Crea y envía cotizaciones con WhatsApp Business

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WhatsApp Business toma cada vez más importancia en la comunicación diaria, por lo que se ha convertido en una herramienta de ventas ideal para impulsar cualquier tipo de negocio. Las características de la aplicación lo hacen un aliado perfecto para cerrar ventas y cotizar tus productos.

Antes de vender un producto debes perfeccionar la manera en la que ayudas a tus clientes a tomar la decisión de compra, y una de ellas es a través de un fácil acceso a las cotizaciones. Antes de una compra, tu cliente potencial querrá conocer el precio de tu producto/servicio, pero no solo eso, sino detalles de acuerdo a sus especificaciones o requisitos. 

Si eres un usuario activo de WhatsApp Business y aún no sabes cómo aprovechar sus herramientas para enviar propuestas y cotizaciones a tus clientes, entonces este artículo es para ti.

Hoy te enseñaremos algunas formas sencillas de utilizar WhatsApp Business para crear y enviar cotizaciones exitosamente.

¿Para qué sirve una cotización?

Una cotización esencialmente sirve para proveer información sobre las características y costo de algún producto o servicio. Al generarla hay un beneficio de respaldo y garantía tanto para el consumidor como para la compañía. Incluso le da seriedad a la empresa, ya que detalla exactamente la oferta, precio y vigencia del mismo.

Es importante que sepas que una solicitud formal de una cotización de parte de un cliente, ya es por sí misma una buena señal respecto a la compra, es decir, que hay una intención clara detrás del cliente y la forma en la que respondas a su solicitud será clave para su toma de decisión.

Realizar una buena cotización y trabajar en optimizarlas puede ser una gran oportunidad para proporcionarle a tus prospectos todos los datos que necesitan para cerrar la venta deseada. Y si hablamos de la mejor plataforma para lograrlo, WhatsApp Business es lo que buscas. 

Elementos clave para una buena cotización

  • Información básica de la empresa: Consiste en informar al cliente potencial sobre tu nombre, sitio web, redes sociales, dirección o puntos de contacto. Esto con el objetivo de garantizar autenticidad de quién realiza la cotización.
  • Datos del cliente: Ya sea un usuario individual o una empresa, deberás dirigir tu cotización hacia alguien. Basta con incluir el nombre de la persona y su medio de contacto , o en caso de dirigirla a un negocio, el nombre de la empresa y el nombre del representante junto con su cargo.
  • Concepto: Es la descripción que colocarás en el documento, en otras palabras: cuál es el producto/servicio ofrecido, en qué consiste y sus alcances.
  • Detalles de la cotización: Debes incluir datos específicos para cada cotización única, por ejemplo: número de seguimiento, fecha de elaboración y vigencia de la cotización.
  • Costos: Es la base y objetivo de toda cotización. Te recomendamos hacer un desglose de las cifras cuando se trata de muchos componentes o procesos, además de incluir una cantidad total. 
  • Entrega del producto/servicio: Debes detallar las especificaciones de la entrega, desde el plazo de desarrollo, las etapas para concretar el servicio, el tiempo total estimado que tomará entregarse al consumidor o cualquier detalle que ayude a tu cliente a entender la relación precio-producto.
  • Garantías: No es obligatorio incluir garantías, pero sí ayudará a incrementar la confianza de tus consumidores y sus probabilidades de compra.
  • Términos y condiciones: Para proteger a tu empresa, es importante que establezcas y revises términos y condiciones que te protejan de algunos cambios en el contexto de la relación comercial. Esto con la finalidad de evitar que estos perjudiquen la situación original de la cotización.

3 formas de crear y enviar cotizaciones:

Dentro de la misma aplicación

Esta opción es la más sencilla, pero ideal para pequeñas empresas o principiantes que apenas se han aventurado a utilizar esta herramienta. A través de la misma aplicación de WhatsApp Business puedes hacerle llegar a tu cliente la cotización de cualquier producto que necesite para comenzar la negociación.

Puedes sacar provecho del mismo Chatbot de Whatsapp y utilizar las funciones de automatización de respuestas o mensajes automáticos. Una excelente opción es crear un mensaje de bienvenida que incluya, de manera resumida, la cotización de tus productos “best seller” y que incite al cliente a preguntar por más información.

  • Mensajes de lista: Una forma efectiva de agilizar el envío de cotizaciones es utilizando los mensajes de lista, donde puedes activar una lista con las respuestas rápidas más comunes (en este caso una cotización básica de cada producto), de modo que tus agentes puedan evaluar cuál es la adecuada para cada interacción. Puedes elegir entre 10 opciones con diferentes mensajes predeterminados que te permitirán responder en cuestión de segundos. 
  • Botones de respuesta: Los botones de respuesta son otra función para agilizar el envío de cotizaciones, ya que otorgan hasta 3 opciones de mensajes predefinidos al cliente y les permite responder de manera rápida a preguntas sencillas. Una excelente forma de aprovechar esta herramienta sería ofrecer opciones como: 1) Quiero comprar, 2) Ayuda con mi pedido, 3) Quiero cotizar un producto, 4) Otra Información.

En caso de seleccionar la opción de cotización puedes ofrecer una nueva lista que contenga tu oferta de productos, y así consecutivamente hasta llegar al mayor nivel de detalle posible. Si hay algún problema con la selección, un agente podrá intervenir en cualquier momento y proveer la cotización manualmente.

Debido a que es una herramienta intuitiva, puedes hacer llegar tus cotizaciones a los clientes en el formato de tu preferencia. Dependiendo de la cantidad de detalles requeridos en la cotización, puedes apoyarte de algún elemento externo como un PDF, Excel, Word, Google Forms o la liga un sitio web. 

Multiwasaap

Multiwasaap es una herramienta que se maneja a través de una computadora y permite hacer llegar cotizaciones de tus productos y servicios a tus clientes de manera rápida y sencilla.

Para utilizarlo deberás tener una cuenta de WhatsApp Business con un número telefónico compartido con todos los miembros de tu equipo de trabajo, de modo que ellos también puedan manejar las cotizaciones de las distintas áreas de la empresa.

A través de esta plataforma, puedes supervisar las cotizaciones que tus colaboradores brindan a los usuarios y garantizar que estas se están haciendo correctamente y en un marco de tiempo adecuado. Gracias a ello es posible agilizar, optimizar y controlar en tiempo real todo lo que está ocurriendo.

Para enviar las cotizaciones solo deberás ir al menú de “cotizaciones” que se agregará una vez que MultiWasaap esté instalado en tu equipo. Después bastará con adjuntar y exportar los archivos, de modo que tus clientes potenciales puedan evaluar el valor de lo que ofreces, y finalmente realizar la venta.

Hubspot

Por último, Hubspot es un CRM que funciona como una herramienta de cotización efectiva. Te permite hacer un mejor seguimiento del proceso de ventas y evaluar el impacto de tu cotización en las siguientes etapas del ciclo de ventas.

Su principal ventaja es su habilidad de centrar todos los datos de tus prospectos y la información clave de tu empresa, de modo que las cotizaciones se generan de manera automática. Las plantillas son personalizables y también incluye funciones manuales en caso de que quieras añadir algún detalle adicional que no fue generado por la automatización.

No solo podrás automatizar las cotizaciones, si no el proceso de ventas entero, ya que te permite hacer un seguimiento de mensajes, llamadas y correos que genera informes de tus resultados. También te permite re-enviar documentos con modificaciones, recopilar firmas e incluso  hacer el cobro de pagos en caso de que se acepte la cotización.

Para finalizar…

Sea cual sea el método que elijas, te recomendamos crear una plantilla de tus cotizaciones donde incluyas todos los elementos clave para garantizar su cumplimiento y efectividad.

Una vez considerados estos pasos, estarás listo para migrar tus cotizaciones al mundo digital y distribuirlas mediante WhatsApp Business o cualquiera de las herramientas adicionales de las que te hemos hablado hoy.

Recuerda que cuanto más completa sea tu cotización, menos preguntas tendrá el cliente y más grande será la probabilidad de compra. Dependerá de ti y de tu empresa ser lo más claro posible, y no se te olvide dar seguimiento para que estas puedan evolucionar y sea posible acelerar el proceso de venta.

¡Suerte!

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