Si ya usas Leadsales o estás considerando implementarlo para gestionar tus ventas desde canales como WhatsApp o Instagram, no basta con responder rápido: necesitas saber qué es eficiente y qué no en tu proceso comercial. Por eso es importante entender cómo funciona Leadsales y cómo usar su módulo de analítica.
Con esta herramienta puedes visualizar métricas de ventas, identificar áreas de mejora en tu embudo de ventas y tomar decisiones más acertadas para vender mejor. En este post, te enseñamos cómo usar la analítica de Leadsales y cómo aprovechar sus datos para aumentar tus ventas.
Qué es y cómo usar la analítica de Leadsales
La analítica de Leadsales es una función del CRM que te muestra, en tiempo real, cómo va el desempeño de tu equipo y de tus campañas comerciales. No necesitas conocimientos técnicos para usarla: la información es visual, clara y enfocada en lo que realmente importa.
- Rendimiento por asesor y periodo: analiza cuánto vendió cada integrante del equipo, cuántos leads atendió y cómo fue su desempeño diario, semanal o personalizado.
- Mensajes enviados y recibidos: consulta la cantidad de mensajes enviados y recibidos por cada asesor de ventas o por periodo, junto con el volumen total de conversaciones.
- Leads ganados y sin atender: visualiza cuántos prospectos se convirtieron en clientes y cuántos quedaron sin seguimiento.
- Ganancias por chat: si añades el valor de cada venta, puedes medir los ingresos generados por conversación.
Y lo mejor es que no necesitas ser experto en datos porque la interfaz es visual, clara y accesible para cualquier persona.
Cómo usar la analítica de Leadsales paso a paso
Para usar la analítica de Leadsales debes saber que está dividida en dos paneles principales. Cada uno ofrece una forma diferente de visualizar los datos, según lo que necesites supervisar o mejorar en tu proceso de ventas.
1. Panel de analítica general
En la sección lateral izquierda, ve a la pestaña de ‘Analítica’. Allí podrás filtrar información por fechas y usuarios. Este panel incluye:
- Número total de conversaciones.
- Mensajes enviados y recibidos.
- Ganancias estimadas.
- Clientes sin atender.
- Comparativa por periodo anterior.
2. Panel de actividad en tiempo real
En la vista principal del sistema verás un resumen en vivo:
- Cuántas conversaciones has tenido en el día.
- Cuáles están sin atender.
- Cuántas han sido respondidas.
¿Cómo usar la información de la analítica de Leadsales?
- Accede al panel que más se ajuste a tu necesidad.
- Filtra por fechas o asesor para un análisis más detallado.
- Revisa las métricas clave: leads, mensajes, respuestas y ventas.
- Ajusta tu seguimiento según los datos que deseas revisar: quién necesita apoyo, qué canal está rindiendo mejor, o qué etapa del embudo de ventas requiere más atención.
Qué métricas de la analítica de Leadsales puedes monitorear
Para entender cómo usar la analítica de Leadsales de forma estratégica, hay que ir más allá de solo ver números. Estas son las métricas más útiles y lo que puedes hacer con ellas:
1. Leads generados
Es la cantidad de prospectos nuevos que entraron por canal, como WhatsApp, Instagram o Facebook Messenger, para así comprobar cuáles canales están funcionando mejor.
- Ejemplo: si una campaña en redes sociales lanzada en un periodo específico generó pocos leads, puedes revisar el mensaje, el segmento o la hora de publicación.
2. Leads ganados vs. sin atender
Muestra la proporción entre los prospectos cerrados como venta y los que aún no han recibido seguimiento. Esta métrica ayuda a identificar si tu problema está en la captación o en la etapa de seguimiento de clientes.
- Ejemplo: si ves muchos leads sin atender, probablemente no necesites más campañas, sino mejorar la respuesta del equipo.
3. Mensajes enviados y recibidos
Sirve para detectar si hay conversaciones con baja respuesta o si hay contactos consumen demasiado tiempo sin conversión.
- Ejemplo: si se envían muchos mensajes a un lead sin obtener respuesta, puede que tu contenido no esté bien segmentado o no sea relevante.
4. Ganancias por usuario y periodo
Permite ver cuánto vendió cada asesor o embudo en un período determinado (día, semana o personalizado). Es ideal para evaluar el rendimiento comercial individual y hacer ajustes en la estrategia de marketing y ventas.
- Ejemplo: si un asesor tiene menos ventas que sus compañeros con el mismo número de leads, puedes identificar si necesita capacitación o apoyo.
Cómo organizar tu proceso de ventas para medir mejor
La analítica de Leadsales se alimenta del recorrido que hace cada lead. Así que si no defines las etapas del proceso de ventas de forma clara, los datos serán confusos y difíciles de interpretar. Antes de analizar reportes, debes asegurarte de que tu proceso comercial esté bien estructurado.
Si no sabes por dónde entra el prospecto ni en qué etapa está, los reportes no te van a servir de mucho.
¿Qué deberías tener claro?
- ¿Dónde inicia tu embudo? Por ejemplo: “Sin atender” o “Nuevo contacto”.
- ¿Qué etapas siguen? Puedes usar nombres como: “Información enviada”, “Negociación”, “Pendiente de pago”.
- ¿Cuándo se considera una venta cerrada? Define en qué momento el lead pasa a “Ganado” y deja de estar en seguimiento.
- ¿Qué pasa después de la venta? Considera si habrá seguimiento postventa, soporte o un seguimiento para recompra.
Organizar esto en tu CRM permite que cada dato tenga contexto. Así, cuando veas un número en el panel de analítica, sabrás exactamente qué significa y qué acción tomar.
Cómo usar etiquetas y notas internas para mejorar tu analítica en Leadsales
Para que los datos realmente te sirvan, necesitas contexto. Y eso lo puedes lograr fácilmente con dos funciones dentro de Leadsales: etiquetas y notas internas. Usarlas bien te permitirá segmentar mejor tus reportes y tomar decisiones más precisas.
1. Etiquetas
Permiten clasificar contactos según características importantes. Esto facilita aplicar filtros con las etiquetas creadas para obtener insights más precisos:
- Canal de entrada: WhatsApp, Instagram, Facebook.
- Interés: producto A, producto B, servicio completo.
- Tipo de cliente: nuevo, recurrente, mayorista, minorista.
- Estado actual: moroso, pendiente, en revisión.
Luego, puedes aplicar filtros por etiquetas o escribir la etiqueta en el buscador de Leadsales para evaluar el rendimiento por segmento. Por ejemplo, ver cuántos leads recurrentes se cerraron este mes o qué canal trajo más clientes listos para comprar.
2. Notas internas
Las notas son comentarios que solo tú o tu equipo pueden ver. Sirven para registrar detalles clave que no deben perderse entre una conversación y otra.
- “Solicitó cotización para evento en junio”.
- “Volver a contactar después del 15, pidió tiempo”.
- “Se perdió por precio, revisar oferta”.
Esto evita que se pierda el seguimiento si otro asesor toma la conversación o si tú mismo retomas al lead días después. También mejora la interpretación de datos cuando ves muchos leads sin cerrar, puedes entender el motivo.
Cómo usar la automatización de Leadsales para mejorar tus métricas
Una de las formas más efectivas de mantener un seguimiento de tu cartera de clientes es programar mensajes desde la misma conversación. Esta función de Leadsales te ayuda a evitar olvidos y mejora indicadores como mensajes enviados, conversaciones atendidas y leads ganados.
¿Cómo se programa un mensaje?
La programación se hace de forma manual y uno a uno, desde cada conversación:
- Selecciona el día y la hora exactos para el envío del mensaje.
- Personaliza el contenido del mensaje con el nombre del cliente, la oferta o cualquier dato relevante como el producto de interés.
- Guarda y deja que Leadsales envíe el recordatorio automáticamente.
Ejemplo
“Hola {nombre}, te recuerdo que la promoción está vigente solo hasta mañana. ¿Te interesa que te reserve un lugar?”
Esta automatización permite dar seguimiento personalizado sin depender totalmente del tiempo del asesor de ventas. Además, se convierte en una herramienta clave para reforzar campañas, promociones o seguimientos específicos.
Cómo evaluar tus campañas con la analítica de Leadsales
Si estás lanzando promociones en redes sociales, campañas por email o anuncios con botón de WhatsApp, necesitas saber qué impacto real están generando. Para eso, la analítica de Leadsales te permite medir con precisión qué tan efectivas han sido tus acciones.
¿Qué debes revisar?
Al momento de evaluar una campaña, enfócate en estas métricas dentro del panel de analítica:
- Conversaciones generadas: cuántos prospectos nuevos entraron durante el periodo de la campaña.
- Leads ganados vs. sin atender: si hubo muchos sin seguimiento, el problema no fue la campaña, sino el equipo de operaciones.
- Canales de entrada: identifica si el tráfico vino desde Instagram, Facebook o WhatsApp.
- Ganancias por periodo: mide cuánto ingreso se generó durante la campaña específica.
¿Qué decisiones puedes tomar con estos datos?
- Ajustar el mensaje si la tasa de respuesta fue baja.
- Cambiar el horario o canal si hubo poco tráfico.
- Repetir solo lo que funcionó en campañas anteriores.
- Optimizar tu presupuesto y aumentar la efectividad de futuras campañas, sin depender solo de la intuición.
Cómo puedo mejorar mis resultados con la analítica de Leadsales
Para mejorar los resultados de tu negocio con la analítica de Leadsales, debes convertir esos números en acciones concretas. Aquí te comparto algunas estrategias para aplicar estos datos estratégicamente:
- Revisar las métricas de forma constante: identifica patrones clave en el comportamiento de los clientes y el desempeño del equipo.
- Ajustar estrategias de ventas: modifica tus tácticas comerciales basándote en los datos obtenidos para optimizar resultados.
- Capacitar al equipo de ventas: brinda formación continua para que el equipo aproveche al máximo la información del CRM y mejore su rendimiento.
- Optimizar procesos comerciales: analiza cada etapa del proceso de ventas para implementar mejoras que aumenten la eficiencia.
- Crear y personalizar embudos de venta: diseña embudos adaptados a tus objetivos, que guíen al prospecto desde el primer contacto hasta el cierre.
Impulsa tu proceso de ventas con la analítica de Leadsales
Entender cómo usar la analítica de Leadsales te da una visión mucho más clara de lo que realmente está ocurriendo en tu negocio. Con los datos bien organizados y acciones definidas, es mucho más fácil enfocar tus esfuerzos y dar un mejor seguimiento comercial para cerrar más ventas, sin tanto desgaste.
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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo usar la analítica de Leadsales
¿Necesito experiencia en análisis de datos para usar la analítica de Leadsales?
No necesitas experiencia en análisis de datos para usar la analítica de Leadsales. Este módulo está diseñado para que cualquier persona pueda interpretar los datos, con gráficos visuales, filtros intuitivos y todo enfocado en facilitar decisiones comerciales.
¿Cada cuánto tiempo debería revisar los reportes de métricas en mi negocio?
Lo ideal es revisar los reportes de métricas al menos una vez por semana. Esto te permite detectar rápidamente cualquier caída en el rendimiento y actuar a tiempo para corregir o reforzar estrategias.
¿Cómo usar la analítica de Leadsales si tengo varios canales de venta?
En Leadsales puedes filtrar las conversaciones por canal, como WhatsApp, Instagram o Facebook, y ver cuál genera más leads, cuál convierte mejor o dónde deberías reforzar tus esfuerzos comerciales.
