¿Por qué? Porque vender por WhatsApp o redes sociales sin llevar registro de lo que inviertes y ganas es como echarle agua a una cubeta con un hoyo: puede parecer que tienes mucho, pero en realidad se está escapando sin que te des cuenta.
Aquí no vamos a hablarte en lenguaje contable ni con términos sacados de una junta de ejecutivos. Te vamos a explicar, con peras y manzanas (o mejor dicho, con ventas y gastos), cómo hacer tu estado de resultados para entender si realmente estás ganando dinero y cómo usar esa información para vender mejor.
¿Qué es un estado de resultados y para qué sirve?
El estado de resultados es un informe financiero que te dice si tu negocio está dejando dinero o si solo estás trabajando para pagar cuentas. Básicamente, es la radiografía financiera de tu negocio. Este reporte te sirve para tener un resumen claro de todo lo que vendiste, lo que gastaste y lo que te quedó como ganancia al final del mes.
En particular para las pymes, pero en general para todas las empresas, es crucial llevar un estado de resultados preciso. Según datos del Inegi, las pymes generan el 52.2% de los ingresos totales en México; sin embargo, un estudio realizado por la ASEM revela que el 37% de las empresas no hacen planificación financiera porque no saben cómo.
En ese sentido, es importante saber que hacer un estado de resultados no es complicado; por el contrario, es una herramienta que te ayuda a entender cómo va tu negocio y qué ajustes necesitas hacer para que crezca de verdad.
La base del estado de resultados es esta ecuación, más sencilla que recordar las contraseñas de tus redes sociales:
Ventas – costo de lo vendido = utilidad bruta – gastos de operación = utilidad de operación – gastos financieros = utilidad antes de los impuestos – impuestos = utilidad neta
- Ventas: tus ingresos totales.
- Costo de lo vendido: incluye materia prima, mano de obra y gastos de operación.
- Gastos de operación: son gastos de ventas y administrativos.
- Gastos financieros: bancos, proveedores, etc.
- Impuestos: tus responsabilidades fiscales.
Si lo que ganas vendiendo por WhatsApp, Instagram, Facebook o TikTok es mayor a lo que gastas en insumos, envíos, publicidad y otras cosas, vas por buen camino. Si no… bueno, es hora de ajustar lo que haya que ajustar, antes de que empieces a perder dinero en comisiones y costos invisibles.
¿Por qué saber qué es un estado de resultados es importante cuando vendes por WhatsApp y redes sociales?
Un estado de resultados es importante para los negocios que venden por WhatsApp y redes porque con él puedes saber si realmente estás ganando dinero o si solo estás cubriendo gastos sin obtener ganancias.
El estado de resultados también te sirve para identificar qué productos o servicios te dejan más ganancias, si tus precios están bien calculados y en qué áreas podrías estar gastando de más. Pero, ¿exactamente cómo te ayuda?:
- Evita que vendas sin saber si realmente ganas dinero. Si no llevas un registro de ingresos y gastos, podrías estar perdiendo dinero sin darte cuenta.
- Te ayuda a ajustar precios y mejorar estrategias de venta en línea. Si sabes cuánto te cuesta vender cada producto o servicio, puedes definir precios que realmente te dejen ganancias.
- Te permite planear mejor tus compras e inversiones en publicidad. Cuando sabes cuánto ganas y cuánto puedes gastar, no estarás pagando dinero en anuncios que no funcionan o en productos que no se venden bien.
¿Cómo hacer un estado de resultados para tu negocio?
Para hacer un estado de resultados para tu negocio solo necesitas seguir 4 pasos. No tienes que ser contador ni llenar hojas y hojas de números complicados; aunque si tienes apoyo de un equipo contable, será de mucha ayuda. De hecho, si ya llevas un registro de lo que vendes y de lo que gastas, estás a medio camino.
Los siguientes pasos son una guía para que hagas tu propio estado de resultados. La idea es que puedas organizar tu información de manera sencilla y práctica, para que sepas si realmente estás ganando dinero o si hay algo que puedas ajustar en tu estrategia de ventas.
1. Registra tus ingresos → Ventas realizadas por WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok u otras canales
Lo primero es anotar todo el dinero que entra a tu negocio. Aquí tienes que sacar las ventas totales que hiciste a través de tus cuentas de WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok o cualquier otra plataforma que uses. No importa si fueron pagos en efectivo, por transferencia o a través de plataformas como Mercado Pago o PayPal. Todo cuenta.
Si tienes diferentes tipos de productos o servicios, mejor aún. Puedes anotar cuánto vendiste de cada uno para identificar cuáles te dejan más dinero y cuáles tal vez no valen tanto la pena.
También toma en cuenta si haces promociones, ofreces descuentos o rebajas; porque, en ese caso, a tus ventas totales tienes que deducirle esos montos para determinar cuáles tus ventas netas del periodo.
2. Calcula el costo de tus productos o servicios → Insumos, comisiones de pago en línea, costos de envío, etc.
Como ya sabes, vender no es solo recibir dinero, también tienes que cubrir ciertos costos para crear tus productos o prestar servicios. Así que en este paso, anota cuánto te cuesta cada producto o servicio que ofreces. Considera cosas como:
- Los materiales o insumos para fabricar tu producto.
- Las comisiones de pago en línea (si usas Mercado Pago, PayPal o similares).
- Los costos de envío (si los ofreces gratis, igual estás pagándolos de alguna forma).
Si vendes servicios, también tienes que tomar en cuenta lo que inviertes en software, herramientas digitales o cualquier otro gasto relacionado.
>> Descubre cómo disminuir el costo de ventas sin perder dinero.
3. Suma tus gastos operativos → Publicidad en redes, herramientas digitales, internet, etc.
Aquí entran todos los gastos que, aunque no están directamente en la fabricación del producto o prestación del servicio, son esenciales para que tu negocio funcione. Este punto es clave porque muchas veces estos gastos se acumulan sin que los notemos, y pueden reducir tus ganancias sin que te des cuenta.
Algunos ejemplos de gastos operativos son:
- Publicidad en Facebook, Instagram o Google.
- Suscripciones a herramientas digitales (Canva, una plataforma de envíos, etc.).
- Internet, luz, renta de oficina o espacio de almacenamiento (si aplica).
4. Determina tu utilidad final → Diferencia entre ingresos y gastos para saber si hay ganancias o pérdidas
Ahora viene el momento de la verdad. Toma el total de tus ingresos y réstale todos los costos y gastos que anotaste antes. Recuerda la fórmula:
Ventas – Costo de ventas = Utilidad bruta
Utilidad bruta – Gastos de operación = Utilidad de operación
Utilidad de operación – Gastos financieros = Utilidad antes de impuestos
Utilidad antes de impuestos – Impuestos = Utilidad neta
Si el número final es positivo, ¡felicidades! Estás generando ganancias. Si es negativo, keep calm y no entres en pánico, es señal de que hay cosas por ajustar: tal vez necesites subir precios, reducir costos o encontrar formas más eficientes de vender.
Acá lo importante es que al hacer tu estado de resultados ya no estarás vendiendo a ciegas. Ahora sabes exactamente cuánto ganas y podrás tomar decisiones con números en mano.
Herramientas y consejos para hacer tu estado de resultados fácil y rápido
No necesitas un software sofisticado ni ser un genio de las finanzas para hacer un estado de resultados. Si cuentas con las herramientas adecuadas, puedes hacer un registro sencillo, pero efectivo, de tus ventas y gastos. Aquí te dejamos algunas opciones que, en conjunto, te facilitarán la vida:
Apps para registrar ventas y gastos
Si lo tuyo es la practicidad y quieres llevar el control de tu negocio sin enredarte con cálculos, existen aplicaciones y plantillas listas para usar. Algunas opciones útiles incluyen:
- Herramientas como QuickBooks o Konta automatizan el registro de ingresos y gastos, te generan reportes y te ayudan a visualizar mejor la rentabilidad de tu negocio.
- Si prefieres algo más sencillo, aplicaciones como Notion o Trello también te sirven bien para llevar un control básico sin necesidad de meterte en hojas de cálculo.
Plantillas de Excel o Google Sheets
Son fáciles de usar y puedes personalizar tus registros según lo que necesites. Puedes encontrar plantillas gratuitas en línea que ya incluyen fórmulas básicas para llevar un control de ventas en Excel, calcular ingresos, gastos y utilidades. Toma en cuenta estos consejos:
- Crea categorías claras: separa tus ingresos por tipo de venta (WhatsApp, Instagram, Facebook, etc.) y tus gastos por tipo (insumos, envíos, publicidad, herramientas digitales).
- Usa fórmulas simples: una suma automática de ingresos y una resta de gastos pueden darte tu ganancia en segundos.
- Mantén registros actualizados: no dejes pasar semanas sin anotar tus ventas y gastos. Un negocio bien organizado toma mejores decisiones.
Un CRM para dar seguimiento a tus ventas en WhatsApp y redes sociales
Si vendes y das atención a tus clientes desde distintos canales, un CRM es lo que necesitas para tener todos los mensajes organizados en un solo lugar y llevar un mejor control de tus ventas sin depender solamente de las hojas de cálculo.
Usa los embudos de venta y el módulo de analítica de Leadsales para crear tu estado de resultados
Hacer un estado de resultados puede sonar complicado, pero con el CRM de Leadsales, ya tienes buena parte del trabajo hecho. Con los embudos de venta y su módulo de analítica puedes registrar y visualizar de forma clara en qué etapa del proceso de ventas se encuentran tus clientes y cuánto estás ganando.
Los embudos de ventas personalizables de nuestro CRM te permiten seguir a tus clientes desde el primer mensaje hasta la compra, organizándolos por etapas. Y lo mejor es que, al tener este control, puedes identificar con más precisión tus ingresos, que es la primera parte de tu estado de resultados.
Por otro lado, el módulo de analítica te da una visión completa de cómo va tu negocio. Aquí puedes ver el total de las ventas que hayas hecho en un período determinado y esta información te facilitará el cálculo de tu estado de resultados. Con esta información, solo tendrás que restar costos y gastos para saber cuánto estás ganando.
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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre qué es un estado de resultados
1. ¿Cada cuánto debo hacer un estado de resultados?
Depende de qué tan activo sea tu negocio, pero lo ideal es hacerlo cada mes. Así puedes detectar rápidamente si estás teniendo suficientes ganancias, o si hay algo que ajustar antes de que los problemas se acumulen.
Si tienes muchas ventas o gastos variables, incluso podrías hacer uno cada quince días para llevar un control más preciso.
2. ¿Cómo saber si mi negocio es rentable?
Rentabilidad no significa solo vender mucho, sino que después de cubrir todos tus gastos, tengas ganancias. Si al final del mes apenas te queda dinero o, peor aún, terminas poniendo de tu bolsillo, hay algo que necesitas ajustar.
Para saberlo, revisa tu estado de resultados y asegúrate de que:
- Tus ingresos sean mayores que tus gastos.
- No estés gastando más en publicidad, envíos o comisiones de lo que realmente ganas.
- Después de restar todos los costos, te quede suficiente margen de ganancia para seguir operando y crecer.
3. ¿Debo contratar a un contador o puedo hacerlo yo mismo?
Si tu negocio es pequeño y registras tus ingresos y gastos, puedes hacer tu estado de resultados tú mismo con herramientas como Excel, Google Sheets o un CRM. Pero si manejas volúmenes de ventas más altos, tienes empleados o haces declaraciones fiscales más complejas, un contador te ahorrará tiempo y posibles errores.
