Para poner alertas y recordatorios en WhatsApp es necesario saber que la plataforma no cuenta con esa función de fábrica, lo que puede traducirse en clientes que se enfrían y menos oportunidades para vender por WhatsApp. Por suerte, existen atajos sencillos que te permiten mantener cada conversación bajo control sin salir de tu teléfono.
Quédate a leer y descubre, paso a paso, cómo crear recordatorios y alertas efectivas, las ventajas de implementarlos y cinco trucos para optimizarlos para que no se te escape ninguna venta.
¿Cómo poner alertas y recordatorios en WhatsApp? 3 formas de hacerlo
WhatsApp no trae de serie un botón para programar alertas, pero eso no significa que tengas que vivir entre post-its virtuales. De acuerdo con la web de Zixflow, 54% de los usuarios se apunta a las actualizaciones de pedidos y rastreo, y un 50% prefiere recordatorios de citas e intereses, así que vale la pena saber cómo enviar estos avisos.
Aquí tienes tres caminos —del más básico al más pro— para enviar alertas y recordatorios y no dejar ningún cliente en visto.
1. Enviar el recordatorio manualmente a un contacto o grupo
La forma más simple es la de toda la vida: abres el chat y escribes el aviso cuando toca. Aunque es completamente manual, este método te da control total sobre el tono y la personalización. Si tu base de clientes aún es pequeña, puede ser suficiente y te permite recoger feedback directo antes de invertir en automatización.
- Cuándo usarlo: para recordatorios puntuales o grupos pequeños.
- ¿Cómo hacerlo?
- Redacta una plantilla para tu recordatorio (ej. “¡Hola, [nombre]! Solo para recordarte que…”) y guárdala en tu app de notas.
- Programa una alarma en tu calendario o en tu teléfono para que te avise a la hora exacta.
- Cuando suene la alarma, copia el texto desde tu app de notas.
- Abre WhatsApp Business en tu teléfono.
- Entra en el chat o grupo al que quieres enviar el recordatorio, pega el mensaje y pulsa “Enviar”.
- Ventaja: cero configuraciones.
- Desventaja: si olvidas enviar el mensaje, nadie lo hará por ti.
2. Creando respuestas rápidas con WhatsApp Business
Las respuestas rápidas son atajos de texto (escribes “/pago” y aparece todo tu recordatorio) que reducen a segundos lo que antes tomaba minutos.
Este sistema es perfecto si ya manejas varios chats al día: ahorras tiempo, mantienes un tono coherente y reduces errores al mínimo, aunque todavía requiere que seas tú quien dispare el mensaje.
¿Cómo configurarlas paso a paso?
- Abre WhatsApp Business en tu teléfono y ve a la sección “Ajustes”.
- Toca “Herramientas para la empresa”.
- Selecciona “Respuestas rápidas” y toca en +.
- Escribe tu recordatorio completo (“¡Hola, [nombre]! Solo para recordarte que tu pago vence mañana…”).
- Añade un atajo (por ejemplo, /pago) y, si quieres, palabras clave para encontrarla fácil.
- Guarda y prueba: en cualquier chat escribe “/pago” y pulsa “Enviar”.
Tips de uso:
- Combina respuestas rápidas con las etiquetas de WhatsApp para filtrar a quién mandar el aviso.
- Personaliza el nombre del cliente antes de enviarla para no sonar genérico.
3. A través de un CRM
Cuando el volumen crece, un CRM para WhatsApp es tu mejor aliado. Para empezar solo necesitas conectar tu número, crear un embudo de ventas y configurar las plantillas de tus respuestas rápidas o mensajes programados: el CRM se encargará de hacer el resto.
Esto no solo evita olvidos, sino que además te da datos duros para optimizar cada mensaje y exprimir más conversiones por chat.
¿Qué hace por ti?
- Disparadores automáticos en la el día y la hora que tú elijas para que se envíe el recordatorio.
- Plantillas de respuestas rápidas listas para ser enviadas al escribir el atajo y dar un clic.
- Reportes en tiempo real para medir aperturas, respuestas y ventas derivadas.
Ventajas de poner alertas y recordatorios en WhatsApp
Después de sumergirnos en los “cómo”, vale la pena entender también el “para qué”. Las alertas y recordatorios son mucho más que mensajitos automáticos: son la red de seguridad que impide que un lead caliente se enfríe, enviar un recordatorio para confirmar una cita con un posible cliente, o que un pago pendiente se vuelva cancelación.
Aquí las ventajas clave para tu negocio que vive (y vende) en WhatsApp.
- Organización personal: con cada chat en su sitio y un aviso que aparece justo cuando lo necesitas, adiós a las notas dispersas y al “te escribo luego”. Los recordatorios te ayudan a:
- Mantener a tus leads ordenados, sabiendo en qué etapa del embudo de ventas está cada cliente.
- Cumplir fechas de entrega o seguimiento sin estrés ni sorpresas.
- Liberar espacio mental para enfocarte en vender y no en recordar.
- Comunicación efectiva: un mensaje a tiempo vale más que mil disculpas tardías. Los recordatorios en WhatsApp Business aseguran:
- Respuestas veloces que demuestran profesionalismo y generan confianza.
- Seguimientos consistentes que evitan que el cliente se pierda entre chats.
- Experiencias personalizadas, porque cada recordatorio llega con el tono y la información correcta.
- Facilidad de uso: ni cursos complicados ni software pesado, basta tu teléfono y un par de ajustes. Al integrar WhatsApp Business a un CRM que lo potencie:
- Configuras mensajes automáticos en minutos y los reutilizas cuantas veces quieras.
- Automatizas repeticiones sin aprender código ni mover hojas de cálculo.
- Escalas tu sistema conforme crece tu cartera, sin cambiar de plataforma ni perder historial.
3 consejos para optimizar el uso de alertas y recordatorios en WhatsApp Business
Configurar alertas y recordatorios en WhatsApp Business es solo la mitad del juego; la otra mitad es afinarlas para que trabajen a tu favor sin saturar a tus clientes. Estos tips te ayudarán a convertir cada uno en una experiencia útil (y nada invasiva) que impulse tus ventas.
1. Segmenta por etapa de compra para no sonar genérico
Usa etiquetas como “nuevo lead”, “cotización enviada” o “pago pendiente” para clasificar los chats. Así, cada mensaje llega con el tono y la urgencia adecuada. Un recordatorio de prueba gratuita no debería sonar igual que uno de renovación anual.
2. Cuida la frecuencia para enviar recordatorios
Bombardear al cliente con mensajes cada hora hará que te bloquee en tiempo récord. Define un cool-down: por ejemplo, un recordatorio tras 24 h sin respuesta y otro a los 3 días; después, cambia de canal o deja que el lead respire.
3. Incluye llamados a la acción que funcionen
Un recordatorio sin CTA es solo un saludo. Añade frases claras como: “Confírmame con un OK” o “Reserva aquí tu horario” junto a un enlace, botón o dato de pago. Cuanto más fácil sea la acción, mayor será tu tasa de conversión.
Automatiza tus alertas y recordatorios con el CRM de Leadsales
Con Leadsales, programar recordatorios en WhatsApp Business es tan sencillo como decidir la fecha y la hora y olvidarte del resto. La función de Mensajes programados envía el mensaje justo cuando lo necesitas, aunque estés atendiendo otra conversación o ni siquiera tengas la pestaña abierta.
Así, tu seguimiento nunca depende de que “te acuerdes” ni de que estés pegado al chat; basta con dejar la instrucción y el CRM la ejecuta por ti.
Más que un disparo automático, Leadsales convierte cada recordatorio en una pieza clave de comunicación para tu embudo de ventas: puedes personalizar el texto con variables (nombre, monto, cita) y añadir emojis, imágenes, notas de voz o documentos para darle el toque humano que tus clientes valoran.
Además, todo queda registrado y medido: ves qué mensajes se enviaron, quién respondió y cuánto ingresaste gracias a ese empujoncito final. Usar Leadsales no solo evita que pierdas ventas por descuido; te da datos claros para optimizar tu estrategia y escalar tus resultados sin complicarte la vida.
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Preguntas frecuentes sobre cómo poner alertas y recordatorios en WhatsApp
1. ¿Cómo puedo recibir alertas de mensajes importantes en WhatsApp?
Activa Notificaciones personalizadas dentro del chat (tres puntos › Ver contacto › Notificaciones personalizadas) y elige un tono o vibración distinta para ese cliente.
Si usas WhatsApp Business, etiqueta el chat como “Prioridad” y márcalo con una estrella ⭐️; así quedará anclado en la sección de Mensajes destacados y lo encontrarás en segundos. Con Leadsales puedes llevarlo más lejos: asigna una etiqueta inteligente (“VIP” o “Pago urgente”) y configura un Follow Up automático que te recuerde responder si pasan X horas sin contestar.
2. ¿Es posible programar recordatorios recurrentes en la aplicación?
De forma nativa, WhatsApp solo permite mensajes inmediatos. Para recordatorios periódicos necesitas una ayuda extra:
- Google Calendar + Zapier/Make: crea un evento recurrente y dispara un mensaje cuando se acerque la fecha.
- Leadsales: programa Follow Ups recurrentes (por ejemplo, cada mes para renovar un servicio) sin depender de tu conexión; el mensaje sale automático y queda registrado en el embudo. Así mantienes el contacto constante sin tener que programar manualmente cada envío.
3. ¿Se pueden silenciar notificaciones de un contacto específico?
Sí. En el chat, toca los tres puntos › Silenciar notificaciones y elige 8 horas, 1 semana o Siempre. También puedes desmarcar Mostrar notificaciones para que no aparezca ni un globo en pantalla.
Si tu problema es el ruido de grupos internos, mutéalos y mantén activos solo los clientes clave; de ese modo los recordatorios realmente importantes (los que viene de tus etiquetas prioritarias o de Leadsales) no se ahogarán en el mar de pings diarios.
