Los grupos de WhatsApp son una cosa extraordinaria. Son un recurso súper básico para organizar cualquier evento o proyecto que requiera la atención de varias personas. De ser bien usados, te pueden ayudar en tu negocio, tanto para organización interna como para contacto con clientes. He aquí la parte interesante, ¿cómo manejar grupos de WhatsApp para que se vuelvan tus aliados y no tu peor pesadilla? No temas, que a continuación te damos algunos consejos.

Comenzaremos con las cosas más básicas, porque no queremos dejar nadie afuera. Sí ya sabes un poco más de grupos de WhatsApp, quizás te convenga saltarte la primera sección.

Contenido

Buenas prácticas en la creación de un grupo.

Obviamente lo primero es crear el grupo. Esto es muy fácil de hacer. Desde la aplicación haz clic en el ícono para redactar un nuevo mensaje y selecciona la opción “Crear grupo”.

Ahora añade sólo a las personas necesarias en el grupo. El criterio de selección dependerá del propósito del chat. Recuerda que la cantidad de miembros se limita a 256 personas. Haz clic en “Siguiente” en la esquina superior derecha.

Asigna un nombre apropiado al grupo. Este título debe ser sencillo y directo para que quede clara la razón de ser del grupo. Te recomendamos que incluyas una imagen para la conversación. Bien puede ser el logo de tu empresa o si estás tratando con un asunto interno, puede ser una imagen alusiva a tu equipo de trabajo. Haz clic en aceptar para continuar.

De la configuración de privacidad

WhatsApp permite restringir quiénes pueden añadirte a un grupo. Como este dato es relevante juegues el papel que juegues, te explicamos cómo modificar dichos límites. Abre la app y ve a Configuración >> Cuenta >> Privacidad >> Grupos. Ahí tendrás tres opciones: Todos, Mis contactos, Mis contactos, excepto…

Si quieres añadir a alguien, pero no aparece entre tus opciones, puede ser que no te tenga en su agenda o que haya restringido particularmente tu contacto. Cualquiera sea el caso aún puede recurrir a lo siguiente:

Puedes crear un enlace del grupo para unirse y enviárselo a la persona de interés por mensaje privado. Para crear un enlace abre el chat del grupo y presiona sobre el nombre. Desplázate hacia abajo y verás la opción “Enlace de invitación del grupo”. Una vez que hagas clic verás que tienes tres opciones para compartir el enlace. Selecciona la que mejor te convenga.

Procura compartir el enlace sólo con las personas que quieras que formen parte de la conversación. Sin embargo, también verás que puedes rescindir el enlace de invitación en el momento que desees.

Del manejo de los grupos

Algunas características que ayudan a dar un poco de orden para manejar los grupos de WhatsApp. La primera es la descripción del grupo. Usa este espacio para añadir un poco más de información importante, como el enlace a una carpeta compartida o a la sesión del equipo o datos que frecuentemente necesiten a la mano.

Una recomendación súper útil es sentar reglas básicas del grupo. Para que todo el mundo las pueda ver una vez que ingresa a la conversación, puedes enviar un mensaje con dichas reglas y ponerlo como mensaje destacado.

La función de búsqueda también resulta útil para encontrar rápidamente algún mensaje. Para usarla abre el chat y haz clic sobre el nombre. Entre las primeras opciones que se aparecen debajo de la descripción verás “Buscar en el chat. Presiona sobre ella y entonces podrás buscar por texto dentro de la conversación. Cuando insertes algún término, WhatsApp resaltará la palabra en cada mensaje que la contenga.

De manera similar, también puedes consultar los mensajes multimedia contenidos en el chat. La ruta es básicamente la misma, sólo que en esta ocasión podrás buscar por Documentos, Imágenes y Enlaces.

Una de las novedades para manejar grupos de WhatsApp es la videollamada. En un inicio, WhatsApp sólo permitía esta modalidad uno a uno. Ahora se puede sostener una videollamada con hasta 8 participantes a la vez. Quizás no sea una función a la que vayas a recurrir mucho, pero es bueno conocerla por si acaso. Para comenzar una videollamada sólo tienes que hacer clic en el ícono de cámara de video en la esquina superior derecha en la ventana del chat.

De la figura de Administrador

En WhatsApp, quien crea un grupo se vuelve administrador automáticamente. Esto quiere decir que es quien tiene acceso a todos los “privilegios” dentro de ese chat.

Así pues, esta primera persona también puede asignar a otro miembro como administrador. Este paso es reversible, es decir, puede remover a alguien de esta posición sin eliminarlo del grupo. Esto es posible desde la Configuración del grupo >> Designar admins. del grupo.

La figura del administrador puede elegir si la descripción del grupo es sólo editable por los administradores o por todos los miembros del equipo. Lo mismo sucede con el envío de mensajes. Esto último es especialmente útil para grupos muy numerosos con la finalidad de evitar spam.

De las notificaciones

Los usuarios de Android gozan de notificaciones personalizadas. Las características las pueden modificar desde Información del Grupo >> Personalizar notificaciones. Deberán presionar sobre la checkbox de la opción Usar notificaciones personalizadas. Pueden cambiar el tono, el patrón de vibración, habilitar o no notificaciones pop-up y la luz al recibir un mensaje. Este recurso es útil para atender grupos de alta prioridad.

Mientras tanto, los usuarios de iPhone pueden modificar sus notificaciones, pero para todos los grupos en general, no para conversaciones en particular. Es necesario acceder a Configuración desde la ventana de los chats y hacer clic en Notificaciones.

Por otro lado, también es posible silenciar un grupo. Ello significa dejar de recibir notificaciones por completo. Ve a Info. del grupo >> Silenciar. Se desplegarán tres opciones: 8 horas, 1 semana y Siempre. No sería lo ideal que alguien tuviera que silenciar las notificaciones, pero pueden existir condiciones que lo ameriten.

¿Qué pasa cuando la razón por la que se creo el grupo deja de existir? Los miembros del grupo pueden abandonar el chat. Desde Info. del grupo deben desplazarse hasta el final de la pantalla y verán la opción “Salir del grupo”. Al seleccionarla se desplegará una ventana para confirmar la decisión. Si decide salir del grupo, la persona ya no podrá participar en la conversación, pero el historial seguirá disponible para ella.

Cabe mencionar que si un administrador abandona el chat y no hay nadie más con la misma figura, entonces se asignará un administrador al azar. Si tú eres administrador, la forma correcta de terminar un grupo es eliminar primero a todos los miembros del grupo, abandonar el grupo tú y luego eliminar la conversación.

Extra Tips

¿Cómo manejar grupos de WhatsApp mientras están habilitados? Además de establecer las reglas básicas desde un principio y recordarlas cada cierto tiempo, es bueno tener un formato particular para mensajes importantes. Esto dependerá de tus preferencias, pero es bueno para que las personas los identifiquen rápidamente y atiendan con la seriedad o prontitud que merece el mensaje.

Fomenta el uso de la función “Responder” para dar seguimiento a mensajes en particular y sea más fácil llevar la continuidad de la conversación.

Pide retroalimentación a través de formularios. Algunas herramientas sencillas de usar son Google Forms, Survey Monkey y Typeform. Si es posible, incluso puedes agendar una videollamada; Calendly y Doodle son de utilidad.

Si el grupo amerita una discusión o una conversación muuuy activa, podría ser buena idea compartir un enlace en Google Docs para que las personas dejen sus comentarios ahí y no causen un desfile interminable de notificaciones.

¿Qué pasa si aún tienes muchísimas conversaciones? ¿Cómo das respuesta a ellas? Echa un vistazo a nuestros artículos Las 10 empresas que mejor utilizan WhatsApp para atención al cliente y ¿Cómo enviar mensajes masivos en WhatsApp?