Cómo anunciar cierre por vacaciones en WhatsApp

Índice

WhatsApp es una plataforma que facilita la comunicación directa entre empresas y clientes, ofreciendo respuestas rápidas que son altamente valoradas. De hecho, el 66% de los usuarios considera que lo más importante que una empresa puede hacer por ellos es respetar su tiempo, algo que la versión Business logra con su mensajería automatizada.

Con estas funciones puedes comunicar rápidamente días de inactividad, como los períodos de vacaciones de tu empresa. Al conocer cómo funciona WhatsApp Business, aprenderás a crear mensajes de “cerrado por vacaciones” para WhatsApp, asegurando que tus clientes se sientan atendidos e informados. 

Conoce cuáles son las herramientas para ventas que ofrece WhatsApp Business.

Logo de WhatsApp

Qué significa el mensaje “cerrado por vacaciones” para WhatsApp Business

El mensaje “cerrado por vacaciones” en WhatsApp Business es una respuesta automática preestablecida que puedes enviar a los clientes que intentan contactar con tu empresa a través de WhatsApp durante un período en que está cerrada por vacaciones. 

Estos mensajes ayudan a cumplir con las expectativas de tus clientes, ya que el 37% espera una respuesta el mismo día y el 28% en menos de una hora. Compartir esta información de inmediato mantendrá a tus clientes informados y les ayudará a planificar sus próximas interacciones. 

Cómo configurar un mensaje de cerrado por vacaciones para WhatsApp: paso a paso

Para configurar un mensaje de vacaciones en WhatsApp Business, sigue estos tres simples pasos:

1. Accede a la configuración de WhatsApp Business

  • Abre WhatsApp Business y toca el ícono de más opciones (tres puntos verticales) o ‘Configuración’.
  • En ‘Herramientas para la empresa’, selecciona ‘Mensaje de ausencia’.

2. Activa y edita el mensaje de ausencia

  • Activa la opción ‘Enviar mensaje de ausencia’.
  • Toca el área del mensaje para modificarlo según tu preferencia.
  • Una vez editado el mensaje, presiona OK’ para confirmar los cambios.

3. Define las condiciones de envío del mensaje

Horario

  • Selecciona ‘Enviar siempre’ si deseas que el mensaje se envíe continuamente.
  • Elige ‘Horario personalizado’ para definir tiempos específicos durante los cuales el mensaje debe ser enviado.
  • Selecciona ‘Fuera del horario comercial’ si prefieres que el mensaje se envíe solo fuera de este horario. Asegúrate de haber definido previamente estos horarios en la aplicación.

Destinatarios

  • Escoge ‘Todos’ para que cualquier persona que te escriba reciba el mensaje de ausencia.
  • Selecciona ‘Los que no están en la libreta de contactos’ para enviar el mensaje solo a números desconocidos.
  • Usa ‘Todos excepto a’ para excluir a ciertos contactos del mensaje automático.
  • Elige ‘Solo enviar a’ para limitar el envío del mensaje a contactos específicos.

Después de ajustar todas las condiciones, asegúrate de pulsar ‘Guardar’ para aplicar y conservar los cambios realizados.

Aprende a programar mensajes en WhatsApp Business y descubre los tipos de mensajes que puedes automatizar.

Una persona sentada cerca de una maleta grande sobre ruedas, preparada para salir de vacaciones

Consejos para redactar un mensaje de “cerrado por vacaciones” para WhatsApp efectivo

Para redactar un mensaje efectivo de “cerrado por vacaciones” en WhatsApp, es importante mantener una comunicación clara y profesional. Aquí te dejamos algunos consejos prácticos que te ayudarán a asegurar que tu mensaje sea tanto informativo como respetuoso:

1. Sé claro y conciso en tu mensaje

El objetivo principal de tu mensaje de ausencia es informar a tus clientes sobre tu no disponibilidad de manera comprensible y directa. Evita usar un lenguaje demasiado formal o técnico que pueda confundir; utiliza frases cortas y directas. Por ejemplo:

No digas: “Nos encontraremos fuera de las instalaciones realizando un receso programado por motivos de descanso”

Di: “Estaremos cerrados por vacaciones desde [incluye fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]”.

2.  Incluye fechas de cierre y de regreso

Debes especificar las fechas exactas de inicio y fin de tu período de vacaciones. Esto  ayuda a gestionar las expectativas de tus clientes y les permite planificar mejor sus requerimientos en torno a tus días de inactividad. 

No digas: “Estamos cerrados por vacaciones. Cuando regresemos tomaremos su mensaje. ¡Gracias!”

Di: “Nuestro equipo estará de vacaciones del 20 de julio al 5 de agosto. Regresaremos a nuestras actividades normales el 6 de agosto”.

3. Agradece a tus contactos

No olvides incluir un agradecimiento en tu mensaje. Esto muestra aprecio y consideración hacia tus clientes, fortaleciendo la relación y fomentando una imagen positiva de tu empresa. Puedes finalizar tu mensaje con una nota de agradecimiento como: 

“Agradecemos tu comprensión y esperamos atenderte a nuestro regreso. ¡Gracias por tu preferencia!”

Ejemplos de mensajes de “cerrado por vacaciones” efectivos

1. Mensaje básico para informar fecha de regreso

“¡Hola! Gracias por contactarnos. Estaremos cerrados por vacaciones y no podremos responder mensajes durante ese tiempo. Agradecemos tu comprensión y estamos deseosos de atenderte a nuestro regreso el [fecha de regreso]. ¡Gracias por tu preferencia!”

2. Mensaje con información importante durante vacaciones

“¡Hola! Gracias por contactarnos. Estaremos de vacaciones desde el [día de inicio] hasta el [día de fin]. Puedes dejarnos un mensaje y te responderemos a nuestro regreso. ¡Gracias!”

3. Mensaje con recursos compartidos

“¡Hola! Estamos de vacaciones hasta el [fecha]. Puedes encontrar ayuda en nuestra página web en la sección de preguntas frecuentes o enviarnos un correo a [correo electrónico]. Te responderemos a nuestro regreso. ¡Gracias!”

4. Mensaje directo para informar periodo vacacional

“¡Hola! Estamos de vacaciones hasta el [fecha de retorno]. Para asuntos urgentes, por favor, contacta de nuevo después de esa fecha y te responderemos lo antes posible. ¡Gracias!”

5. Mensaje para redirección de personal

“¡Hola! Estamos de vacaciones y regresaremos el [fecha]. Para consultas urgentes, puedes visitar nuestra web o contactar a [nombre de alguien que quede asignado] en [correo o teléfono]. ¡Gracias por tu mensaje!”

Seguramente también quieras conocer ejemplos de mensajes de ventas por WhatsApp.

Mantén informados a tus clientes con WhatsApp durante tus vacaciones

Para los clientes, sentirse atendidos, marca la diferencia en sus decisiones: un 64% considera que la experiencia es más importante que el precio al momento de tomar decisiones de compra. Un mensaje de “cerrado por vacaciones” bien estructurado para WhatsApp contribuye a una experiencia positiva, demostrando que valoras y respetas su tiempo.

Si además quieres ir más allá con la programación de mensajes y anticiparte a futuras ausencias o información importante que desees comunicar a tus clientes en determinado momento, Leadsales, nuestro CRM para WhatsApp te permite programar mensajes y recordatorios, garantizando que tus clientes estén siempre informados.

Cómo Leadsales te ayuda mientras estás de vacaciones

Con Leadsales puedes mantener la interacción con tus clientes incluso durante tus vacaciones. Nuestro CRM facilita que tus clientes continúen recibiendo atención de calidad y respuestas oportunas en tus periodos de ausencia, ayudándote a:

  • Automatizar y programar tus mensajes: Leadsales te permite programar comunicaciones de manera anticipada, garantizando que tus clientes reciban información sobre tus períodos de vacaciones u otros eventos importantes. Esto asegura mantener la continuidad de tu atención sin interrupciones.
  • Ofrecer respuestas automáticas: aunque estés de vacaciones, las preguntas de tus clientes no se detienen. Leadsales te ayuda a configurar mensajes automáticos para las consultas más frecuentes, asegurando que tus clientes reciban respuestas rápidas y efectivas, mejorando su experiencia y agilizando el proceso de ventas.

Con Leadsales puedes atender a tus clientes y disfrutar de tus vacaciones ¡Agenda una demo hoy mismo!

Un hombre sentado en una sala de espera del aeropuerto utilizando su teléfono móvil

Preguntas frecuentes (FAQ) acerca de mensaje cerrado por vacaciones WhatsApp

¿Puedo programar un mensaje de cerrado por vacaciones para WhatsApp con antelación?

WhatsApp Business no permite la programación directa de mensajes de ausencia con antelación. Sin embargo, puedes activar el mensaje de ausencia justo antes de comenzar tu período de vacaciones y desactivarlo a tu regreso. Para una gestión más automatizada, considera utilizar herramientas CRM para WhatsApp que sí ofrecen esta funcionalidad.

Puedes programar mensajes en Leadsales, lo que te permitirá informar a tus clientes con antelación sobre las vacaciones o cualquier otro período de inactividad en tu empresa.

¿Es necesario informar a todos mis contactos sobre mi cierre por vacaciones en WhatsApp?

Sí, es ideal informar a todos tus contactos sobre tu cierre por vacaciones. Sin embargo, también puedes usar un CRM para segmentar tus contactos y enviar mensajes personalizados de ausencia, especialmente a tus clientes más fieles. 

Esto garantiza que, aunque no puedas responder inmediatamente, tus clientes sepan cuándo estarás disponible nuevamente.

¿Qué debo incluir en un mensaje de cerrado por vacaciones para WhatsApp para que sea efectivo?

Para que tu mensaje de “cerrado por vacaciones” en WhatsApp Business realmente resuene y sea efectivo, debe ser más que informativo: debe conectar y tranquilizar a tus clientes. Aquí tienes algunos consejos clave:

  • Sé directo y claro: comienza con un saludo amigable y ve directo al punto. Informa las fechas de tu ausencia claramente: “Estaré fuera de la oficina desde el 1 hasta el 15 de agosto”.
  • Exprésate con gratitud: agradece a tus clientes su paciencia y comprensión. Un simple “Gracias por tu paciencia” puede fortalecer la relación con tus clientes.
  • Integra un chatbot: utiliza un chatbot para manejar consultas frecuentes durante tu ausencia. Con Leadbot de Leadsales, puedes guiar a tus clientes hacia respuestas útiles o recursos alternativos, asegurando que se sientan atendidos incluso durante tu período de vacaciones.

Fotos vía Unsplash

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