Un CRM es una herramienta empresarial diseñada para gestionar tareas diarias como el seguimiento de clientes, la organización de contactos y el análisis de datos. Si estás evaluando implementarlo en tu negocio, seguramente te preguntarás: ¿cuánto cuesta un CRM?
Saber qué influye en el costo de un CRM es importante para tomar una buena decisión. En este post te explicamos qué factores afectan su precio, ejemplos de tarifas y cómo calcular el retorno de inversión (ROI) para que puedas elegir el CRM que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio.
Por qué integrar un CRM en tu empresa
Teniendo en cuenta el impacto positivo que puede tener, un CRM es una inversión estratégica para cualquier empresa que quiera mejorar su relación con los clientes y optimizar procesos. Más allá del precio, vale la pena analizar los beneficios que puede ofrecer a tu negocio.
Aquí tienes algunos datos recopilados por Digiexe que demuestran su impacto:
- Aumento en las ventas: las empresas reportan un incremento promedio del 29% en las ventas gracias a un mejor seguimiento de oportunidades y la personalización de experiencias únicas para cerrar ventas más rápido.
- Mayor eficiencia en captar prospectos: la automatización de tareas repetitivas como envío de correos o registro de datos de clientes, permite una mejora del 34% en eficiencia, liberando tiempo para aplicar técnicas de cierre de ventas efectivas.
- Mejor precisión en pronósticos: los análisis de datos históricos o actuales de clientes con un CRM logran un 42% de mejora en la precisión, ayudando en la toma de decisiones estratégicas.
Descubre los tipos de CRM y cuál es el sistema que más se adapta a las necesidades de tu negocio.
Cuáles son los factores que influyen en el precio de un CRM
En mi opinión, antes de preocuparte por saber cuánto cuesta un CRM, es importante identificar lo que realmente necesita tu empresa. Estos factores te ayudarán a entender mejor cuánto podrías invertir:
1. Número de usuarios
La mayoría de los proveedores calculan sus precios en función de la cantidad de usuarios con acceso al sistema. Cuantos más usuarios tengas, mayor será el precio mensual o anual. Este modelo es ideal para ajustar el gasto según el tamaño de tu equipo.
2. Nivel de personalización
Un CRM estándar cubre funciones básicas, pero si necesitas adaptarlo a los procesos de tu empresa, los costos serán más altos:
- CRM de código abierto: permite personalización completa, pero requiere inversiones en desarrollo para configurar funcionalidades específicas.
- CRM de precio cerrado: son más limitados en personalización, pero su implementación es más rápida y accesible.
3. Funcionalidades y alcance del sistema
Los CRM básicos incluyen gestión de contactos y seguimiento de ventas. Sin embargo, las soluciones avanzadas ofrecen funcionalidades más completas que aumentan la inversión, como:
- Análisis de datos detallados: ayudan a tomar decisiones informadas con base en métricas clave como el rendimiento de los asesores de ventas o el tiempo promedio de conversión de leads.
- Integraciones con herramientas de terceros: conexión con plataformas como correo electrónico, ERP o software de marketing.
- Automatización de marketing: mejora la productividad al automatizar tareas como la programación de campañas de email marketing o el envío de recordatorios personalizados a clientes.
4. Soporte técnico y mantenimiento
El nivel de soporte influye directamente en el precio y es un factor clave para empresas que comienzan a usar un CRM.
- Soporte básico: incluye asistencia limitada, ideal para usuarios con experiencia previa.
- Soporte avanzado: ofrece formación, actualizaciones frecuentes y resolución personalizada de problemas, lo que aumenta los costos, pero garantiza una experiencia más eficiente.
5. Modelo de precios
El esquema de pago también afecta el costo final. Algunos modelos de precios son:
- Por suscripción: pagos mensuales o anuales, populares en soluciones en la nube.
- Licencia perpetua: requiere un pago inicial elevado, pero puede ser más rentable a largo plazo.
- Freemium: ofrece funcionalidades básicas sin costo, con opciones de pago para características avanzadas.
Cuánto cuesta implementar un CRM en tu negocio
El costo final de integrar un CRM en tu negocio dependerá de los componentes involucrados en su implementación, desde el software hasta el soporte técnico. Aquí están los factores principales que debes considerar y algunos ejemplos de tarifas en el mercado:
1. Costos de software
Se refiere al precio del sistema, que puede variar según el tipo de licencia.
- Licencias perpetuas: pago inicial elevado, común en sistemas locales, que puede oscilar desde miles hasta decenas de miles de dólares.
- Planes de suscripción: costos recurrentes entre $10 y $150 por usuario al mes, dependiendo de las funcionalidades incluidas como soluciones en la nube.
2. Costos de implementación
Estos gastos pueden incluir:
- Personalización: adaptar el sistema a los procesos específicos de tu empresa.
- Integración: conectar el CRM con herramientas existentes como correos o software contable.
- Migración de datos: transferir información de sistemas previos al nuevo CRM.
3. Costos de hardware
Este costo es exclusivo de los sistemas locales, que requieren inversión en infraestructura física.
- Servidores: almacenan datos y gestionan el tráfico de usuarios, con costos desde unos miles hasta decenas de miles de dólares.
- Infraestructura de red: incluyen equipos como routers y firewalls que garantizan una conexión segura y estable.
- Sistemas de backup y enfriamiento: protegen la información almacenada y aseguran el rendimiento óptimo del hardware.
Estos costos varían según la capacidad requerida y las especificaciones técnicas de la infraestructura, y deben considerarse tanto en la fase inicial como en el mantenimiento a largo plazo.
4. Costos de capacitación y soporte
Estos costos incluyen los relacionados con preparar a tu equipo y garantizar el funcionamiento continuo del CRM.
- Capacitación inicial: formación básica incluida en algunos planes; las capacitaciones avanzadas suelen tener costos adicionales.
- Soporte técnico: asistencia técnica que varía entre planes básicos y avanzados, con precios ajustados a las necesidades.
5. Costos operativos y de mantenimiento
El mantenimiento de un CRM implica gastos recurrentes para garantizar su correcto funcionamiento.
- Actualizaciones de software: mejoras de funciones y seguridad necesarias para mantener el sistema actualizado.
- Soporte técnico: resolución de problemas técnicos y asistencia, que puede incluir soporte 24/7 en planes avanzados.
- Mantenimiento de infraestructura: revisiones y reemplazos en sistemas locales para garantizar un rendimiento continuo.
6. Modelos de precio
Se refiere a las distintas formas de pago que los proveedores de CRM ofrecen, adaptadas a las necesidades y presupuesto de cada empresa.
- Por cuenta: pago único por la licencia, útil para empresas con necesidades específicas.
- Por usuario: pago ajustable según el tamaño del equipo, común en el mercado SaaS.
- Precio modular: pago por módulos específicos, como ventas, marketing o soporte.
Ejemplos de costos de implementación de un CRM
Según mi experiencia, los precios pueden cambiar bastante dependiendo del tipo de plan que elijas y las necesidades de tu empresa:
- Planes básicos o de prueba: desde $7 a $50 por usuario al mes, ideales para pequeñas empresas.
- Planes avanzados: entre $50 y $150 por usuario al mes o más, según las funcionalidades necesarias.
Aquí tienes una tabla con referencias de precios de CRM para que te sea más fácil comparar:
Ejemplos de precios de CRM
| CRM | Plan básico o plan de prueba (USD/mes) | Planes completos (USD/mes) |
| Leadsales | $7 por 14 días (periodo prueba) | $83.99 |
| ForceManager | $14.50 | $42.50 |
| Salesforce | $25.00 | $100.00 |
| Pipedrive | $24.00 | $129.00 |
| Zoho CRM | $20.00 | $65.00 |
| Teamleader | $45.00 | $74.25 |
| Zendesk | $19.00 | $115.00 |
Cómo calcular el retorno de inversión (ROI) de un CRM
Implementar un CRM es una inversión importante, pero ¿cómo determinar si vale la pena? Calcular el retorno de inversión (ROI) te permite evaluar los beneficios que esta herramienta aporta a tu negocio. Aquí te mostramos los principales beneficios:
1. Incremento en ingresos
Un CRM mejora la conversión de leads y facilita ventas cruzadas, impulsando los ingresos. Al optimizar el seguimiento personalizado, tu empresa logra mejores resultados sin necesidad de mayores esfuerzos comerciales.
2. Reducción de costos operativos
La automatización de tareas, como el ingreso de datos y los envíos de correos, ahorra tiempo a los equipos de trabajo y reduce costos operativos. Además, permite mejorar la segmentación de clientes, haciendo las campañas de marketing más efectivas y económicas.
3. Ahorro en tiempo de gestión de clientes
Acceder a información actualizada permite a los equipos de ventas y marketing dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más a oportunidades estratégicas, aumentando la productividad.
4. Mejoras tecnológicas y reducción de costos de IT
Un CRM en la nube elimina la necesidad de infraestructura local, reduciendo costos de servidores y mantenimiento. Además, mejora la seguridad y facilita el acceso desde cualquier lugar.
5. Beneficios intangibles
Integrar un CRM genera beneficios intangibles como mayor satisfacción del cliente, gracias a tiempos de respuesta más rápidos y atención personalizada. También fomenta la fidelidad, ya que los clientes satisfechos permanecen más tiempo y aumentan su gasto, y mejora la percepción de marca al ofrecer una experiencia superior.
Fórmula básica para calcular el ROI
Utiliza esta fórmula sencilla para medir el retorno de inversión al integrar un CRM en tu negocio:
ROI = [(Beneficios totales – Inversión total) / Inversión total] x 100
Ejemplo
Si tu CRM te generó $20,000 en beneficios adicionales y la inversión total (incluyendo costos de software, implementación y mantenimiento) fue de $10,000, el ROI sería:
ROI = [($20,000 – $10,000) / $10,000] x 100 = 100%
Esto indica que obtuviste un retorno del 100% sobre tu inversión.
Elige un CRM eficiente como Leadsales
Evalúa cuánto cuesta un CRM para tu negocio, considerando cómo puede ayudarte a optimizar procesos, mejorar la eficiencia y alcanzar mejores resultados comerciales. Elegir el CRM adecuado puede marcar la diferencia en el crecimiento y sostenibilidad de tu empresa.
Uno de los sistemas CRM más fáciles de usar y con funciones personalizables es Leadsales, nuestro CRM para WhatsApp, Facebook e Instagram, hoy utilizado por más de 2,500 empresas. Con un periodo de prueba desde $7, ofrece funciones como:
- Mensajes ilimitados: envía mensajes a todos tus clientes sin restricciones.
- Múltiples usuarios: conecta a todo tu equipo en un mismo espacio de trabajo.
- Programación de mensajes: configura recordatorios automáticos para tus clientes.
- Embudos ilimitados: organiza conversaciones y procesos en embudos de venta personalizables.
Leadsales es ideal para empresas que buscan simplicidad, eficiencia y costos accesibles. Programa una demo y descubre cómo puede ayudarte a mejorar tus procesos.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cuánto cuesta implementar un CRM
¿Existen costos ocultos en la implementación de un CRM?
Sí, además de la suscripción o el costo inicial, podrían surgir gastos adicionales al implementar un CRM. Por ejemplo:
- Personalización: adaptar el sistema a los procesos de tu empresa.
- Integración: conectar el CRM con otras herramientas.
- Migración de datos: transferir información desde sistemas anteriores.
- Capacitación: formación especializada para el equipo.
¿Vale la pena el gasto en un CRM?
Sí, un CRM es una inversión que mejora la eficiencia, optimiza la gestión de clientes y aumenta las ventas. Sin embargo, su éxito dependerá de cómo se implemente y del uso que le des en tu empresa, por lo tanto, calcular el ROI te ayudará a tomar una decisión informada.
Aprende los beneficios de tener un CRM para tu negocio y cómo puede ayudarte a incrementar tus ventas.
¿Es más costoso un CRM en la nube o uno local?
Un CRM en la nube tiene un costo inicial más bajo, ya que no requiere servidores ni infraestructura IT, pero incluye pagos recurrentes por suscripción. Mientras que un CRM local tiene un costo inicial más alto, pero podría ser más económico a largo plazo según las necesidades de tu empresa.
