WhatsApp es una aplicación diseñada para la comunicación instantánea de manera digital, y así como es muy útil para mantenerte conectado con amigos, familia y personas de tu vida diaria, también tiene funciones muy útiles para el mundo de los negocios. Las empresas deben adaptarse a formas de comunicación que sean más fáciles y accesibles para el cliente, y una de ellas es WhatsApp Business.
¿Qué es y para qué sirve WhatsApp Business?
WhatsApp Business es una aplicación gratuita que fue estratégicamente diseñada para las pequeñas y medianas empresas en búsqueda de una herramienta para automatizar, organizar y responder rápidamente a los mensajes.
Es muy similar a WhatsApp Messenger, ya que incluye todas las funciones que el usuario ya conoce y en las que ya confía, con la opción de enviar archivos multimedia, realizar llamadas gratuitas, envío de mensajes a números internacionales, crear chats grupales, enviar mensajes sin conexión y mucho más.
Esta herramienta es útil tanto para la empresa como para el usuario, ya que personaliza la comunicación y hace sentir al cliente que está teniendo una conversación productiva y no solo es una persona más en el customer service de una compañía.
Algunas de las principales funciones de WhatsApp Business son:
- Crear perfil con información relevante. Así, el cliente podrá consultar datos importantes como dirección, horario de atención, correo electrónico o página web.
- Organización de chats. WhatsApp Business facilita a la empresa encontrar mensajes rápidamente a través de etiquetas, una forma de categorizarlos podría ser: nuevo cliente, nueva compra, pago pendiente, pago completo, etc.
- Mensajería instantánea. Estas herramientas se crean para dar una respuesta automática, rápida y eficiente a los clientes.
- Catálogo de artículos. El cliente podrá ver tu cartera de productos/servicios a través de un catálogo con un solo clic en tu perfil.
Preguntas frecuentes sobre WhatsApp Business
Antes de comenzar con el paso a paso, aclararemos algunas preguntas frecuentes que el usuario comúnmente piensa antes de realizar la descarga de WhatsApp Business:
¿Qué pasa si ya tengo una cuenta de WhatsApp Messenger?
En caso de tener una cuenta activa, es posible transferir toda tu información a la modalidad de WhatsApp Business. Esta transferencia incluirá todo tu historial de chats, tus archivos multimedia y toda tu información de contacto.
¿Puedo transferir mis datos de WhatsApp Business a WhatsApp Messenger?
Desafortunadamente, aunque puedas migrar tus datos desde WhatsApp Messenger a WhatsApp Business, no es posible realizarlo al revés. Tu historial de chats en WhatsApp Business no es transferible y no podrás recuperarlo en caso de querer volver a la antigua modalidad.
¿Puedo usar WhatsApp Business y WhatsApp Messenger simultáneamente?
La respuesta rápida a esta pregunta es si, aunque únicamente es posible si las cuentas están asociadas a números telefónicos distintos, es decir, no puedes usar un mismo número para ambas aplicaciones.
Paso a paso: ¿Cómo descargarlo?
Ahora sí, es hora de mostrarte los simples pasos que debes seguir para descargar WhatsApp Business en tu teléfono móvil. Algunos pasos pueden variar dependiendo del sistema operativo de tu dispositivo, ya sea Apple o Android, pero no te preocupes, la base es prácticamente la misma.
Descarga la versión más reciente de WhatsApp Business desde Apple App Store.
Una vez instalada recibirás un mensaje de bienvenida donde se incluyen los términos y condiciones de uso, te recomendamos leerlos detalladamente para que te informes sobre el manejo de tus datos personales.
Verifica tu cuenta.
Para hacer la verificación de tu cuenta deberás ingresar el número de teléfono que quieres asociar con tu cuenta de WhatsApp Business y seleccionar el código correspondiente a tu país.
Una vez realizado recibirás un mensaje de texto con un código de verificación, en caso de no recibirlo tras unos segundos, tendrás la opción de reenviarlo vía SMS o recibir una llamada automatizada donde se te indicarán los 6 dígitos para verificar tu número. Existe la opción de elegir un número fijo de la empresa, para lo cual la única opción de verificación es por el método de llamada.
Vincula tu cuenta (opcional).
En caso de tener una cuenta previa, podrás restaurarla desde la copia de seguridad.
Introduce los datos de la empresa.
Ve a la esquina superior derecha de la app (la ubicación varía dependiendo del sistema operativo) donde se encuentran los ajustes en un ícono con 3 puntos.
Ajustes de empresa.
Luego haz clic en la opción de “ajustes de empresa” y luego en “perfil”. Esta última sección te permitirá ingresar los siguientes datos:
- Nombre de empresa (no debe exceder los 15 caracteres)
- Categoría de empresa
- Descripción de empresa
- Foto de perfil
- Dirección
- Horario comercial
- Correo electrónico
- Página web
Configura tus mensajes automáticos.
Para hacer que la comunicación con tu cliente fluya mejor deberás generar respuestas automáticas, para ello ve de nuevo a la sección de “ajustes de empresa” y selecciona la opción de “herramientas de mensajería”. Los 3 tipos de mensajes que podrás configurar son:
- Mensajes de bienvenida → Son mostrados cuando se quiere iniciar por primera vez una conversación con un nuevo usuario, o cuando este tiene 14 días de inactividad. Un ejemplo sería: ¡Bienvenido a Leadsales! Estamos aquí para resolver todas tus dudas, estamos muy emocionados de comunicarnos contigo pronto.
- Mensajes de ausencia → Se muestran cuando no estás disponible para responder, de manera que tu cliente sepa cuándo esperar una respuesta. Por ejemplo: Hola, por el momento no estamos disponibles. Estaremos de vuelta en el horario de 9:00 – 6:00 pm, nos comunicaremos contigo tan pronto volvamos.
- Respuestas rápidas → Este tipo de respuestas tienen como objetivo resolver dudas frecuentes del cliente o responder a mensajes comunes. Si estás por cerrar alguna interacción con tu cliente, podrías configurar tu despedida como respuesta rápida: ¡Muchas gracias por elegirnos! Puedes contactarnos para cualquier aclaración respecto a tu compra y/o dudas sobre tu producto.
¿Qué sigue después de la descarga?
Una vez que hayas instalado la aplicación, podrás comenzar a comunicarte con tus clientes. Es importante resaltar que a diferencia de WhatsApp Messenger, no podrás contactar directamente al cliente, sino que ellos deberán ponerse en contacto contigo primero para interactuar con ellos.
El usuario no deberá tener instalada la aplicación de WhatsApp Business para comunicarse con tu empresa, este podrá hacer uso de su cuenta de WhatsApp Messenger como lo hace normalmente. Su interacción es casi la misma que con el resto de sus contactos, la única diferencia será que se mostrará un identificador de “cuenta de empresa” al ponerse en contacto con un número telefónico asociado a WhatsApp Business.
Una herramienta que te será de gran utilidad cuando hayas comenzado a entablar conversaciones con tus clientes son las estadísticas de WhatsApp Business, que ofrece información detallada sobre las conversaciones, interacciones, horas en las que se realiza el contacto y el número de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos.
Por último, WhatsApp tiene la opción de vincular tu cuenta a otros dispositivos sin necesidad de tener tu teléfono conectado, lo cual es posible a través de WhatsApp Web (aplicación para navegador) o WhatsApp escritorio (aplicación exclusiva para computadora).
Conclusión:
De acuerdo con Statista, el 83% de los mexicanos cuentan con WhatsApp en sus dispositivos móviles, y basta con un solo clic para contactar a tu empresa. WhatsApp Business pone al alcance de tu mano la oportunidad de conectar con tus clientes de una manera más efectiva que cualquier otra herramienta de comunicación, te ayuda a impulsar el número y la velocidad de tus ventas, a llevar un mejor control de ellas y a hacer crecer tu negocio.
Las interacciones que creas por este medio pueden ser la clave para ganar la lealtad de los consumidores, ya sea por la versatilidad, funcionalidad, rapidez o efectividad de tus interacciones. En esta guía te proporcionamos todos los pasos de descarga para WhatsApp Business, así que si eres parte del equipo de una PYME y aún no cuentas con la aplicación ¿Qué estás esperando? Comienza a usarlo antes de que lo haga tu competencia.
