En el ámbito de la comunicación digital, WhatsApp es una herramienta indispensable, adaptándose constantemente para satisfacer las necesidades de las personas usuarias. Para las empresas, la plataforma ha evolucionado bastante, permitiendo ahora usar WhatsApp Business en varios dispositivos.
Inicialmente, esta funcionalidad se limitaba a solo dos conexiones. Sin embargo, a partir de las peticiones de sus usuarios, esta característica ha crecido para permitir ahora conectar hasta cuatro dispositivos adicionales y un teléfono principal al mismo tiempo.
En este artículo, revisamos en profundidad esta característica particular del funcionamiento de WhatsApp Business, muy útil para los equipos de ventas, ya que les ayuda para comunicarse mejor con sus clientes a través de diversas plataformas como la versión web y de escritorio.
Ventajas de usar WhatsApp Business en varios dispositivos
Utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos ofrece múltiples ventajas para mejorar la comunicación comercial y la gestión interna.
Will Cathcart, jefe de WhatsApp en Meta, escribió en un tuit que cada día 175 millones de personas mandan mensajes a empresas a través de WhatsApp Business. Este dato refleja muy bien la importancia de esta plataforma para los negocios, algo que ninguna empresa debería pasar por alto.
Aquí algunas de las ventajas que hacen que WhatsApp Business sea una herramienta realmente potente para los negocios que buscan darle un mejor servicio a sus clientes:
- Mejor cobertura de atención al cliente: Al permitir que varios empleados accedan a la cuenta desde distintos dispositivos, puedes asegurarte de que más consultas de clientes sean atendidas rápidamente, lo cual es ideal durante campañas publicitarias o promociones activas.
- Acceso flexible para todo el equipo de ventas: tus empleados pueden responder a los mensajes de los clientes desde cualquier lugar, lo que ofrece flexibilidad y mejora la capacidad de respuesta, especialmente útil para equipos que trabajan remotamente o en movimiento.
- Mejor organización: puedes asignar nombres a los dispositivos enlazados, lo que ayuda a mantener la organización y a saber quién está respondiendo desde cada dispositivo.
- Expansión futura con WhatsApp Business Premium: próximamente, WhatsApp Business Premium permitirá conectar hasta diez dispositivos, ideal para negocios en crecimiento que necesitan más capacidad de gestión.
- Asignación de chats: esta función, aún en desarrollo y no disponible en todos los países, permitirá asignar chats a agentes específicos, mejorando la eficiencia en la gestión de comunicaciones.
¿Cómo configurar y usar WhatsApp Business en varios dispositivos?
Configurar WhatsApp Business para usarlo en varios dispositivos, ya sea desde un Android o un iPhone, es un procedimiento sencillo que mejora la gestión de tus comunicaciones empresariales.
Aquí te mostramos cómo hacerlo para ambos sistemas operativos:
1. Abre WhatsApp Business en tu teléfono principal (Android o iPhone).
2. Accede al menú de ajustes: en Android, toca los tres puntos verticales en la esquina superior derecha; en iPhone, selecciona “Configuración” en la barra de menú inferior.
3. Selecciona “Dispositivos vinculados” para explorar las opciones de dispositivos múltiples.
4. Elige “Vincular un dispositivo” y prepara el dispositivo secundario que deseas conectar.
5. Sigue las instrucciones para escanear el código QR mostrado en tu dispositivo principal usando la cámara del dispositivo secundario.
Una persona puede acceder a través de un teléfono móvil y las demás podrán hacerlo a través de WhatsApp web o la aplicación para escritorio. Eso sí, para el cliente siempre parecerá que se trata de una sola persona.
Tienes que saber que no es necesario que el teléfono en el que tienes descargada la aplicación permanezca en línea todo el tiempo para que otros usuarios puedan usar WhatsApp Business en los dispositivos vinculados. Sin embargo, se desconectarán si no lo usas durante catorce días.
¿Cómo identificar cada uno de los dispositivos vinculados?
Para mantener una buena organización y poder identificar fácilmente todos los dispositivos vinculados en WhatsApp Business, es importante saber cómo identificar cada uno de ellos.
Así podrás saber con precisión y claridad desde qué dispositivo se están llevando a cabo las comunicaciones. Sigue estos pasos adicionales para personalizar y reconocer cada dispositivo conectado, tanto en sistemas Android como iOS:
1. Accede a la configuración de “Dispositivos Vinculados”:
- En Android, toca el ícono de más opciones y selecciona “Dispositivos vinculados”.
- En iOS, ve a “Ajustes” en la aplicación de WhatsApp Business y selecciona “Dispositivos vinculados”.
2. Selecciona de la lista el dispositivo vinculado que deseas identificar.
3. Toca sobre el nombre con el que quedó registrado el dispositivo y escribe el nuevo nombre que le quieras asignar. Toca “Guardar” y listo, ahora tendrá el nuevo nombre que le pusiste.
Funciones de WhatsApp Business disponibles para todos los dispositivos enlazados
Al vincular distintos dispositivos, se puede sacar un mayor provecho de las funciones de esta aplicación para atender y dar seguimiento a tus clientes, entre ellas están:
- Empleo de respuestas rápidas. Con la automatización de respuestas rápidas en WhatsApp Business puedes ahorrar mucho tiempo en los mensajes que envías con mayor frecuencia a tus clientes, incluidos mensajes multimedia, como imágenes y videos.
- Generación de mensajes de bienvenida. Activar los mensajes de bienvenida es una gran forma de dar atención inmediata a los clientes que te escribe por primera vez o después de algunos días sin actividad.
- Creación de etiquetas. Estas pueden ayudarte a organizar los chats y mensajes, y encontrarlos con rapidez. Puedes crear etiquetas en WhatsApp Business con colores o nombres diferentes y añadirlas a un chat completo o a mensajes específicos dentro del chat.
- Aplicación de mensajes de ausencia. Si decides activar los mensajes de ausencia, los clientes que te escriban recibirán automáticamente un texto personalizable que indica que no puedes contestar en ese momento o que no tienes el teléfono a la mano. Puedes elegir a qué clientes enviarle mensajes de ausencia y cuándo quieres que se envíen.
- Creación de enlaces directos. Con WhatsApp Business puedes generar y compartir un link personalizado con tus clientes de modo que inicien un chat directamente contigo. La visualización varía dependiendo desde qué dispositivo abran el enlace que les enviaste.
- Aplicación de filtros a la lista. Estos filtros te permiten encontrar rápidamente mensajes específicos tuyos o de tus clientes en tu lista de chats. De esta manera será muy fácil para ti encontrar fotos, GIF, enlaces y documentos.
Leadsales: simplifica la gestión de ventas usando un solo número de WhatsApp Business para todos tus vendedores
Si tu empresa ya vinculó sus dispositivos, mediante WhatsApp Business, puedes apoyarte en un CRM versátil como Leadsales que te permita tener un sólo número para todos tus vendedores y disponer de información detallada y dirigida para cada colaborador.
Podrás darle seguimiento en cada momento y, frente a la fragmentación de la información, recogerás todas las interacciones con el cliente en una base de datos única. De esta forma le darás un mejor seguimiento a tus clientes.
Como ya vimos, existen varias funciones que puedes aprovechar para mejorar el servicio y la experiencia de tus clientes. Si lo haces acompañado por Leadsales, tus procesos y toma de decisiones serán más fáciles. Esto te dará una clara ventaja frente a la competencia, con un rápido retorno de la inversión realizada.
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Preguntas frecuentes sobre cómo usar WhatsApp Business en varios dispositivos
1. ¿Cuántos dispositivos puedo vincular a mi cuenta de WhatsApp Business?
Puedes vincular hasta cuatro dispositivos adicionales además de tu teléfono principal. Esto te permite gestionar tus comunicaciones de negocio en equipo y desde múltiples lugares y dispositivos simultáneamente.
2. ¿Se sincronizan los mensajes en todos los dispositivos vinculados?
Sí, todos los mensajes se sincronizan automáticamente entre los dispositivos vinculados. Cualquier acción que alguien de tu equipo o tú realicen en un dispositivo se reflejará en todos los demás, asegurando que siempre estén al día con todas las conversaciones.
3. ¿Es seguro usar WhatsApp Business en varios dispositivos?
Sí, WhatsApp utiliza cifrado de extremo a extremo para todas las comunicaciones, garantizando que los mensajes sean privados y seguros, incluso cuando se usa en múltiples dispositivos.
Sin embargo, es importante gestionar y revisar regularmente los dispositivos vinculados para asegurar que todos sean de confianza.
