Con el seguimiento de ventas tienes la posibilidad de construir relaciones más cercanas, personalizar cada interacción y acompañar a tus leads hasta convertirse en clientes fieles. Pero, aunque es muy fácil de decir, el 44 % de los vendedores, según Ventas20, lo abandonan tras el primer intento, limitando el impacto de sus técnicas de ventas.
En este post aprenderás qué es el seguimiento de ventas y cuáles son las mejores estrategias y herramientas para lograr que tus clientes se sientan escuchados y que tu equipo aproveche al máximo cada oportunidad para aumentar las conversiones.
Qué es el seguimiento de ventas y por qué es importante para tu negocio
El seguimiento de ventas es todo lo que haces después del primer contacto con un prospecto: responder sus dudas, darles información extra o simplemente mantener la conversación activa hasta que estén listos para comprar.
Una ventaja del seguimiento de ventas es que permite a los vendedores comprender cómo los clientes interactúan con la empresa o marca, lo que les da la base para:
- Personalizar estrategias: adaptar mensajes y tácticas de acuerdo con el comportamiento del cliente y su etapa en el embudo de ventas.
- Identificar oportunidades y riesgos: detectar si un cliente está a punto de realizar una compra o si está perdiendo interés, lo que permite actuar rápidamente para influir en su decisión.
- Enfocar esfuerzos de manera eficiente: concentrar recursos y energías en los prospectos más prometedores para aumentar las tasas de conversión.
Qué estrategias usar para mejorar el seguimiento de ventas en tu negocio
El seguimiento en ventas es mucho más efectivo cuando tienes un plan sencillo y bien definido. Recuerda que cada interacción con tus clientes potenciales es una oportunidad para fortalecer la relación y acercarlos a la compra.
Pero, para lograrlo, necesitas aplicar las mejores estrategias y técnicas de seguimiento de ventas, ser consistente y mantener la comunicación abierta en el momento adecuado:
1. Organiza a tus clientes según lo que necesitan
La segmentación de clientes potenciales ayuda a clasificar a los prospectos en grupos basados en sus comportamientos y preferencias. Así puedes crear campañas de marketing más personalizadas, que conecten mejor con tus clientes y te ayuden a mejorar las conversiones.
Por ejemplo, dependiendo de la interacción de un cliente con tu sitio web, explorando productos o añadiendo artículos al carrito, se pueden diseñar mensajes específicos para cada grupo. Aquí tienes algunas ideas:
- Clientes recurrentes: notifícalos por email sobre un nuevo lanzamiento e incluye un cupón de descuento para agradecer su lealtad.
- Mejores compradores: envíales un email con detalles sobre un programa de puntos que les permita desbloquear descuentos adicionales al alcanzar ciertos volúmenes de compra.
- Abandono de carrito: configura campañas de email automatizadas para recordarles que deben completar su compra y ofrece incentivos adicionales.
2. Automatiza para que el seguimiento sea más fácil
La automatización en el seguimiento de ventas es más fácil cuando usas herramientas que simplifican las tareas del equipo de ventas, como software o aplicaciones que transforman las tareas manuales. Esto incluye:
- Registro de datos: automatiza la entrada y actualización de datos de clientes, convirtiendo la gestión de documentos en un proceso que reduce la intervención manual, elimina papeles y hojas de cálculo complicadas.
- Gestión del tiempo: optimiza la programación y el seguimiento de tareas, como el registro de empleados o clientes, para mejorar la organización del equipo de ventas.
- Manejo de órdenes de compra: procesa y gestiona pedidos automáticamente para acelerar el flujo de trabajo y convertir la experiencia de compra en un proceso más simple para el cliente.
Por ejemplo, con un CRM, recolectas y analizas información detallada sobre las preferencias y comportamientos de tus clientes. Esto contribuye a que tus estrategias de ventas sean más personalizadas y eficaces, permitiéndote enfocar tus esfuerzos de manera más precisa y efectiva en la conversión de oportunidades.
3. Habla con tus leads de forma cercana y personal
Un trato personalizado genera una experiencia de compra satisfactoria, hace que tu cliente quiera volver y que recomiende tu marca a las personas que confía, ayudándote a llegar a más clientes. Estas son algunas ideas para personalizar tu comunicación:
- Mensajes de agradecimiento: personaliza los mensajes de WhatsApp con el nombre de pila del cliente y agradece por su compra reciente para fortalecer la relación.
- Recomendaciones de productos: sugiere otros productos o servicios basados en las compras anteriores del cliente para motivar futuras interacciones.
- Mensajes en horario adecuado: programa los mensajes durante el horario comercial y segmenta a tus clientes por ubicación geográfica para que siempre sea un buen momento.
- Mensajes con CTA: siempre añade un llamado a la acción directo y persuasivo al final del mensaje que indique qué paso debe seguir el cliente.
Qué herramientas y software usar para hacer seguimiento en ventas
Para que el seguimiento en ventas funcione bien desde el principio, usa herramientas que te ayuden a organizar la información y mantener el contacto. Con ellas puedes automatizar tareas, dar respuestas más rápidas y mantener todo tu proceso de ventas bajo control. Estas son las mejores opciones que puedes considerar en tu negocio:
1. CRM
Un CRM te ayuda a gestionar las interacciones y relaciones de tu empresa con tus clientes actuales y potenciales, mejorando tus procesos de ventas, marketing y servicio al cliente. Estos son algunas opciones que puedes usar:
Leadsales
Leadsales es un CRM diseñado para centralizar la gestión de mensajes en WhatsApp, Facebook e Instagram, simplificando las conversaciones y el seguimiento de clientes en estas plataformas. Es ideal si usas redes sociales como parte de tu estrategia de ventas y quieres tener todos tus canales organizados en un solo lugar.
¿Qué puedes hacer con Leadsales?
- Lleva el control de tus prospectos con embudos visuales que muestran en qué etapa está cada cliente.
- Comparte la misma línea de WhatsApp con tu equipo y reparte automáticamente las conversaciones para que nada quede sin responder.
- Programa mensajes de seguimiento en fechas clave y deja notas internas para mantener a todo en tu equipo de ventas alineado.
- Envía campañas masivas con plantillas aprobadas por Meta, enriquecidas con imágenes, videos o botones.
- Consulta reportes simples sobre leads, ventas y desempeño de tu equipo para tomar mejores decisiones.
- Incluye Leadbot, una herramienta para automatizar el primer mensaje de tus prospectos, saludarlos y evitar que los mensajes queden sin atender cuando varios usuarios comparten el mismo número.
Pipedrive
Pipedrive es un CRM que se enfoca principalmente en el proceso de ventas con herramientas avanzadas para el seguimiento de leads y automatización del flujo de ventas. Es recomendable para empresas que confían en que sus funcionalidades satisfacen sus necesidades, ya que implica un compromiso económico desde el principio.
¿Qué puedes hacer con Pipedrive?
- Unifica la gestión de ventas en una plataforma única.
- Usa la inteligencia artificial para darte recordatorios y sugerencias sobre tus tareas pendientes.
- Aunque es fácil de usar, no incluye algunas funciones básicas, como la integración con Google Drive.
HubSpot
HubSpot es un CRM utilizado en marketing digital, enfocado en cerrar ventas y generar oportunidades de negocio con la integración de diversas herramientas y plataformas. Es ideal para equipos diversificados que incluyen roles en marketing, SEO, programación, etc., ofreciendo funciones adaptadas a cada uno de estos campos.
¿Qué puedes hacer con HubSpot?
- Accede a soluciones avanzadas para el marketing digital, incluyendo la gestión de redes sociales.
- Visualiza métricas detalladas para analizar el desempeño de tus campañas de marketing o ventas.
- Es muy escalable, lo que lo hace adecuado para grandes equipos y empresas.
2. Herramientas de análisis de datos
Las herramientas de análisis de datos te permiten comprender mejor el entorno económico, las acciones de la competencia y las preferencias de tus clientes, lo que las hace necesarias para la toma de decisiones. Te dejamos dos herramientas que puedes usar en tu empresa para analizar datos:
- Power BI: herramienta de Microsoft que ofrece visualizaciones interactivas de datos en forma de tablas, gráficos o informes detallados. Se integra fácilmente con otras aplicaciones y es intuitiva para quienes están familiarizados con Microsoft Office.
- Tableau: plataforma gratuita de visualización de datos que permite conexiones con diversas fuentes de datos para crear dashboards y visualizaciones en tiempo real, proporcionando análisis seguros y confiables.
3. Herramientas para organizar flujos de trabajo
Las herramientas de flujo de trabajo y organización sirven para monitorear y optimizar el desempeño de proyectos. Permiten medir tiempos, identificar cuellos de botella y automatizar procesos para ofrecer una visión actualizada del avance de cada proyecto. Estas herramientas tienen funcionalidades que pueden ayudarte a:
- Fomentar la colaboración entre equipos: herramientas como calendarios colaborativos y listas de tareas permiten a los equipos coordinarse y trabajar juntos de manera más eficiente.
- Ahorrar tiempo y aumentar la productividad: temporizadores, planificadores y herramientas de notas ayudan a organizar las tareas y gestionar el tiempo, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades clave.
- Reducir errores y mejorar el alcance a prospectos cualificados: hojas de cálculo y calendarios colaborativos permiten un seguimiento preciso de datos y fechas, minimizando errores y asegurando que se llegue a los prospectos adecuados en el momento oportuno.
Algunos ejemplos de este tipo de herramientas son:
- Trello: una herramienta de gestión de proyectos con una interfaz web adaptable a dispositivos móviles, ideal para organizar visualmente información y procesos.
- Filestage: una plataforma de gestión de proyectos colaborativa, especializada para equipos creativos que comparten archivos de imagen y trabajan desde la nube, sin necesidad de instalaciones.
Cómo medir la efectividad del seguimiento de ventas
Hacer seguimiento de ventas es importante, pero igual de necesario es comprobar si realmente está generando resultados. Para eso existen métricas que muestran qué tan efectivas son tus estrategias y dónde puedes mejorar.
Revisar estos indicadores te permite saber si tus esfuerzos están generando más clientes, acortando el ciclo de compra o fortaleciendo la fidelidad. Así puedes ajustar el tiempo de respuesta y aprovechar mejor cada oportunidad de venta.
Estas son algunas de las métricas que debes tener en cuenta:
1. Tasa de conversión
Evalúa la efectividad del embudo de ventas midiendo cuántos prospectos se convierten en clientes. Un alto índice indica una buena retención y conversión. Por ejemplo, si el 10% de los prospectos se convierten en clientes, esto refleja una estrategia de ventas eficiente.
2. Tiempo de ciclo de ventas
Mide la duración del proceso de ventas desde el primer contacto hasta la conversión. Un ciclo corto puede indicar eficiencia. Por ejemplo, si un cliente compra en menos de una semana, probablemente estás comunicando bien el valor del producto y resolviendo sus dudas a tiempo.
3. Valor de vida del cliente (CLV)
Calcula los ingresos previstos de un cliente a lo largo de su relación con la empresa. Un CLV alto sugiere una buena retención a largo plazo, lo que te permite adaptar las estrategias de marketing para mantener a tus clientes.
4. Tasa de abandono del carrito
Indica cuántos usuarios abandonan sus carritos antes de finalizar la compra, algo muy común en e-commerce. Por ejemplo, una tasa del 50 % señala un problema en el proceso de pago o una falta de seguimiento con recordatorios o incentivos.
5. Porcentaje de ventas repetidas
Mide la lealtad del cliente evaluando cuántos compran nuevamente, lo que permite conocer la fidelidad de tus clientes. Si ves que un 70 % vuelve a comprarte, estás haciendo bien las cosas: la experiencia fue buena, tu seguimiento de leads fue efectivo y el cliente confía en tu marca.
Domina el seguimiento de ventas y gana más clientes con Leadsales
El seguimiento de ventas funciona cuando cada interacción se convierte en una oportunidad real para avanzar con tus clientes. Para lograrlo, necesitas una plataforma que te ayude a organizar, responder y dar continuidad a todas tus conversaciones sin perder detalle, aun si tienes varios asesores de venta en tu equipo.
En Leadsales entendemos este reto porque hemos acompañado a cientos de negocios que buscan mejorar su seguimiento en ventas. Nuestro CRM está diseñado para que cada conversación cuente, con embudos personalizados, integración con la API de WhatsApp y métricas que te muestran cómo está rindiendo tu equipo de ventas.
🌟 Miles de negocios ya venden más con Leadsales y hacen seguimiento de sus ventas sin complicaciones. ¡El tuyo puede ser el próximo!
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre seguimiento de ventas
¿Cuál es la diferencia entre seguimiento de ventas y seguimiento de leads?
La diferencia entre seguimiento de ventas y seguimiento de leads está en su enfoque y objetivos:
- Seguimiento de leads: se centra en potenciales clientes dentro del embudo de ventas, con el objetivo de convertirlos en compradores mediante acciones específicas que mejoren su experiencia y avancen su decisión de compra.
- Seguimiento de ventas: analiza y monitorea las etapas del proceso de ventas con clientes actuales, buscando evaluar y optimizar las estrategias de venta existentes para mejorar los resultados.
¿Qué impacto tiene el seguimiento de ventas en la fidelización de clientes?
El seguimiento de ventas te ayuda a entender y responder de manera más efectiva a las necesidades particulares de tus clientes, lo que contribuye a su fidelización hacia tu producto o servicio.
Al mantener un contacto constante y personalizado, las empresas pueden:
- Personalizar la experiencia: adaptar las interacciones basadas en el conocimiento adquirido sobre las preferencias y comportamientos del cliente, lo que aumenta la satisfacción y la lealtad.
- Aumentar la retención: brindar atención constante y relevante, como mantener a los clientes informados sobre promociones y nuevos productos, lo que les hace sentirse apreciados y fomenta la repetición de compras.
- Mejorar la reputación de tu marca: satisfacer consistentemente las expectativas de tu cliente, fortalece la percepción positiva de tu marca, lo que a menudo se traduce en recomendaciones personales y mejora de la reputación en el mercado.
¿Es necesario contar con un CRM para implementar un seguimiento de ventas efectivo?
Sí, un CRM es necesario para implementar un seguimiento de ventas efectivo. Esta herramienta te ayuda a manejar eficientemente la información de tus clientes, desde el inicio del contacto hasta la fidelización, asegurando que cada etapa del proceso de ventas se gestione y monitoree adecuadamente.
Por ejemplo, los embudos de venta de Leadsales se pueden personalizar para organizar tus leads de acuerdo con el estado en el que se encuentren. Además, te permiten filtrar tus comunicaciones por plataforma y asignar los chats a los asesores de venta correspondientes, asegurando un seguimiento detallado.
