¿Cómo Programar Mensajes en WhatsApp Business?

Índice

WhatsApp es una aplicación de mensajería que las empresas utilizan para comunicarse con sus clientes, ofreciendo herramientas que facilitan estas interacciones, como la opción de programar mensajes en WhatsApp Business. Esto te permite responder siempre de manera oportuna y asegurarte de no perderte ninguna oportunidad de venta.

Conocer WhatsApp Business y cómo funciona te ayuda a tener los mejores beneficios de esta plataforma para tu empresa, recuerda que con su uso puedes aumentar las ventas al 127% y la tasa de conversión al 120%. En este post, aprenderás cómo programar mensajes y cómo puedes utilizar esta función para mejorar la comunicación con tus clientes.

Qué son los mensajes automáticos en WhatsApp Business

Los mensajes automáticos en WhatsApp Business son respuestas preestablecidas, también denominadas plantillas de WhatsApp. Para enviar estas respuestas, puedes hacerlo a través de:

  • WhatsApp Business
  • WhatsApp Business API
  • Plataformas profesionales

Veamos ahora qué mensajes puedes programar y cómo programarlos dependiendo de la opción que elijas.

Cómo programar mensajes en WhatsApp Business

WhatsApp Business ofrece diversas opciones para crear mensajes automáticos y comunicarte con tus clientes, facilitando la interacción constante y profesional sin necesidad de estar en línea todo el tiempo. Estos son los tipos de mensajes que puedes programar:

  • Mensaje de bienvenida: este es el primer mensaje que un cliente recibe al iniciar una conversación. Puede ser configurado para dar una introducción sobre la empresa, ofrecer información inicial o simplemente saludar al usuario.
  • Mensaje de ausencia: si una empresa no está disponible, ya sea por estar fuera del horario laboral o por cualquier otro motivo, este mensaje informa al cliente sobre la situación y asegura que su consulta ha sido recibida y será atendida a la brevedad.
  • Respuestas rápidas: pensadas para agilizar la comunicación, las respuestas rápidas son respuestas predefinidas que se pueden usar para atender consultas frecuentes o proporcionar información estándar que los clientes suelen solicitar.

Tomando en cuenta que el 33% de los consumidores prefiere usar WhatsApp cuando quiere obtener una respuesta rápida a una pregunta, sigue estos pasos para programar tus mensajes en WhatsApp Business:

  • En tu cuenta de WhatsApp Business, ve a la sección de ‘Ajustes’ y selecciona ‘Herramientas para la empresa’.
  • Desde ahí, se pueden configurar opciones como «Mensaje de Bienvenida», «Mensaje de Ausencia» y «Respuestas Rápidas».
  • Una vez que selecciones el mensaje que deseas programar, debes redactarlo. También tienes la posibilidad de usar plantillas de mensajes de WhatsApp Business si deseas hacer envíos masivos.
  • Finalmente, guarda los cambios y activa la función correspondiente.

Cómo programar mensajes con WhatsApp Business API

Con la API de WhatsApp, también tienes la capacidad de enviar mensajes personalizados y automatizados que pueden mejorar la interacción con tus clientes. Esta herramienta ofrece la flexibilidad para adaptar el contenido de tus mensajes a las necesidades de tu empresa y de tus clientes. 

Estos son algunos de los mensajes que puedes programar con la API de WhatsApp: 

  • Respuestas automáticas: puedes integrar chatbots que pueden manejar preguntas frecuentes o proporcionar información útil de forma instantánea, sin intervención humana directa. Por ejemplo, Leadbot, el chatbot de Leadsales, se integra fácilmente a tu cuenta de WhatsApp.
  • Notificaciones: envía alertas sobre el estado de pedidos, confirmaciones de reservaciones, o recordatorios de citas, manteniendo a tus clientes siempre informados.
  • Marketing y promociones: aprovecha la flexibilidad de la API para enviar mensajes sobre promociones, ofertas especiales o eventos, personalizados según el historial y las preferencias de tu cliente.

Para programar mensajes con la API de WhatsApp, sigue estos pasos:

  • Verifica la elegibilidad de tu empresa: asegúrate de que tu empresa cumpla con los requisitos específicos para verificar tu empresa en Meta.  
  • Regístrate: puedes hacerlo directamente a través de WhatsApp o mediante un proveedor comercial para obtener acceso a la API.
  • Configura Business Manager: si aún no lo tienes, crea un Facebook Business Manager, añade una cuenta de WhatsApp Business y verifica tu número de teléfono.
  • Verifica tu dirección: proporciona los documentos necesarios para verificar la dirección comercial de tu empresa.
  • Activa tu cuenta: completa la configuración en Business Manager y activa tu cuenta de WhatsApp Business.

Para empresas que buscan automatizar su comunicación a gran escala, la API de WhatsApp Business, además de la programación de mensajes, también ofrece integración con sistemas CRM, ideales para facilitar la gestión de tus clientes y tus comunicaciones. 

imagen de dos hombres sentados en una banca, del rostro para abajo, vestidos de trajo y mirando una tablet

Cómo programar mensajes en WhatsApp Business a través de una plataforma profesional

Algunas empresas deciden utilizar plataformas o soluciones profesionales para programar mensajes en WhatsApp Business. Entre estas soluciones puedes usar:

  • CRM para WhatsApp: un CRM (Customer Relationship Management) permite programar mensajes personalizados basados en el historial de interacciones y datos del cliente.  
  • Integración con chatbots: los chatbots se pueden programar para enviar respuestas automáticas y gestionar consultas estándar, puedes enviar información sobre tus productos o servicios.  

Sigue leyendo para aprender cómo programar mensajes en WhatsApp con un CRM o integrando un chatbot.

1. Cómo programar mensajes en WhatsApp Business con un CRM

Programar mensajes en WhatsApp utilizando un CRM implica integrar ambos sistemas para automatizar y personalizar la comunicación con tus clientes. Aquí te explicamos cómo hacerlo de forma sencilla:

  • Elige un CRM compatible: selecciona un CRM que ofrezca integración con WhatsApp. Algunos CRM ya incluyen esta funcionalidad de manera nativa, como Leadsales, o mediante complementos.
  • Configura la integración: configura la conexión entre tu CRM y WhatsApp. Esto generalmente implica ingresar credenciales de API de WhatsApp y ajustar las configuraciones de sincronización.
  • Programa los mensajes: en el CRM, crea los mensajes que deseas enviar y programa el envío basado en eventos, fechas o acciones específicas de los clientes. Por ejemplo, mensajes de bienvenida, recordatorios de citas, o promociones personalizadas.

2. Cómo programar mensajes en WhatsApp Business con chatbots

Antes de configurar un chatbot, asegúrate de tener acceso a la WhatsApp Business API, necesaria para integrar herramientas de chatbot y conversar con tus clientes. Te dejamos el paso a paso para programar tus mensajes:

  • Establece la lógica de la conversación: define cómo responderá el chatbot a las interacciones comunes, utilizando respuestas prediseñadas y basadas en palabras clave. Considera también el uso de respuestas generadas automáticamente con inteligencia artificial para consultas más complejas.
  • Configura las respuestas automáticas: establece respuestas para preguntas frecuentes y configura el chatbot para que responda automáticamente según las palabras clave detectadas.

Para qué sirven los mensajes automáticos de WhatsApp Business

Además de poder ofrecer respuestas y atención rápida a tus clientes, programar mensajes para tus comunicaciones también tiene otros beneficios para tu empresa. Aquí te contamos algunos de ellos:

  • Para ofrecer atención continua y oportuna: los mensajes automáticos garantizan que los clientes reciban una respuesta inmediata, independientemente del horario o disponibilidad del personal.
  • Para optimizar recursos y reducir de costos: con la automatización, es posible reducir la necesidad de personal dedicado exclusivamente a la atención al cliente, lo que se traduce en ahorros de dinero y tiempo.
  • Para brindar una primera impresión positiva: al recibir una respuesta o saludo inicial, se genera un impacto positivo, mostrando profesionalismo y atención al cliente desde el primer contacto.
  • Para potenciar el crecimiento de las ventas: los mensajes automáticos pueden contener promociones, información de productos o respuestas a preguntas frecuentes, lo que puede incentivar la decisión de compra.
  • Para enviar mensajes a gran escala: para empresas con una alta demanda de comunicación, los mensajes automáticos facilitan el manejo y respuesta a un gran número de clientes simultáneamente.
  • Para automatizar la comunicación: más allá de los mensajes individuales, la automatización se extiende a todos los canales de ventas, asegurando una experiencia de usuario coherente y eficaz.
Mano sosteniendo un smartphone con la app de WhatsApp seleccionada

Mejora la programación de tus mensajes en WhatsApp Business con Leadsales

Programar mensajes en WhatsApp Business te permitirá atender todas las solicitudes y demandas de tus clientes, ofreciendo un servicio que se anticipa a sus necesidades y se adapte a sus horarios. Al integrar esta función en tu estrategia de comunicación y ventas, podrás crear formas más dinámicas y efectivas de interactuar con tus clientes.

Para ampliar aún más ese alcance, integrar un CRM para WhatsApp dará a tu empresa la capacidad de manejar mayor volumen de interacciones, y por ende, mayores conversiones. 

El CRM para WhatsApp de Leadsales una herramienta confiable para medir, analizar y perfeccionar tus campañas de mensajes masivos.

Cómo Leadsales facilita el uso de WhatsApp Business para programar tus mensajes 

Leadsales se integra con WhatsApp Business, permitiéndote gestionar y programar mensajes de manera eficiente. Esto te facilita mantener una comunicación constante y automatizada con tus clientes, optimizando así las interacciones y asegurando que cada comunicación se realice en el momento más oportuno. 

Aquí te contamos todo lo que puedes hacer con Leadsales:

  • Mensajes programados: es posible programar recordatorios personalizados, asegurando que tus clientes reciban información relevante en el momento adecuado.
  • Comunicación personalizada: Leadsales te permite enviar mensajes personalizados a todos tus clientes sin restricciones.
  • Respuestas rápidas: con respuestas automáticas, puedes atender de forma inmediata las consultas más frecuentes.
  • Campañas segmentadas: Leadsales facilita el envío de campañas dirigidas a públicos específicos, maximizando el impacto de tus comunicaciones.
  • Gestión múltiple: la plataforma permite atender a múltiples clientes simultáneamente en WhatsApp. Nuestro CRM para WhatsApp garantiza un seguimiento efectivo, evitando que tu empresa pierda oportunidades de venta.
  • Optimización de estrategias: usando Leadsales junto con plantillas de mensajes, puedes mejorar las estrategias de marketing y atención al cliente, ofreciendo una experiencia personalizada que fortalecerá las relaciones con tus clientes.

Si buscas mejorar y facilitar tu interacción con clientes a través de WhatsApp Business, conoce lo que Leadsales puede hacer por tu empresa ¡Agenda una demo hoy mismo!

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre programar mensajes en WhatsApp Business

¿Cuál es la diferencia entre WhatsApp Business y WhatsApp Business API?

WhatsApp Business API está orientada a empresas más grandes que necesitan automatizar comunicaciones a gran escala, no siendo una aplicación sino una interfaz de programación que se integra con sistemas empresariales. 

Mientras que WhatsApp Business es una aplicación para pequeñas empresas que permite una interacción manual y directa con los clientes, facilitando la creación de un perfil empresarial.

También puedes conocer las diferencias entre WhatsApp y WhatsApp Business.

¿Cuál es la ventaja de usar WhatsApp Business API para programar mensajes?

La ventaja de usar la WhatsApp Business API para programar mensajes es que permite automatizar la comunicación con clientes a gran escala, mejorando la eficiencia y la efectividad del servicio al cliente. También considera que los mensajes enviados a través de la API de WhatsApp Business logran una tasa de apertura del 99%.

¿Cómo puedo usar los mensajes automáticos para aumentar mis ventas?

Puedes usar los mensajes automáticos de WhatsApp para aumentar tus ventas siguiendo estas estrategias efectivas:

  • Personaliza tus mensajes: adapta el estilo y tono de tus mensajes para reflejar el de tus clientes, basándote en su actividad en redes sociales. Esto crea una conexión más personal que puede alentar a la acción de compra.
  • Refuerza la promoción de tu empresa: usa los mensajes automáticos para promocionar productos relacionados o nuevos lanzamientos. Informa a los clientes sobre ofertas especiales o descuentos para productos complementarios a los que ya han mostrado interés.
  • Solicita reseñas: automatiza mensajes para pedir a los clientes satisfechos que dejen comentarios positivos, lo cual puede influir en la decisión de futuros compradores.
  • Informa a tus clientes: envía actualizaciones automáticas sobre el estado de los pedidos para mantener informados a los clientes durante todo el proceso de entrega. Esto mejora la experiencia de compra y también reduce los costos operativos al minimizar las entregas fallidas por ausencias.

Incluye enlaces directos: añade URLs en tus mensajes automáticos que redirijan a los clientes a tu catálogo de productos o a tus redes sociales. Esto puede aumentar las ventas directas y también ampliar tu base de seguidores y su engagement.

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