Seamos sinceros: llevar una vida organizada en general requiere de cantidades importantes de planeación. Muchas veces queremos poner las cosas en orden pero no tenemos idea de por dónde empezar (que es siempre lo más difícil), o qué clase de orden poner. ¿Por prioridad? ¿Por facilidad? ¿Por dificultad? La buena noticia es que no hay una respuesta correcta, cada quién lleva el método que más le funciona. Es por ello por lo que en el blog de hoy te contamos cómo llevar un calendario personal y sacarle el mejor provecho.
Ventajas de tener un calendario personal
Te preguntarás ¿y yo para qué necesitaría llevar un calendario personal? Ya sea que anotes tus pendientes en una servilleta, que hagas notas mentales o que de plano te escribas la tarea en la mano, te aseguro que los calendarios son mucho más fáciles de mantener de lo que parecen, y notarás los beneficios inmediatamente.
Manejo del tiempo
Seguramente hay días en los que parece que 24 horas no son suficientes. Según estadísticas de Clockify, esto es gracias a que sólo el 12% de las personas usan alguna clase de planeador o diario, mientras que el 33% depende de to-do-lists muy básicas. Un calendario te permite no sólo tener en cuenta tus actividades incompletas, sino también una forma de destinar cierto tiempo a ellas. Esto con el propósito de no atorarte o bloquearte solamente en alguna, y puedas tachar correctamente tus pendientes.
Se preserva lo importante
Hoy en día, nuestro activo más valioso es nuestro tiempo. Quizás suene un poco cursi, pero administrar un calendario personal te permite estar al pendiente de fechas y acontecimientos importantes, ya sea propios o de tus seres queridos. Probablemente nunca te vuelvas a olvidar del cumpleaños de tu pareja, o del festival de tu sobrina, precisamente porque, al estar en tu calendario, les das la importancia que se merecen. Considéralo un regalo de ti para ti, donde los demás también salen beneficiados.
Visualización
Esta herramienta es buenísima, sin importar el ritmo o estilo de vida que lleves. La oportunidad de ver qué actividades tienes, no sólo hoy ni mañana, sino todo el mes, o incluso el año completo puede ayudarte a pedir esas vacaciones con anticipación, o conseguir niñera a tiempo para esa boda que tienes en Puerto Vallarta…
Tips para hacer tu calendario personal
Si ya estás convencido (o no) de que necesitas un calendario en tu vida, aquí te dejamos unos tips para que empezar sea más llevadero. Puedes aplicarlos para cualquier formato -físico o electrónico-, aunque están un poco más enfocados al segundo.
Anota todo
Es posible que al iniciar no sepas muy bien qué es importante incluir y qué no. Nuestro consejo es que, al iniciar, escribas todos tus pendientes. No repares en ser específico, sólo pon lo que consideres un quehacer de tu día a día. Puede ser desde sacar la basura los lunes a las 8, hasta las juntas semanales en la oficina. Esto para construir una noción de qué ocupa espacio en tu rutina, qué te toma más tiempo, qué actividades siguen cierto patrón, etc. No te preocupes, el siguiente tip te ayudará a ordenarlo todo.
Como plus a este tip, la lluvia de ideas también te brinda la oportunidad de eliminar cualquier cosa en la que identifiques que pierdes tiempo o ya no tiene un propósito.
Clasifica
Una vez que sepas qué actividades toman prioridad en tu vida y cuáles ya no son necesarias mediante una lluvia de ideas, es momento de clasificarlas. La manera más sencilla de hacerlo es mediante un código de colores. Por ejemplo, todos los asuntos de trabajo, identificarlos con color azul, los eventos personales con morado, cuestiones familiares con verde, escuela en amarillo, rojo para urgencias, etc.
Igual puedes destacar fechas esenciales y plazos con negritas o mayúsculas. Ahora puedes echar un vistazo a tu calendario y saber exactamente cuáles son tus prioridades para el día, la semana o el mes, y a qué ámbito pertenecen.
Estructura tu calendario
Después de los pasos anteriores, seguramente notaste que hay días que tienen menos carga de trabajo y hay otros donde no tienes tiempo ni de respirar. Es por ello por lo que este tip se centra en crear una rutina para priorizar ciertas actividades en tu calendario.
Por ejemplo, si sabes que tu nivel de energía es mayor en las mañanas, trata de abarcar los eventos más pesados del día en ese momento. De hecho, se sabe que los niveles de energía van disminuyendo con el transcurso del día, entonces enfoca tus tardes en actividades más tranquilas y llevaderas. Si necesitas más ideas, checa nuestro blog: tips para aumentar tu eficiencia y productividad.
Pon límites
Si algo caracteriza a los calendarios es que se manejan por bloques de tiempo. Puedes intentarlo con cualquier calendario electrónico como Google Calendar o iCalendar. El asignarle horas específicas a cada tarea es lo que distingue a un calendario de una to-do-list.
Intenta la técnica del time-blocking. Consiste simplemente en asignarle un tiempo a una tarea y eliminar distracciones para completarla. El bloqueo de tiempo es simplemente dedicar una cantidad específica de tiempo a una tarea determinada. Es una práctica popular y eficaz, ya que reduce el multitasking y las distracciones. Otro beneficio es que te orilla a tomar descansos periódicos para recargar pilas y volver a concentrarte.
Esta fue nuestra pequeña guía para que comiences a llevar un calendario personal. Recuerda que no es lo mismo que una lista de pendientes y que la constancia es clave del éxito. Si aplicas nuestros consejos correctamente no volverás atrás y tu calendario se convertirá en un must de tu día a día.
