La productividad es una meta que la mayoría de nosotros buscamos en nuestra vida diaria, pero la verdad es que no debería ser una meta, si no el medio para alcanzar nuestros objetivos. Ser productivo es llegar al al punto máximo posible de eficiencia y calidad, pero es común que no sepamos cómo hacerlo.
Hay miles de técnicas distintas que nos ayudan a incrementar nuestra productividad, pero para saber cuál es la más adecuada para ti debes estudiar la manera en la que realizas tus tareas y encontrar alternativas más eficientes de gestión, administración y acción. A continuación te hablaremos de algunas técnicas que te permitirán hacer mejor uso de tus recursos y talentos en tu vida diaria.
1. Método Kanban
Esta metodología fue desarrollada por la compañía automotriz Toyota como un modo de trabajo interno, la cual poco a poco llegó a revolucionar otras industrias y su forma de organizar y planear.
Esta técnica se basa en el principio de las 5S y consiste en la etiquetación de procesos, lo cual se logra a través de tarjetas (puedes usar post-its) que ayudan a dividir los procesos y/o tareas en etapas. Su estructura básica divide a las tareas en 3 columnas:
- Pendientes
- En proceso
- Completadas
La idea de las tarjetas es moverlas de lugar conforme avances en tu proceso y así poder tener una representación visual del progreso de tus distintas actividades, mejorar el flujo de trabajo e implementar comentarios para una mejora continua.
2. Método must / should / want
El nombre habla casi por si solo, pero si entramos en detalles, este método te ayudará a establecer tus prioridades y la forma en la que percibes tus actividades. Es común que consideremos cada una de ellas como importantes, pero una mejor forma de evaluarlas es pensarlo de esta manera:
- Tengo que…
- Debería de…
- Quiero…
A pesar de que suenan similares, esto te ayudará a catalogar tus tareas y saber cuáles debes poner en primer plano, por ejemplo, si tienes que enviar un reporte al final del día, debes agendar una junta con tu equipo de trabajo esta semana y quieres terminar de leer tu libro, deberás cumplir con dichas actividades en el orden correspondiente. Una vez que lo planteas de esa forma es mucho más fácil saber cuál de esas 3 actividades te traerá más beneficios.
3. Uso del reloj biológico
Así es, el reloj biológico no es solo eso que nos despierta de manera automática por las mañanas, si no que es un método que te ayuda a “escuchar a tu cuerpo” y determinar cuál es el momento óptimo para realizar una tarea específica.
Si ya tienes una rutina será fácil identificar los momentos del día en los cuales te sientes con más energía, en cuáles fluye más tu creatividad o tu capacidad de análisis. Esta técnica te ayudará a priorizar tu salud tanto física como mental y a reducir el estrés.
Aunque levantarse temprano sea un tip que siempre escuchamos para incrementar la productividad, si tus ideas fluyen mejor en la madrugada, puedes tomar ventaja de esas horas y recuperar tus horas de sueño por la mañana, o viceversa, realizar tus tareas más demandantes por la mañana y las que requieran menos esfuerzo en la noche. El objetivo es que no forces a tu mente a operar de una manera que sea contraproducente.
(IMAGEN – RELOJ)
4. Método del colibrí
Con este método podrás engañar un poco a tu mente y ver tus tareas como un rally que tienes que completar al final del día. Se le llama método de colibrí ya que se trata de moverse de un espacio a otro para completar tus tareas, así como los colibris van volando de flor en flor.
El principio fundamental es designar distintos espacios para distintas actividades y así cambiar de estación únicamente cuando hayamos terminado una tarea. Por ejemplo, podemos tener videoconferencias desde la sala, leer en el cuarto y mandar correos desde el comedor.
(IMAGEN – COLIBRI)
5. Time Blocking
También conocido como bloqueo de tiempo, se trata de reservar periodos de tiempo largos (entre 1.5 – 3 horas) para trabajar en una tarea de manera ininterrumpida. No importa que tengamos planeado para nuestro día, debemos asegurarnos de bloquear ese espacio en nuestra agenda y eliminar toda aquella distracción que nos dificulte cumplir con el objetivo establecido.
Puedes crear varios bloques separados uno del otro para darle descansos a tu mente y asegurar que el tiempo de trabajo sea lo más productivo posible. Si trabajas en un proyecto de 7-10 am y lo retomas de 4-7pm, tendrás 6 horas de trabajo de calidad con un descanso considerable.
¿Cómo saber si estas técnicas funcionan?
La productividad es un tema de prueba y error, puede que intentes el método de colibrí y te des cuenta que moverte de un lugar a otro te genera demasiada distracción, o que depender de tu reloj biológico te causa olvidos que resultan en consecuencias negativas.
Para algunos, ser productivo es planear cada detalle del día cautelosamente y apegarse a un plan estricto, mientras que para otros es ir tachando tareas de su lista mental conforme fluye el día. A medida que intentes algunas de estas técnicas podrás evaluar los beneficios que traen a tu vida, ya sea que te brinden claridad de lo que quieres lograr, que te ayuden a tener más tiempo libre para tu vida personal o que aceleren la obtención de resultados.
Y por si estas técnicas no fueron suficientes, te dejamos una ayudita extra para comiences el camino hacia la productividad…
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- 8 consejos para administrar tu tiempo y ser más eficiente
