Cómo hacer una proyección de ventas si vendes: pasos y ejemplos

Una proyección de ventas se arma con tres datos: cuánto vendiste antes, a qué ritmo crees que vas a crecer y a qué precio vas a vender. Con esos datos estimas cuántas unidades venderás en los próximos meses y cuánto dinero van a dejar. Después ajustas las cifras según las temporadas de mayor o menor demanda.

Si vendes por WhatsApp, ese número te dice cuánto inventario pedir, si tu equipo alcanza para atender la demanda o si es mejor lanzar una promoción antes de que bajen las ventas. Esto es justo lo que preocupa a las pymes de la región: según el Barómetro de Pymes de Chubb, el 38 % tiene como prioridad vender más y conseguir nuevos clientes.

Entonces, ¿cómo hacer una proyección de ventas con los datos que ya tienes? Aquí conocerás los métodos más usados, un cálculo completo con números y cómo aprovechar tu embudo de WhatsApp para estimar las ventas del próximo mes. Así tendrás una base para preparar tu plan de ventas.

¿Qué es una proyección de ventas y en qué se diferencia de una meta de ventas?

Una proyección de ventas es una estimación de cuánto vas a vender en un periodo: el próximo mes, el trimestre o el año. Para calcularla, tomas como referencia tus ventas anteriores, las condiciones del mercado y los cambios esperados en la demanda. Por ejemplo, una temporada alta o un aumento de precios cambiaría tus estimaciones.

Aunque están relacionadas, una proyección y una meta de ventas responden a preguntas diferentes:

• Proyección de ventas: estima cuánto venderás según tus resultados anteriores, las condiciones del mercado y los cambios previstos.
• Meta de ventas: establece cuánto quieres vender durante un periodo y sirve como referencia para medir tus resultados.

Por ejemplo, si proyectas vender 200 unidades y tu meta es 250, necesitas conseguir 50 ventas adicionales. Esa diferencia te da una referencia para ajustar tus acciones comerciales antes de que termine el periodo.

También necesitas actualizar tu proyección cuando las ventas reales se alejan de lo que habías calculado. Así trabajas con cifras más cercanas a la realidad y tomas decisiones con información actualizada.

Cómo hacer una proyección de ventas en 5 pasos

Para hacer una proyección de ventas, organiza tus datos, define qué medirás, elige un método de cálculo, ajusta tus estimaciones según las condiciones del mercado y los resultados de tu negocio.

1. Recopila información clave

Si vendes por WhatsApp, un CRM para WhatsApp registra cada conversación y la etapa en la que está, así que tu historial de ventas y tu embudo quedan en un mismo lugar. Estos son los datos que necesitas reunir:

• Historial de ventas: revisa cuántas unidades vendiste y cuánto ingresaste durante los periodos anteriores.
• Devoluciones y cancelaciones: ajusta tus números considerando estos factores para no tener estimaciones demasiado optimistas.
• Datos adicionales: recopila variables como el crecimiento esperado, el tamaño de tu equipo de ventas y la duración del ciclo de ventas.

Si tu negocio es nuevo y todavía no tienes historial, parte de datos de mercado o de empresas similares y consulta a personas que conozcan tu sector para construir una primera estimación.

2. Define métricas clave

Antes de calcular, decide qué quieres proyectar y durante cuánto tiempo. No es lo mismo estimar cuántos productos venderás que calcular los ingresos que esperas recibir. Para tener una referencia, define lo siguiente:

• Producto o servicio específico: identifica qué estás proyectando.
• Periodo de tiempo: define si tus estimaciones serán a corto (mes), mediano (trimestre) o largo plazo (año).
• Unidad de medida: determina si medirás ventas en unidades, ingresos o suscripciones, según corresponda.

3. Elige un método de proyección

El método depende de los datos que tengas disponibles. Con varios meses de ventas registradas, puedes calcular con números; si apenas empiezas, te conviene apoyarte en la opinión de gente que conoce tu mercado. En la mayoría de las pymes, alguno de estos tres caminos funciona:

• Método descendente: parte del tamaño de tu mercado y estima qué porcentaje alcanzarías. Por ejemplo, si en tu categoría se venden $1,000,000 al año y proyectas captar el 10 %, tu proyección es de $100,000.
• Método ascendente: arma la cifra desde tus propios números. Si tu página recibe 10,000 visitas al mes y compra el 5 %, proyectarías 500 ventas al mes, siempre que esa tasa de conversión sea realista.
• Método por etapas del embudo: toma cada oportunidad abierta y multiplica su valor por la probabilidad de que se cierre según la etapa en la que va. Sirve sobre todo para el próximo mes, y solo si tu equipo registra en qué etapa está cada cliente.

4. Ajusta por factores externos

Una proyección necesita considerar lo que ocurre fuera de tu negocio. Aunque tus ventas sean estables, hay ciertos cambios que influyen en la demanda y en las estimaciones. Revisa estos tres factores antes de cerrar tus números:

• Estacionalidad: periodos de mayor o menor demanda.
• Cambios económicos: inflación, regulaciones o crisis de mercado.
• Competencia: nuevos jugadores o estrategias en tu industria.

5. Calcula tus proyecciones

Con los datos organizados, ya tienes una base para calcular las ventas del siguiente periodo. La fórmula dependerá de si quieres estimar ingresos o proyectar el crecimiento de tus resultados anteriores.

• Para estimar ingresos: unidades que esperas vender × precio por unidad.
• Para aplicar crecimiento mensual: ventas del mes anterior × (1 + tasa de crecimiento). En Excel, coloca las ventas anteriores en B2 y la tasa en C1. Después, escribe =B2*(1+C1) en otra celda para obtener la nueva estimación.
• Para revisar tus resultados: compara las ventas proyectadas con las reales al terminar cada mes. Si hay diferencias importantes, revisa los supuestos antes de calcular el siguiente periodo.

Ejemplo práctico de cómo hacer una proyección de ventas

Imagina una tienda de celulares que quiere proyectar sus ventas para los próximos seis meses usando el método de crecimiento mensual. Para el cálculo, parte de sus ventas actuales y supone un aumento del 8 % cada mes. Estos son los datos de partida:

• Datos históricos: la tienda vendió un promedio de 200 celulares mensuales en el último trimestre.
• Campañas publicitarias: se ha programado una nueva estrategia de marketing y ventas para aumentar la visibilidad de sus productos.
• Crecimiento estimado: se proyecta un incremento mensual del 8 % debido a una combinación de promociones y al lanzamiento de un nuevo modelo en este periodo.
• Precio fijo: el precio de venta por unidad se mantiene en $600 durante los seis meses.

Proyección: ventas a 6 meses

Enero parte de las 200 unidades mensuales y, a partir de febrero, se aplica el crecimiento estimado del 8 %. Así es como quedaría:

Las unidades se redondean al número entero más cercano para calcular los ingresos de cada mes. En total, la tienda proyecta vender 1,467 celulares y generar $880,200 USD durante el semestre.

Con esta proyección, la tienda sabe que en junio necesitará inventario para cerca de 300 celulares, un 47 % más que en enero. Esto le da una referencia para negociar con sus proveedores y preparar las compras con anticipación.

Cómo proyectar tus ventas si vendes por WhatsApp

Para proyectar tus ventas desde tu embudo de WhatsApp, multiplica las conversaciones abiertas en cada etapa por su probabilidad de cierre y por tu ticket promedio, es decir, cuánto gasta en promedio cada cliente.

La probabilidad se obtiene de tu historial comercial. Por ejemplo, si de cada 10 conversaciones que llegaron a cotización, 3 terminaron en venta, la probabilidad de cierre de esa etapa sería del 30 %.

Así quedaría la proyección para la tienda de celulares del ejemplo anterior, con un ticket promedio de $600 USD:

Con estas cifras, la tienda estima 57 ventas y $34,200 USD en ingresos de sus oportunidades abiertas. El cálculo asume que cada conversación corresponde a una oportunidad distinta y que las probabilidades son las posibilidades de cerrar una venta en cada etapa.

Por eso necesitas mantener actualizado el embudo: si una conversación cambia de etapa, también cambia la probabilidad que utilizas. Sin ese registro, la proyección pierde precisión y tendrás estimaciones poco confiables.

¿Cuáles son los tipos de proyecciones de ventas?

Las proyecciones de ventas se dividen en dos tipos: los métodos cualitativos, que se basan en opiniones y juicio experto, y los cuantitativos, que usan datos numéricos y cálculos estadísticos. Muchas empresas combinan ambos para obtener estimaciones más precisas.

1. Métodos cualitativos de proyección de ventas

Los métodos cualitativos estiman tus ventas a partir de opiniones y conocimiento de personas familiarizadas con el mercado, los clientes y sus hábitos de compra. Son la mejor opción si no tienes mucho historial o si tu mercado cambia constantemente.

Entre los más utilizados están:

• Juicio de expertos: consulta a especialistas de tu industria para identificar cambios en la demanda o en el comportamiento del mercado. Por ejemplo, un distribuidor pregunta a expertos del sector qué productos tendrán mayor demanda durante los próximos meses.
• Opinión del equipo de ventas: tu equipo tiene contacto directo con los clientes, lo que les permite anticipar patrones de compra. Por ejemplo, los vendedores reportan las preguntas que más se repiten en WhatsApp sobre un producto, lo que ayuda a prever cuánto interés va a generar.
• Método Delphi: reúne a un grupo de expertos para que hagan predicciones anónimas en varias rondas y las ajusten al ver las del resto, hasta llegar a un consenso. Por ejemplo, una tienda consulta a varios especialistas para prever la demanda de un producto.
• Pruebas de mercado: lanza un producto en un entorno controlado para medir su desempeño antes de introducirlo a gran escala. Por ejemplo, una tienda online prueba una nueva línea de productos en una región específica para analizar las ventas iniciales.

2. Métodos cuantitativos de proyección de ventas

Los métodos cuantitativos estiman tus ventas a partir de tu historial y de cálculos estadísticos. Son la mejor opción si tienes datos de ventas sólidos y llevas un registro consistente.

Entre los métodos más utilizados están:

• Regresión lineal simple: analiza la relación entre tus ventas pasadas y una variable, como la inversión en publicidad, para predecir cuánto venderás si esa variable cambia.
• Tasa de crecimiento promedio: calcula el crecimiento histórico de tus ventas y lo proyecta hacia adelante. Por ejemplo, si tus ventas crecieron en promedio 5 % mensual el último año, proyectas ese mismo ritmo para los próximos meses.
• Pronóstico por etapas: evalúa cada oportunidad en tu embudo de ventas según su probabilidad de cierre.
• Promedio móvil ponderado: da más peso a los datos recientes para reflejar tendencias actuales.

¿Cómo elegir el método de proyección de ventas para tu empresa?

El método de proyección de ventas que escojas depende de cuánto tiempo llevas vendiendo, qué información registras y qué necesitas proyectar. No todos los negocios cuentan con los mismos datos, así que considera estas situaciones:

• Si tu negocio es nuevo o lanzas un producto sin historial: usa juicio de expertos, el método Delphi o pruebas de mercado.
• Si estás armando un plan de negocio para un mercado nuevo: usa el método descendente.
• Si tienes un historial de ventas estable: usa la tasa de crecimiento promedio o el promedio móvil ponderado.
• Si tus ventas dependen de una variable medible, como la inversión en publicidad: usa regresión lineal.
• Si quieres proyectar el próximo mes con las oportunidades que ya tienes abiertas: usa el método por etapas del embudo.

Si ya tienes historial, combina los cálculos con las observaciones de tu equipo comercial para revisar tus supuestos. Los números muestran cómo se han comportado las ventas, mientras que las conversaciones con clientes aportan señales de cambios recientes.

¿Cuáles son los beneficios de hacer una proyección de ventas para tu empresa?

Con una proyección en la mano, dejas de decidir a ciegas y tienes una referencia para organizar tus recursos: si te alcanza para contratar a otro vendedor, cuánto stock pedir para la temporada alta o en qué mes es mejor lanzar una promoción.

Eso sí, ninguna proyección garantiza que acertarás con las cifras. Según el Sales Forecasting Benchmark Report 2024 de Xactly, 4 de cada 5 líderes de ventas y finanzas encuestados fallaron al menos un pronóstico trimestral en el último año.

Estos son los beneficios de hacer una proyección de ventas en tu negocio o empresa:

• Planificar financieramente: estimas los ingresos esperados y organizas tus gastos según el dinero que recibirás.
• Establecer metas alcanzables: comparas las ventas proyectadas con tus objetivos e identificas cuánto necesitas vender para cumplirlos.
• Tomar decisiones estratégicas: evalúa si necesitas contratar personal, ajustar inventarios o lanzar campañas de marketing.
• Detectar riesgos: identificas posibles caídas en las ventas y preparas acciones antes de que afecten tus ingresos.
• Mantener al equipo enfocado: utilizas las estimaciones como referencia para dar seguimiento a los objetivos y revisar los avances en periodos específicos.

Proyecta tus ventas con datos reales desde un CRM para WhatsApp

Una proyección es tan precisa como los datos que la alimentan. Un CRM para WhatsApp centraliza tus conversaciones de WhatsApp, Instagram y Facebook en un embudo de ventas personalizable. Así tienes una referencia más clara para estimar cuántas ventas cerrarás.

Con esa información, sabes cuántas conversaciones tienes en cada etapa del embudo, cuáles están avanzando y quién atiende cada chat, así tienes todo más organizado y una idea más clara de cuándo lanzar campañas para conseguir más ventas.

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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo hacer una proyección de ventas

¿Cada cuánto debo actualizar mi proyección de ventas?

Actualiza tu proyección de ventas cada mes si tu negocio cambia rápido, por ejemplo, por promociones frecuentes o temporadas; cada trimestre si los cambios son graduales; y cada año si operas en un sector estable. En cualquier caso, revísala antes de lanzar un producto, cambiar precios o si tus ventas reales se alejan mucho de lo proyectado.

¿Qué hace que mi proyección de ventas falle?

Tu proyección de ventas falla cuando las condiciones cambian o trabajas con datos incompletos, ya sea porque ajustaste tu plan de marketing y ventas, subiste los precios, lanzaste nuevos productos o tu equipo dejó oportunidades sin registrar. También influyen factores externos, como la inflación, las tasas de interés, los movimientos de la competencia, la estacionalidad y los cambios en las regulaciones.

¿Cómo me ayuda un CRM a hacer mi proyección de ventas?

Un CRM te ayuda a hacer una proyección de ventas porque tienes en un mismo lugar el historial de tus clientes, las oportunidades abiertas y cuántas terminan en venta, así identificas patrones de compra, sabes en qué etapa está cada cliente y calculas cuánto esperas vender según tus probabilidades de cierre.

¿Cómo hago una proyección de ventas si mi negocio es nuevo?

Si tu negocio es nuevo, usa métodos cualitativos para hacer tu proyección de ventas, como el juicio de expertos o las pruebas de mercado, y apóyate en datos de empresas similares a la tuya. En cuanto registres tus primeros meses de ventas, cambia a un método cuantitativo como la tasa de crecimiento promedio.