además de enviarles un recordatorio amigable, mejoras tu atención al cliente y su satisfacción con tu negocio:
1. Abre WhatsApp Business en tu teléfono.
2. Ve a la sección «Configuración» > «Herramientas para la empresa» > «Respuestas rápidas». Aquí puedes crear mensajes automáticos en WhatsApp para que se envíen como recordatorios.
3. Crea una respuesta rápida a manera de recordatorio:
- Escribe un mensaje claro y directo. Por ejemplo: «¡Hola! Te recordamos que tenemos una cita el [fecha] a las [hora] en [lugar]. ¡Te esperamos!».
- Personaliza tu mensaje lo más que puedas para que tu cliente no sienta que le está escribiendo un bot.
4. Para usar este mensaje de recordatorio en un chat, solo tienes que escribir “/” y seleccionar el mensaje de la lista que te mostrará la aplicación.
5. Para enviar el recordatorio que has creado tienes las siguientes opciones.
a. Enviarlo de forma manual a una sola persona:
i. Ve a la sección “Chats” y selecciona la conversación con la persona a la que quieres enviar el recordatorio.
ii. Escribe el atajo “/”.
iii. Selecciona el mensaje de recordatorio entre la lista de respuestas rápidas y elige el ícono de enviar.
b. Enviarlo a varias personas a través de una lista de difusión:
i. Para hacerlo, ve a «Configuración» > «Listas de difusión».
ii. Elige la lista a la que quieres enviar el recordatorio de la cita.
iii. Escribe el atajo “/”.
iv. Selecciona el mensaje de recordatorio entre la lista de respuestas rápidas y elige el ícono de enviar.
c. Usar un CRM como Leadsales, para acceder a otras funcionalidades que WhatsApp no tiene. Con las herramientas de un CRM podrás enviar recordatorios de forma automática a una mayor cantidad de personas o programar el día y la hora en los que quieres enviar el recordatorio.
6. Confirma la recepción. Pide a tus clientes que confirmen la recepción y su asistencia. Puedes agregar al final del recordatorio algo como: «Por favor, confirma tu asistencia respondiendo a este mensaje.»
7. Realiza un seguimiento. Si no recibes respuesta, haz un seguimiento con una llamada o un segundo mensaje para asegurarte de que el cliente ha recibido el recordatorio.
Mejores prácticas para enviar recordatorios de citas por WhatsApp
Enviar recordatorios de citas por WhatsApp puede parecer sencillo, pero tiene su chiste si quieres evitar que tus mensajes sean ignorados o considerados como spam.
De acuerdo con el sitio web Cooby, WhatsApp Business ha mejorado la velocidad del servicio al cliente en un impresionante 225%, demostrando su efectividad para mantener a tus clientes informados y comprometidos.
En los siguientes párrafos te damos algunos consejos clave que te servirán para optimizar tus recordatorios y asegurarte de que sean bien recibidos. Implementar estas buenas prácticas te ayudará a mantener una mejor comunicación con tus clientes para asegurar que no falten a las citas programadas.
1. No envíes mensajes ni recordatorios sin el permiso de tus clientes
Primero lo primero: antes de empezar a enviar recordatorios de citas, asegúrate de que tienes el permiso de tus clientes para hacerlo. Esto no solo es una práctica recomendada para cumplir con las normativas de protección de datos, sino que también demuestra respeto hacia tus clientes.
Solicitar su permiso les da la confianza de que valoras su privacidad y les da la oportunidad de decidir cómo prefieren recibir la información.
2. Personaliza cada mensaje y recordatorio que envíes
La personalización es clave para hacer que tus mensajes se sientan relevantes y personales. De ser posible, siempre usa el nombre del cliente y añade detalles específicos que hagan que el mensaje sea único para ellos. Incluso puedes usar algunos emojis para personalizarlos más y darles un toque más humano.
Por ejemplo, en lugar de enviar un mensaje genérico, intenta algo como «Hola [Nombre], te recordamos tu cita el [fecha] a las [hora] en [lugar]. ¡Nos vemos pronto!». Este tipo de personalización no solo mejora la percepción de tu marca, sino que también aumenta la probabilidad de que el cliente confirme su asistencia.
3. Redacta un mensaje efectivo
Redactar un buen mensaje es fundamental para que tus recordatorios sean bien recibidos y cumplan su propósito. Aquí tienes algunos consejos para lograrlo:
- Sé claro y conciso: ve directo al grano. Asegúrate de que el mensaje incluya la información esencial, como la fecha, hora y lugar de la cita.
- Usa un tono amigable: un tono cercano y cordial puede hacer que tus clientes se sientan más cómodos y apreciados.
- Incluye un llamado a la acción: pide una confirmación de asistencia para asegurarte de que el cliente ha recibido el mensaje y planea asistir. Algo como: «Por favor, confirma tu asistencia respondiendo a este mensaje» puede ser muy útil.
4. Elige bien la frecuencia y horario para enviarlo
El momento en que envías tus recordatorios es tan importante como el contenido del mensaje. Aplica estas recomendaciones para maximizar la efectividad de tus recordatorios:
- Envía el primer recordatorio con antelación: idealmente, deberías enviar un recordatorio inicial al menos 24 horas antes de la cita. Esto da a los clientes tiempo suficiente para prepararse y hacer cualquier ajuste necesario a sus planes.
- Haz un seguimiento el mismo día: un segundo recordatorio el mismo día de la cita, unas pocas horas antes, puede ser útil para asegurar que el cliente no olvide el compromiso.
- Elige horarios adecuados: evita enviar mensajes muy temprano en la mañana o muy tarde en la noche. Los mejores momentos suelen ser a media mañana o temprano por la tarde, cuando es más probable que tus clientes estén revisando sus mensajes.
- No satures con mensajes: asegúrate de no enviar demasiados recordatorios, ya que esto puede resultar molesto para el cliente. Dos recordatorios, uno el día antes y otro el mismo día, suelen ser suficientes.
Herramientas recomendadas para gestionar recordatorios de citas por WhatsApp
Gestionar recordatorios de citas por WhatsApp puede ser mucho más fácil y eficiente si utilizas las herramientas adecuadas. Las siguientes plataformas son muy útiles para que puedas optimizar esta tarea y asegurar que tus recordatorios lleguen en tiempo y forma a la persona correcta.
- WhatsApp Business. Excelente opción para pymes que desean gestionar sus comunicaciones de manera más efectiva. Esta aplicación permite crear perfiles de empresa, configurar respuestas rápidas y mensajes automáticos, y segmentar tus contactos para enviar recordatorios personalizados.
- Leadsales. Nuestra plataforma integra WhatsApp Business con un CRM para gestionar tus contactos, programar mensajes y analizar el rendimiento de tus campañas de comunicación. Además, puedes superar el límite de contactos de las listas de difusión y acceder a herramientas de automatización y análisis.
Envía recordatorios de citas por WhatsApp con Leadsales
Mejora la forma en que te comunicas con tus clientes al integrar tus conversaciones de WhatsApp con el CRM de Leadsales para enviarles recordatorios de citas y otros mensajes. Esta plataforma centraliza todas tus conversaciones, citas, ventas y análisis de rendimiento, simplificando la gestión de tus relaciones comerciales.
En nuestro CRM puedes crear embudos de ventas personalizados, organizar tareas prioritarias y asegurarte de no perder ninguna interacción importante con tus clientes. Pide una demostración de Leadsales y descubre cómo enviar recordatorios de citas por WhatsApp de forma más eficiente y rápida.
Preguntas frecuentes sobre recordatorios de citas por WhatsApp
1. ¿Es seguro enviar recordatorios de citas por WhatsApp?
Sí, es seguro enviar recordatorios de citas por WhatsApp siempre y cuando sigas las mejores prácticas de privacidad y seguridad. Asegúrate de contar con el consentimiento de tus clientes para enviarles mensajes y de proteger su información personal.
Utiliza WhatsApp Business para separar tus comunicaciones comerciales de tus mensajes personales y aprovechar las funciones de seguridad adicionales que ofrece la aplicación.
2. ¿Cuál es la mejor frecuencia para enviar recordatorios de citas?
La mejor frecuencia para enviar recordatorios de citas depende del tipo de negocio y la naturaleza de la cita. Generalmente, se recomienda enviar un primer recordatorio 24-48 horas antes de la cita y un segundo recordatorio el mismo día, unas horas antes de la cita.
Esto ayuda a asegurar que tus clientes recuerden su compromiso sin sentirse abrumados por demasiados mensajes.
3. ¿Puedo programar los recordatorios de citas de forma automatizada?
Sí, puedes programar los recordatorios de citas de forma automatizada ligando WhatsApp Business con un CRM como Leadsales. Nuestra plataforma te permite configurar y enviar mensajes automáticos, asegurando que tus clientes reciban sus recordatorios a tiempo sin necesidad de intervención manual.
Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia y consistencia de tus mensajes.
