Un estado de resultados es un informe que te muestra si tu negocio realmente está generando ganancias o si solo estás cubriendo gastos. Es la herramienta clave para saber si estás avanzando o solo dando vueltas en círculo.
En pocas palabras, es la radiografía de tu negocio. Te da un resumen claro de todo lo que vendiste, lo que gastaste y lo que te quedó como ganancia al final del mes.
Para cualquier negocio, llevar un estado de resultados preciso es clave. Según datos del Inegi, las PyMEs generan el 52.2% de los ingresos totales en México; sin embargo, un estudio de la ASEM revela que el 37% no hace planificación financiera porque no sabe cómo hacerlo.
Sigue leyendo que acá te vamos explicamos qué es un estado de resultados y cómo hacerlo paso a paso, con peras y manzanas (o mejor dicho, con ventas y gastos), para que puedas entender si realmente estás teniendo ganancias y cómo usar esa información para vender mejor.
¿Qué es un estado de resultados y para qué sirve?
El estado de resultados es un reporte financiero que muestra tus ingresos, gastos y utilidad neta durante un periodo determinado. Te ayuda a saber si realmente estás ganando dinero o solo estás trabajando para cubrir gastos.
La buena noticia es que no necesitas ser contador para entender ni elaborar uno. Al contrario: hacer tu estado de resultados es una forma sencilla de ver si tu negocio va por buen camino y qué ajustes podrías hacer para mejorar.
Estos so los elementos clave de un estado de resultados:
- Ventas: tus ingresos totales durante un periodo.
- Costo de lo vendido: insumos, materia prima, comisiones, envíos y todo lo necesario para vender.
- Gastos de operación: costos de administración, publicidad, internet, herramientas digitales, etc.
- Gastos financieros: intereses, comisiones bancarias o pagos a proveedores.
- Impuestos: obligaciones fiscales del periodo.
- Utilidad neta: lo que realmente te queda después de cubrir todos los gastos e impuestos.
Cómo calcular un estado de resultados en 4 pasos
Para hacer un estado de resultados para tu negocio solo necesitas seguir 4 pasos. No tienes que ser contador ni llenar hojas y hojas de números complicados; aunque si tienes apoyo de un equipo contable, será de mucha ayuda.
De hecho, si ya llevas un registro de lo que vendes y de lo que gastas, estás a medio camino.
Los siguientes pasos son una guía para que hagas tu propio estado de resultados. La idea es que puedas organizar tu información de manera sencilla y práctica, para que sepas si realmente estás ganando dinero o si hay algo que puedas ajustar en tu estrategia de ventas.
1. Registra tus ingresos
Lo primero es anotar todo el dinero que entra a tu negocio. Aquí tienes que sacar las ventas totales que hiciste a través de tus cuentas de WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok o cualquier otra plataforma que uses. Todo cuenta.
Si tienes diferentes tipos de productos o servicios, mejor aún. Puedes anotar cuánto vendiste de cada uno para identificar cuáles te dejan más dinero y cuáles tal vez no valen tanto la pena.
También toma en cuenta si haces promociones, ofreces descuentos o rebajas; porque, en ese caso, a tus ventas totales tienes que deducirle esos montos para determinar cuáles tus ventas netas del periodo.
2. Calcula el costo de tus productos o servicios
Como ya sabes, vender no es solo recibir dinero, también tienes que cubrir ciertos costos para crear tus productos o prestar servicios. Así que en este paso, anota cuánto te cuesta cada producto o servicio que ofreces. Considera cosas como:
- Los materiales o insumos para fabricar tu producto.
- Las comisiones de pago en línea (si usas Mercado Pago, PayPal o similares).
- Los costos de envío (si los ofreces gratis, igual estás pagándolos de alguna forma).
Si vendes servicios, también tienes que tomar en cuenta lo que inviertes en software, herramientas digitales o cualquier otro gasto relacionado.
>> Descubre cómo disminuir el costo de ventas sin perder dinero.
3. Suma tus gastos operativos
Aquí entran todos los gastos que, aunque no están directamente en la fabricación del producto o prestación del servicio, son esenciales para que tu negocio funcione. Este punto es clave porque muchas veces estos gastos se acumulan sin que los notemos, y pueden reducir tus ganancias sin que te des cuenta.
Algunos ejemplos de gastos operativos son:
- Publicidad en Facebook, Instagram o Google.
- Suscripciones a herramientas digitales (Canva, una plataforma de envíos, etc.).
- Internet, luz, renta de oficina o espacio de almacenamiento (si aplica).
4. Determina tu utilidad final
Ahora viene el momento de la verdad. Toma el total de tus ingresos y réstale todos los costos y gastos que anotaste antes. Aplica la siguiente fórmula:
Ventas – Costo de ventas = Utilidad bruta / Utilidad bruta – Gastos de operación = Utilidad de operación / Utilidad de operación – Gastos financieros = Utilidad antes de impuestos / Utilidad antes de impuestos – Impuestos = Utilidad neta
Si el número final es positivo, ¡felicidades! Estás generando ganancias. Si es negativo, keep calm y no entres en pánico, es señal de que hay cosas por ajustar: tal vez necesites subir precios, reducir costos o encontrar formas más eficientes de vender.
Acá lo importante es que al hacer tu estado de resultados ya no estarás vendiendo a ciegas. Ahora sabes exactamente cuánto ganas y podrás tomar decisiones con números en mano.
Herramientas para hacer un estado de resultados
No necesitas software ni fórmulas complejo para llevar las finanzas de tu negocio en orden. Con estas herramientas puedes registrar tus ventas y gastos sin complicarte:
- Apps para registrar ventas y gastos. Herramientas como QuickBooks o Konta automatizan tus ingresos y egresos, generan reportes y te ayudan a visualizar la rentabilidad de tu negocio en tiempo real.
- Plantillas de Excel o Google Sheets. Puedes usar plantillas listas para llevar un control de ventas en Excel. Solo necesitas separar tus categorías y usar fórmulas simples para calcular ganancias.
- Un CRM para ventas por WhatsApp y redes sociales. Si das atención al cliente desde distintos canales, un CRM te permite organizar chats, registrar ventas y analizar resultados sin depender solo de Excel.
| Herramienta | Ideal para | ¿Gratis o de pago? |
| QuickBooks | Automatizar registros y generar reportes contables | Pago |
| Konta | Pymes que quieren registrar ingresos/gastos rápido | Plan gratuito y de pago |
| Notion | Control básico y visual de tareas y ventas | Gratuito con opción Pro |
| Trello | Negocios pequeños que prefieren tableros simples | Gratuito con opción Pro |
| Google Sheets / Excel | Control personalizado con fórmulas básicas | Gratuito con cuenta Google / Licencia de Office |
| CRM | Negocios que venden por WhatsApp y redes | Pago (algunos ofrecen prueba gratis) |
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre qué es un estado de resultados
1. ¿Cada cuánto debo hacer un estado de resultados?
Depende de qué tan activo sea tu negocio, pero lo ideal es hacerlo cada mes. Así puedes detectar rápidamente si estás teniendo suficientes ganancias, o si hay algo que ajustar antes de que los problemas se acumulen.
Si tienes muchas ventas o gastos variables, incluso podrías hacer uno cada quince días para llevar un control más preciso.
2. ¿Cómo saber si mi negocio es rentable?
Rentabilidad no significa solo vender mucho, sino que después de cubrir todos tus gastos, tengas ganancias. Si al final del mes apenas te queda dinero o, peor aún, terminas poniendo de tu bolsillo, hay algo que necesitas ajustar.
Para saberlo, revisa tu estado de resultados y asegúrate de que:
- Tus ingresos sean mayores que tus gastos.
- No estés gastando más en publicidad, envíos o comisiones de lo que realmente ganas.
- Después de restar todos los costos, te quede suficiente margen de ganancia para seguir operando y crecer.
3. ¿Debo contratar a un contador o puedo hacerlo yo mismo?
Si tu negocio es pequeño y registras tus ingresos y gastos, puedes hacer tu estado de resultados tú mismo con herramientas como Excel, Google Sheets o un CRM.
Pero si manejas volúmenes de ventas más altos, tienes empleados o haces declaraciones fiscales más complejas, un contador te ahorrará tiempo y posibles errores.
