Cómo llevar un control de ventas en Excel: mejora tu gestión comercial

Llevar un registro de ventas preciso y organizado es esencial para cualquier negocio. Excel es una herramienta poderosa que, además de ser accesible, permite crear registros de ventas personalizables que facilitan el control financiero y la toma de decisiones para ejecutar con éxito todo plan de ventas.

De acuerdo con un estudio de SENACEA, en octubre de 2024, 17.3% de los usuarios de LinkedIn mencionaron tener conocimientos de Excel para la mayoría de las funciones laborales específicas del entorno corporativo. 

Excel es más popular entre los profesionales de gestión de productos (32,3 %), los especialistas en contabilidad y finanzas (30,0 % y 26,0 %).

En esta guía, aprenderás cómo hacer un control de ventas en Excel de manera sencilla y a la vez efectiva.

Tips para crear un buen control de ventas en Excel

Crear un registro de ventas implica diseñar un sistema claro, organizado y funcional. Sigue estos consejos para asegurarte de que tu hoja de Excel sea una herramienta de valor para tu negocio.

1. Define las columnas clave

Antes de comenzar, piensa en las columnas esenciales que necesitas para hacer tu registro. Las básicas incluyen:

• Fecha de venta
• Número de factura
• Producto o servicio
• Cantidad
• Precio unitario
• Subtotal
• IVA 
• Total

Incluir esta información te ayudará a mantener un seguimiento detallado de cada transacción.

2. Usa formatos condicionales

El formato condicional es una función poderosa que te permite resaltar automáticamente ciertos datos según criterios específicos. Puedes, por ejemplo, aplicar un color diferente a las ventas que superen un monto determinado o marcar los productos con mayor rotación.

Así, identificar tendencias o alertas será más rápido y visual.

Aquí te comparto el paso a paso para aplicarlo:

1. Abre tu archivo en Excel: asegúrate de tener la columna con los montos de ventas y las columnas relevantes como fecha, producto o cliente.
2. Selecciona los datos a resaltar: haz click y arrastra para seleccionar la columna (o rango de celdas) donde están los montos de ventas.
3. Ve a la pestaña “inicio”: está en el menú superior
4. Haz click en “formato condicional”: la encuentras en el grupo “estilos”.
5. En el desplegable de “formato condicional” elige la opción “nueva regla”.
6. Selecciona el tipo de regla: elige “formato de celda que contiene” o “usar una fórmula para determinar qué celdas formatear. 
7. Ingresa el criterio: por ejemplo si quieres resaltar ventas mayores a 1,000 USD. selecciona “mayor qué” y pon el número 1,000. En cambio, para usar una fórmula escribe =B2<1000 (si tus datos de venta están en la columna B, si no coloca la letra que corresponda a la columna donde se encuentran).
8. Aplica el formato: haz click en el botón “formato!” y elige un color de relleno o fuente diferente. Puedes ponerlo en negritas.
9. Presiona “aceptar”: para aplicar el formato.
10. No olvides guardar el archivo para mantener el formato con los cambios.

3. Aplica validación de datos

La validación de datos es clave para evitar errores. Puedes crear listas desplegables para seleccionar productos, establecer restricciones para que solo se ingresen números en ciertas celdas o limitar fechas dentro de un rango. Esto garantiza que la información se ingrese correctamente desde el inicio y reduce el riesgo de inconsistencias.

Los pasos para aplicarlo son:

1. Selecciona las celdas que deseas controlar. Haz click y arrastra sobre las celdas donde deseas aplicar la validación.
2. En el menú superior, haz click en la pestaña “datos”.
3. En el grupo “herramientas de datos”, selecciona “validación de datos» y luego “configuración”.
4. Elige el tipo de validación: para listas desplegables elige “lista” en el campo “permitir”; para restringir a números selecciona “número entero” o “decimal” y establece un rango. Para fechas, selecciona “fecha” y define un rango de fechas válido.
5. Especifica los criterios: si seleccionaste “lista” escribe los valores separados por comas (ej. producto A, producto B, producto C). Para números y fechas define el mínimo y el máximo permitido.
6. Configura un mensaje de entrada: haz click en la pestaña “Mensaje de entradas” y escribe una nota que se mostrará cuando el usuario seleccione la celda
7. Configura la alerta de error: y personaliza el mensaje que aparecerá si alguien ingresa un valor que no sea válido.
8. Da click en “aceptar”: la validación se aplicará a las celdas seleccionadas.
9. Prueba la validación: ingresa datos para asegurarte de que las restricciones si funcionan. Esta técnica te ayudará a mantener la integridad de los datos, reducir los errores y mejorar la organización de tus ventas.

4. Automatiza cálculos

Para agilizar el proceso de registro, automatiza los cálculos más comunes. Usa fórmulas como SUMA para totales, SÍ para condiciones lógicas y BUSCARV para traer información de otras hojas.

Esto no sólo te ahorrará tiempo, sino que también te asegurará que los resultados sean precisos y coherentes.

5. Guarda copias de seguridad

Un registro de ventas es información valiosa y sensible, por lo que es crucial realizar copias de seguridad periódicamente. Puedes guardar una copia en la nube (OneDrive o Google Drive) o en un dispositivo externo.

Tener un respaldo evitará pérdidas de datos en caso de fallos técnicos o errores humanos.

6. Trucos extra para llevar tus ventas en Excel

Este artículo no estaría completo sin compartirte los trucos y atajos más importantes que encontramos dentro de excel. Maneja tu hoja de cálculo con tan sólo usar el teclado como todo un profesional.

• CTRL + E: selecciona todas las celdas de un documento.
• CTRL + May?s+ #: Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
• CTRL + X: Nos permite cortar las celdas seleccionadas
• CTRL + Z: Deshace la última acción.
• CTRL + Y: Rehace la última acción.
• CTRL + 9: Oculta las filas seleccionadas.
• CRTL + 0: Oculta las columnas seleccionadas.
• ALT + F1: Inserta un gráfico en la hoja actual.
• CTRL + 6: Oculta o muestra objetos de nuestra hoja de trabajo
• CTRL + B: Muestra el cuadro de diálogo «Buscar»
• SHIFT + F11: Inserta una hoja nueva
• CTRL + tecla «+»: activa o desactiva las fórmulas de celdas seleccionadas.
• CTRL + May?s + !: aplica el formato con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

Te recomendamos guardar este artículo para que puedas consultar todas las abreviaturas en cualquier otro momento.

Suele ser bastante abrumador concentrar tantos datos en orden dentro de un solo sitio. Aprovechar las herramientas digitales nos permite potenciar nuestra eficiencia, así como en el caso de Google Sheets, que nos ayuda a compartir información relevante con los demás miembros de nuestro equipo y colaborar en la construcción de nuestro documento.

Paso a paso: cómo hacer un control de ventas en Excel

1. Abre Excel y crea una nueva hoja de cálculo en blanco
2. Diseña la estructura, definiendo las columnas básicas: fecha, producto, cantidad, precio unitario, subtotal, IVA, total.
3. Aplica formatos, es decir, alinea los textos, pon negritas en encabezados y usa colores para distinguir las secciones.
4. Inserta fórmulas
5. Agrega validación de datos, con listas desplegables para categorías de productos o servicios.
6. Guarda el archivo como plantilla (.xltx) para usarlo en futuras ocasiones.

Puedes consultar también este video de nuestro canal de YouTube, para saber como registrar tus ventas usando Excel.

Beneficios de usar Excel para el control de ventas

Llevar el control de ventas es fundamental para cualquier negocio, y Excel se ha convertido en una herramienta esencial gracias a su flexibilidad y accesibilidad. A continuación, te explico cómo Excel puede ayudarte a optimizar la gestión de tus ventas y a tomar decisiones más informadas.

1. Es un recurso económico

Uno de los mayores atractivos de Excel es que no necesitas gastar mucho para trabajar en él. En muchos casos ya viene incluido en tu paquete de Office o puedes utilizar versiones como Google Sheets.

A diferencia de otros softwares de gestión de ventas que requieren licencias costosas, Excel ofrece una solución eficiente sin afectar el presupuesto de tu empresa.

2. Personalización

Cada negocio es diferente y Excel te permite adaptar cada hoja de cálculo a las necesidades específicas de tu empresa. Puedes modificar columnas, colores, diseño y categorías según el tipo de producto o servicio que ofreces. 

Esto te permite llevar un registro a medida que se alinee con tus objetivos y estilo de trabajo.

3. Automatización

Excel no sólo es una herramienta de registro, sino que también te permite autorizar muchos de los cálculos que sean repetitivos. Usando funciones como SUMA, PROMEDIO, SI o BUSCARV, puedes generar totales automáticos, calcular impuestos o aplicar descuentos sin errores. 

Esto reduce el tiempo que inviertes en tareas administrativas y minimiza el riesgo de equivocaciones.

4. Análisis de datos

Con Excel puedes transformar grandes volúmenes de datos en información valiosa. Las tablas dinámicas y los gráficos te ayudan a visualizar patrones de ventas, identificar productos más vendidos o detectar áreas de mejora. 

Tener estos datos a la mano facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la planificación de ventas futuras.

Formatos de control de ventas en Excel

Existen diferentes formas de registro de ventas en Excel que puedes utilizar según las necesidades de tu negocio. A continuación te explico cuatro opciones que pueden funcionar para tu negocio:

1. Formato básico

Ideal para negocios pequeños que buscan una solución simple y funcional. Este formato incluye columnas esenciales como fecha, producto o servicio, cantidad, precio unitario y total. Es rápido de implementar y fácil de usar, lo que lo hace perfecto para llevar un seguimiento diario de las ventas sin complicaciones.

2. Formato con gráficos

Si buscas una representación visual de tus ventas, este formato es el indicado. Además de las columnas básicas, incluye gráficos que muestran la evolución de las ventas mensuales o semanales. Los gráficos permiten identificar patrones de crecimiento, productos estrella y áreas que necesitan atención,

3. Formato con IVA

Este formato está diseñado para calcular automáticamente el IVA en cada transacción. Solo necesitas ingresar el porcentaje de IVA correspondiente y Excel se encargará del resto. 

Es ideal para negocios que deben cumplir con obligaciones fiscales y quieren evitar errores en el cálculo de los impuestos.

4. Formato detallado

Para aquellos que desean un control más exhaustivo, este formato agrega información adicional como:

• Nombre del cliente
• Método de pago
• Vendedor
• Condiciones de venta

Proporciona una visión más completa de cada operación, facilitando el análisis y seguimiento específico de cada cliente o transacción.

Plantillas de control de ventas en Excel

Llevar un control detallado de las ventas es esencial para la toma de decisiones estratégicas y el crecimiento de cualquier negocio. Las plantillas de Excel preestablecidas te permiten mantener un seguimiento claro y ordenado de tus transacciones sin necesidad de crear un archivo desde cero.

Estas plantillas no solo te ahorran tiempo, sino que también te ayudan a minimizar errores y tener un panorama más claro del desempeño de tu empresa.

Existen plantillas diseñadas para distintas necesidades comerciales, desde pequeños negocios hasta empresas con operaciones más complejas.

La flexibilidad de Excel te permite personalizar cada una, adaptándola a las particularidades de tu empresa, sector y estilo de ventas. Aquí te dejo algunas opciones de plantillas que puedes utilizar y que puedes encontrar en páginas como Smartsheet.com o Excel-gratis.com.

1. Plantilla de registro diario de ventas

Esta plantilla es ideal para negocios que realizan múltiples transacciones a lo largo día, como tiendas físicas, restaurantes o negocios de retail. Permite ingresar cada venta individual con detalles como fecha, producto o servicio vendido, cantidad, precio unitario y total. 

Además puedes incluir campos para el método de pago y nombre del cliente.

Fuente: Smartsheet.com   

2. Plantilla de ventas mensuales con gráficos

Si quieres visualizar el crecimiento de tus ventas, esta plantilla incorpora gráficos dinámicos que reflejan el rendimiento mes con mes.

Es perfecta para presentar informes y detectar patrones o áreas que necesitan atención. Puedes segmentar las ventas por productos, categorías o incluso por vendedor.

Fuente: Smartsheet.com

3. Plantilla de facturación con cálculo de IVA

Automatiza la creación de facturas y asegura que el cálculo del IVA u otros impuestos se realice de forma precisa. Sólo necesitas ingresar de forma precisa. Solo necesitas ingresar los datos de la venta y la plantilla calculará automáticamente el subtotal, impuestos y total a pagar.

Es una excelente opción para negocios que emiten facturas de forma regular.

Fuente: Excelgratis.com 

4. Plantilla de control de inventario con ventas

Esta plantilla no sólo registra las ventas, sino que también descuenta automáticamente los productos vendidos del inventario disponible.

Es ideal para tiendas con inventario físico que necesitan mantener un control constante de existencias. Incluye alertas para productos con bajo stock, facilitando la reposición oportuna.

Fuente: Smartsheet.com

5. Plantilla de seguimiento de clientes y ventas

Es perfecta si tu negocio trabaja con ventas personalizadas o B2B. Esta plantilla permite registrar cada venta asociándola a un cliente específico, manteniendo un historial de compras. 

Es útil para analizar el comportamiento de los clientes, enviar promociones personalizadas o hacer seguimiento postventa.

Fuente: Smartsheet.com

Errores comunes al hacer un registro de ventas en Excel

Aunque las plantillas de Excel son herramientas poderosas, su eficacia depende de un uso correcto y constante. Cometer errores al gestionar estas plantillas, puede generar problemas que afectan directamente a las finanzas, al inventario y a la toma de decisiones.

A continuación, te presentamos los errores más comunes y cómo prevenirlos:

1. No actualizar periódicamente

Un registro desactualizado puede generar discrepancias graves en el inventario, errores en la facturación y una visión distorsionada del rendimiento del negocio.

Por ejemplo, si no se ingresan las ventas diarias, es posible que algunos productos se agoten sin que te des cuenta, lo que afecta a la satisfacción del cliente. La clave está en establecer un hábito de actualización diaria o semanal y asignar la responsabilidad a una persona específica.

2. Errores en las fórmulas

Excel ofrece una gran flexibilidad para automatizar cálculos, pero un pequeño error en las fórmulas puede desatar una cadena de inconsistencias. Esto es especialmente crítico en el cálculo del IVA, descuentos y totales. 

Verifica que las fórmulas estén correctamente aplicadas en todas las celdas y realiza pruebas periódicas con datos ficticios para garantizar su precisión. Además, bloquea las celdas con fórmulas para evitar errores involuntarios.

3. No hacer copias de seguridad

Depender sólo del archivo local es innecesario. Un fallo en el equipo, un error humano o un archivo dopado pueden hacer que pierdas información valiosa. Implementa una rutina de copias de seguridad automáticamente en Google Drive, OneDrive o Dropbox.

También puedes guardar una copia en un disco externo al final de cada día.

4. Falta de automatización

El uso manual de Excel puede ser tedioso y propenso a errores. Si solo utilizas Excel como una hoja de cálculo básica, estás perdiendo oportunidades de optimización. Funciones como tablas dinámicas, macros y validación de datos pueden agilizar procesos repetitivos y minimizar errores.

Automatiza tareas como ingreso de fechas, cálculo de subtotales o actualización de gráficos para ahorrar tiempo y aumentar la precisión.

5. Falta de automatización

Un archivo desorganizado con hojas mal nombradas, datos dispersos y celdas sin un formato claro pueden llevar a confusiones y errores. Mantén una estructura limpia y lógica:

• Usa pestañas bien identificadas (ej. “ventas enero”, “inventario”, “facturas”).
• Aplica formatos condicionales para resaltar celdas críticas  (ventas bajas, productos agotados, etc).
• Usa colores o separadores para distinguir secciones clave.

Un archivo bien estructurado no solo protege la integridad de tus registros de ventas, sino que también optimiza el flujo de trabajo y mejora la rentabilidad del negocio.

Saber llevar un registro de ventas en Excel es un primer paso para tener el control de tu negocio, pero ¿y si pudieras automatizar aún más y dejar que la tecnología haga el trabajo pesado por ti?

Leadsales te ayuda a optimizar tus procesos de ventas con herramientas que integran y automatizan tus registros, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Da el siguiente paso hacia una gestión más eficiente. Agenda una demo para probar Leadsales y convierte tus registros en ventas.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un registro de ventas en Excel

1. ¿Puedo usar una plantilla de Excel si tengo diferentes líneas de productos o servicios?

Sí, las plantillas son totalmente personalizables. Puedes agregar columnas o secciones específicas para cada línea de producto o servicio y organizar la información según las necesidades de tu negocio.

2. ¿Qué pasa si las fórmulas de mi plantilla fallan o dan resultados incorrectos?

Lo más recomendable es revisar celda por celda en busca de errores de sintaxis o referencias incorrectas. Si no logras solucionarlo, considera consultar a un experto o usar alguna herramienta como Leadsales, que automatiza los cálculos sin riesgo de errores.

3. ¿Excel es suficiente para gestionar todas mis ventas o necesito un CRM?

Excel es una excelente herramienta para empezar, pero conforme tu negocio crece, un CRM como Leadsales puede facilitar el seguimiento de clientes, automatizar procesos y brindar reportes más detallados, ayudándote a escalar de forma más organizada.