Reporte de ventas: ¿Qué es y cómo se hace?

Índice

¿Realmente sabes cuántas ventas hay en tu negocio? Si no estás tan seguro o simplemente no estás tan familiarizado aún con los procesos administrativos de un negocio, este blog es para ti.

Los reportes de ventas son herramientas de gran utilidad en una empresa, nos dan una noción real del desempeño en ventas y nos permite analizar diversos datos para tomar decisiones eficientes para impulsar nuestro negocio a cumplir sus objetivos.

¿Qué es un reporte de ventas?

Un reporte de ventas es un documento que alberga información valiosa sobre las actividades de venta dentro de un periodo  determinado. Nos permite evaluar de forma concisa la salud de tu negocio por medio de sus actividades comerciales. 

El objetivo principal de un reporte de ventas es evaluar el rendimiento de las estrategias previamente adoptadas, al mismo tiempo que permite analizar para prevenir posibles problemas y hacer proyecciones del crecimiento del negocio.

Si uno de tus objetivos para tu negocio es hacer crecer tus ventas, te recomendamos leer nuestro blog: 10 estrategias para aumentar tus ventas en 2022

¿Cuál es la información que debe contener un reporte de ventas?

Existen diversas formas en las que se puede crear un reporte de ventas, lo importante es siempre incluir la información de interés para que se pueda hacer un correcto análisis con los datos necesarios.

Toma en cuenta el objetivo principal del reporte de ventas para no dejar pasar ningún dato que contribuya a evaluar los distintos procesos en las etapas de venta.

A continuación te presentamos un ejemplo de los datos relevantes a incluir en un reporte de ventas:

1.Resumen de ventas: Esta sección debe englobar todo lo referente a la situación de ventas del periodo a determinar. Se utiliza para visualizar el progreso de un negocio en alcanzar sus objetivos de ventas planteados. En este apartado puedes incluir el volumen de ventas, comparaciones con meses anteriores y el porcentaje de crecimiento, entre otros datos que consideres importante destacar.

Para que logres hacer correctamente tu reporte de ventas, te recomendamos leer nuestro blog: ¿Cómo determinar tu costo de ventas? E incluir este dato en tu resumen.

2. Informe de ganancias y pérdidas: Su objetivo es comparar el nivel de cotizaciones contra la cantidad total de ventas concretadas, así como el valor de las ventas totales contra los gastos directos e indirectos en ese mismo periodo.

3.Conclusiones: Puedes terminar tu reporte de ventas con anotaciones finales que no clasifican en ninguna de las secciones dentro del reporte, pero que son relevantes para elaborar un criterio en el análisis de los datos presentados. De igual manera se utiliza como un cierre de toda la información.

¿Cómo hacer un reporte de ventas?

Para crear un reporte de ventas es necesario previamente fijar el periodo  deseado, puede ser semanal, mensual o diario. Una vez determinado empezamos a acomodar nuestra información.

Una de las maneras más sencillas en las que puedes elaborar tu reporte de ventas es en excel o google sheets, aquí te enseñamos cómo: 

  1. Reúne los datos de ventas

Analiza qué datos deberás incluir en tu reporte de ventas y reúnelos para empezar a vaciar la información dentro de tu hoja de excel.

  1. Crea una tabla dinámica 

Realiza una tabla detallada con todos los datos que reuniste, recuerda hacerlo de una manera que sea fácil de comprender. Agrega filtros de búsqueda para crear una tabla dinámica en la que puedas buscar la información necesaria más adelante.

  1. Resultado de crecimiento de ventas

Una vez que tenemos nuestros datos organizados, empezamos a sacar los porcentajes de crecimiento por medio de una fórmula muy sencilla. Consiste en restar las ventas del mes actual, con las ventas del mes anterior.

Copia esta misma fórmula en todas las casillas correspondientes para tener el resultado de todos los meses deseados.

  1. Porcentaje de crecimiento de ventas

Ahora convertiremos estos datos a porcentaje.

Sigue la fórmula: “ =(crecimiento del mes)/ (venta del mes) “ en una nueva celda para presentar la información.

De igual manera puedes arrastrar la fórmula o copiar y pegar para obtener los resultados de todos los meses que necesitamos. Deberás asegurarte que el formato este establecido en modo de porcentaje y no número para tener el resultado correcto. 

  1. Resultados totales 

Al final de cada elemento evaluado, añade una fila titulada “Totales” para presentar los resultados finales.

Deberás sumar todos los datos de cada mes de ventas y sumarlos. Podrás usar la formula “ =SUM ” en conjunto con las celdas en las que  se encuentra tu información para sacar el resultado.

Haz este mismo paso para los elementos de crecimiento y porcentajes de ventas.

  1. Utiliza gráficas 

Una gran opción para añadir a tus reportes de ventas son las gráficas, nos permiten analizar de una manera más visual los datos numéricos que se recabaron.

Selecciona los elementos de Mes y Ventas e inserta un gráfico circular o de columnas, utilizando el diseño que más sea de tu agrado. 

Puedes cambiarle el color en las opciones para que cada apartado tenga un distinto color y sea más fácil de comprender, de igual manera puedes cambiar la tipografía.

Agrega un título a tu gráfica y posiciona en un lugar visible de tu reporte.

  1. Revisión final

Antes de enviar tu reporte de ventas, recuerda revisar toda la información que está siendo presentada para asegurar que sea correcta.

Procura que tu reporte se vea profesional y sea sencillo de comprender para hacer las evaluaciones correspondientes a cada periodo que fue determinado.

Si te interesa seguir aprendiendo cómo crear tus reportes de ventas en excel/Google sheets, te recomendamos leer nuestro blog: Tips para llevar tus ventas en excel o sheets

8. TIP) Utiliza un CRM 

Como vimos anteriormente, un reporte de ventas requiere de mucha información detallada para que puedas cumplir tus objetivos.

Te recomendamos utilizar Leadsales, un CRM para WhatsApp que te permite mantener todas tus conversaciones en un solo lugar, además te brinda datos y herramientas que te ayudan a elaborar tus reportes siempre que los necesites. 

Conclusiones

Ahora que ya sabes como crear tus reportes de ventas en excel o google sheets ¡No dudes en utilizarlo! Es una gran herramienta para tu negocio que te apoyará en tomar decisiones informadas, así como descubrir áreas de oportunidad para plantear tus objetivos. 

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