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¿Qué debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico?

Estoy por lanzar una campaña de mercadotecnia por correo electrónico. Hay un prospecto interesado en mi producto. Un proveedor no está cumpliendo con la calidad prometida. Y necesito comunicarme con ellos. ¿Qué debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico?

¿Qué es un correo electrónico?

¿Qué es un correo electrónico?

Seguramente dirás de inmediato que quién no lo conoce. Sin embargo, la pregunta va dirigida hacia lo que sabemos sobre las implicaciones y utilidad de este medio de comunicación.

Puedo comentarte que el correo electrónico o email es la herramienta más antigua. Pero también es, a la vez, de los medios más útiles de internet.

Mediante un correo electrónico tienes contacto directo con usuarios de todo el mundo. Además te permiten transferir información (texto, imágenes, sonido, etc.).

Origen del mensaje electrónico: comunicación entre dos personas

Su diseño fue ideado como un elemento similar al servicio postal. Su intención de origen era mantener comunicación entre dos personas. Así es. El primer software de correo electrónico permitía sólo esa función básica. Una persona en su computadora tecleaba un mensaje que era enviado, a través de la Red, a otra persona que lo recibía también en su ordenador.

Al crearlo se combinó la velocidad del teléfono con la permanencia del correo postal.

Correo electrónico ¿Pasado de moda?

Podrías suponer que el correo electrónico está siendo desplazado por otras formas de comunicación digital. Sin embargo, el investigador Jorge Franganillo de la Universidad de Barcelona, España en el libro Comunicación corporativa en Red, opina diferente.

El especialista afirma que la tendencia es que esta herramienta continuará siendo el instrumento adecuado en muchos contextos. Como por ejemplo el email marketing.

Por su parte, los datos de la consultora Radicati (2017) son contundentes. En su informe Email Statistics Report: 2017-2021, precisó que, durante 2017, 3700 millones de usuarios de todo el mundo enviaron un total de 269 000 millones de mensajes electrónicos. Y pronosticó que esta cifra aumentaría una media anual del 4.4 % durante los siguientes cuatro años (hasta 2021).

Herramientas para realizar email marketing

Estructura de un mensaje electrónico

La estructura de esta herramienta de comunicación es simple. Suele incluir varios campos como son el destinatario (que pueden ser varios), el remitente, el asunto (que es el título del mensaje) y el texto.

El mensaje suele ser breve, saltándose gran parte de los convencionalismos del correo normal como membretes, direcciones, fechas, etc.

Al final, se puede insertar un archivo de firma con nuestros datos. También se pueden adjuntar archivos de cualquier tipo (texto, imágenes, sonidos, video, programas…)

¿Qué debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico?

Qué debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico

La redacción

Planea lo que quieres comunicar

La falta de precisión en las ideas puede provocar un problema. Asegura que tu texto no deje lugar a dudas sobre tus objetivos.

Para Covadonga González-Pola, profesora del curso de redacción para negocios en Udemy, lo mejor es agrupar la información en temas comunes.

“Dentro de cada párrafo es importante que haya una estructura, y que la información relevante esté al principio para que el lector siga enganchado a la lectura y avance con facilidad”.

Emplea enlaces para tus mensajes electrónicos

Como “por ejemplo”, “en conclusión”, “a manera de introducción” o “por el contrario”. La sencillez es lo mejor para facilitar la comprensión.

Describe el asunto en forma clara y breve

Piensa que el destinatario seguramente tendrá mucho por leer. Así que dile en pocas palabras lo más importante de tu mensaje.

Sé claro en tu argumentación. Que la persona que recibe tu correo se fije en el contenido y no en la forma. Si se distrae con tus errores o tu falta de habilidad en la redacción se perderá el propósito del mensaje.

Ortografía

Evita el uso de las mayúsculas

En todo el texto, pero en particular en el asunto del correo. Aunque busques que tu mensaje llame la atención, puede verse agresivo para quien lo recibe.

Cuida el uso de puntos de exclamación

El exceso de este recurso es poco profesional. Empléalos solo donde lo amerite.

El corrector de texto. Utilízalo

Las faltas de ortografía son mal vistas en un correo electrónico. Revísalo muy bien antes de enviarlo. Recuerda que un mal escrito puede generar falta de confianza en tus capacidades.

Prototipos textuales

Redacta tus propios formatos

Puedes crear algunos modelos de texto (como un correo de bienvenida) que te sirvan como base. De esta manera podrás adecuar la información que quieres transmitir.

Estos formatos te ayudarán a que no olvides algunos aspectos. Tan sencillos y al mismo tiempo relevantes como el saludo inicial o la despedida.

Diseño e imagen que debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico

Evita los excesos

No agregues color y gráficos que no sean necesarios. Estos sólo aparecerán como confusos y distraerán la atención de quien lo reciba.

No utilices emoticones

Sobre todo, en los primeros contactos no proporcionas una imagen profesional. Puedes usar este recurso si se adecua a tu perfil de negocio. En caso contrario, abstente.

Archivos adjuntos

Que no se te olvide

Si tienes que enviar un archivo adjunto, asegúrate de haberlo hecho correctamente antes de dar clic y mandar tu mensaje. Puedes perder un cliente al pensar que ya enviaste la información.

Empatía

Ponte en el lugar de quien te lee

La empatía no solo se trata de ponerte en los zapatos de los demás. También significa permitir que los demás se pongan en tu lugar. Busca los mejores argumentos para lograr este aspecto en tus mensajes electrónicos.

Sé amable

Nunca olvides decir “por favor” y “gracias”.

Ten paciencia

Si no recibes una respuesta inmediata, no satures a tu destinatario con más correos. Planea el tiempo para preguntar sobre el resultado de tu mensaje.

Responde rápido

Ya que tu destinatario dedicó tiempo a leer tu mensaje y te mandó un mensaje. Es fundamental una respuesta rápida. Soluciona las dudas y proporciona la información que te soliciten.

En conclusión ¿Qué debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico?

Contenido para un correo electrónico

Planeación y revisión son dos aspectos que deben estar siempre presentes. Así cuando te plantees la pregunta sobre ¿Qué debo tomar en cuenta al escribir un mensaje electrónico? Sabrás qué hacer.

A veces queremos hacerlo todo en poco tiempo. Por esa razón no nos damos la oportunidad de una segunda lectura. Tampoco le hacemos caso al corrector ortográfico. ¡Empléalo!

Nuestra mente es más rápida que nuestras manos, pero toma un momento para que analices la estructura del mensaje que estás enviando.

¿Utilizas el correo electrónico? Comparte con nosotros lo que consideras que debo tomar en cuenta al escribir un correo electrónico.

Tus comentarios y sugerencias siempre son importantes para nosotros. Te invito a que leas cómo, por medio de CRM (Customer Relationship Management) de Leadsales, mantendrás esta comunicación con tus clientes.

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