¿Qué es la automatización de procesos?

2 septiembre, 2021, 0 Comments

¿Qué es la automatización de procesos?

De sobra sabemos que nos encontramos en la época con mayor avance tecnológico e industrial (de todo tipo) que ha habido. El siglo XXI trae consigo muchísimos cambios, que para bien o para mal, han afectado a todas las empresas, TODAS. Sí, nos enfrentamos a la automatización de procesos, así que acompáñanos a tus gurús de estrategias y a entender un poco más de: ¿Qué es la automatización de procesos?

¿Qué es la automatización de procesos?

Calm Down: Only New Concepts

Aunque pareciera un tema tipo Archive de Theo James, donde las máquinas quieren controlar al mundo y se vuelven peligrosas, no, nada que ver, pequeño gran emprendedor.

En efecto, la automatización de procesos tiene que ver con la introducción de la tecnología y pretende mejorar la forma en que muchas de las tareas y labores en una empresa se realicen de una manera más eficiente.

La automatización de empresas consiste en coordinar la gestión de procesos empresariales y reglas comerciales mediante desarrollo de aplicaciones, satisfaciendo así la tan cambiante demanda del mercado. Esto lleva a una transformación digital, que se ha vuelto estrategia clave para tener éxito en el entorno del mercado actual.

¿Qué depara el futuro?

Para que te des una idea, una compañía de investigación de mercado, Forrester, en su estudio Predictions 2020: Automation, ofrece una serie de predicciones sobre la automatización para el año 2020: 

  1. 9 % de los trabajos en cubículos serán canibalizados 
  2. Las tareas de contabilización de los libros de contabilidad serán reemplazadas por la automatización de procesos robóticos.
  3. Los trabajos que requieran intuición, empatía y agilidad mental, agregarán 300,000 empleos a la economía.

En algunas ocasiones, esto se hace mediante la introducción de máquinas, principalmente en grandes industrias y empresas que ofrecen productos. Pero ¿qué sucede en el caso de empresas que ofrecen servicios? ¿O de aspectos más allá de producción?

Bueno, la tecnología interviene de una forma diferente en estos casos, incluyendo técnicas actualizadas a las necesidades externas e internas, que es lo más importante para satisfacer.

Desde 2020, la automatización de las empresas es un concepto básico y primordial en el camino de la globalización, así como la adaptación a nuevas generaciones (como la GenZ) y algunas funciones como lo pueden ser WhatsApp Multiagente, y Apps para organización.

¿En qué nos beneficia?

La automatización de procesos es más simple de lo que parece: cambia la manera en que se realizan muchas tareas, se ofrecen servicios o la forma en que tus leads pueden acceder a tus servicios.

Fíjate, su presencia se refleja de la siguiente forma:

  • Reducción de costos
  • Ahorro de tiempo
  • Disminución de error humano
  • Resultados actualizados
  • Mejora de comunicación

Reducción de costos

Tener más eficiencia resulta en mayor aprovechamiento de los recursos y sustitución de algunos, como, por ejemplo, papel impreso (hasta ecofriendly te puedes volver).

Ahorro de tiempo

Reducción de tiempo invertido en actividades, tales como el seguimiento de ventas, órdenes de compras y procesos de entrega.

Disminución de error humano

Como sabemos, los humanos podemos cometer errores, cosa que la tecnología está encargada de no hacer; esto se ve reflejado en un alto rendimiento, optimización de tiempo y disminución de fallos.

Resultados actualizados

¡Siempre!: al no depender del trabajo humano y caracterizarse por una intercomunicación entre sistemas, tendrás un estatus al momento de las ejecutar las operaciones. No work left to do!

Mejora de comunicación

Siempre asegura que la información llegue completa a la persona indicada, mediante la opción de compartir tareas, proyectos y demás con el equipo de trabajo. Es decir, todo mundo estará informado de lo que sucede y lo que se debe hacer.

¿Cómo se hace?

Va, que lo primordial es que conozcas tu empresa y que determines tus metas; asimismo, deberás identificar las áreas que deseas mejorar. 

Una vez hecho esto, lo que sigue es establecer tu estrategia. Si dentro de las áreas que deseas mejorar o de los problemas que tengas seleccionados, encuentras la necesidad de aplicar la automatización de procesos, entonces, a darle.

Si tienes dudas sobre qué estrategia emplear para identificar estos problemas, te recomendamos que cheques esta información.

¿A quién va dirigido?

Simple y sencillamente, hacia el cliente. Ellos reclaman mayor personalización y significado de las marcas que consumen. Y es tan cierto: siempre vuelven con la empresa que les haya plasmado su esencia.

Este indicador debe impulsar a las empresas a elevar la satisfacción del usuario a través de un corto tiempo de respuesta y/o actualizaciones de estado, todo esto con ayuda de la automatización. 

Asimismo, se deben ampliar esfuerzos en torno a otorgar valor al consumidor; las marcas deben crear fidelidad y generar lealtad (esto de ley, eh). Esto se consigue mediante estrategias que permitan visualizar los patrones de consumo y de esta manera entregar valor de forma personalizada. 

¿Cómo se manifiesta?

Puede verse reflejado en los siguientes aspectos:

  • Nuevas tecnologías de atención a cliente (como un CRM de WhatsApp).
  • Sustitución de mano de obra humana por tecnológica.
  • Sustitución de recursos, como hojas impresas.
  • Implementación de sistemas inteligentes de rastreo de información específica.
  • Sistemas de recolección de información (como encuestas online).
  • Sistemas operativos de función para empresas.

Aquí te tenemos un ejemplo: 

Hablemos de costos, ¿me conviene?

Sí, sabemos que something new means new money spent. Sabemos también, que, en tiempos de pandemia, muchos la han pasado mal; pero recuerda, todo lo que incluyas para mejorar la productividad y forma de trabajo de tu empresa, se llama inversión.

Entendemos que los gastos no previstos pueden generar un desbalance en una empresa, pero eventualmente recuperarás tu inversión al momento de optimizar y reducir gastos.

Algo que debes tener claro, es que los beneficios obtenidos por el sistema a implementarse, deben ser mayores a la inversión realizada. De la misma forma, establece el tiempo de retorno para tu inversión, ya sea a corto o a mediano plazo.

Así que, now you know: La automatización de empresas es un proceso vital para que te enfoques en las actividades indispensables, mismas que podrás realizar con ayuda de la tecnología. 

Recuerda, lo que te caiga como anillo al dedo es lo mejor que puedes escoger para darle ese plus a tu empresa.

Good luck!

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