Todos tenemos metas, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Sin embargo, algunos tienen más éxito en cumplirlas y lo hacen en menor tiempo que otros, pero ¿por qué? La respuesta es sencilla: mientras más claros sean los objetivos y los pasos a seguir, más fácil será lograrlos, especialmente en el mundo empresarial. En este artículo, discutiremos qué es un plan de acción y cómo se elabora.
Introducción: ¿Qué es un plan de acción?
Hablar de un plan de acción es como hablar de un mapa que te muestra distintas formas de llegar a un destino cuando se sale de viaje. Es la ruta que te indica cómo desplazarte del punto A al punto B. Lo mismo aplica en los negocios.
El plan de acción consiste en un documento detallado con las tareas específicas para conseguir las metas que tiene una empresa. Esto es parte esencial de la planificación estratégica y no solo describe lo que hay que hacer, sino que además ayuda a cumplir el objetivo de forma eficiente al establecer un marco de tiempo para cada paso del proceso.
Piensa en ello como como una versión mejorada del típico checklist que todos usamos en nuestra vida diaria, con la diferencia de que este incluye objetivos a corto, mediano y largo plazo.
¿Por qué es necesario un plan de acción?
«Al no planificar, se está planeando fallar», dijo Benjamin Franklin.
Un plan de acción bien hecho puede llevar a tu empresa hacia el éxito. Tenerlo todo planificado te permitirá ahorrar tiempo, establecer los recursos necesarios y hacer una distribución de trabajo más eficiente.
Se trata de una herramienta útil para una amplia gama de individuos y organizaciones. Por ejemplo, para un empleado que quiere mejorar su servicio al cliente o para el gerente de proyectos que tiene como tarea principal implementar cambios y brindar soluciones.
Esto no solo ayudará a trazar el mejor camino hacia la consecución de los objetivos, sino que también permitirá llevar un correcto seguimiento de cada una de las actividades, mantener la motivación del equipo y monitorear el progreso.
¿Cómo elaborar un plan de acción?
Escribir un plan de acción puede ser tan sencillo o tan complejo, según la necesidad de la empresa. En ocasiones puede representar un enorme desafío, pero vale la pena todo el esfuerzo cuando esto se traduce en mayor claridad sobre lo que tenemos que hacer y a dónde debemos llegar.
Si bien no existe una sola forma de crear un plan de acción, generalmente siguen una estructura similar. A continuación te enseñaremos como elaborarlo en cinco sencillos pasos:
Define metas claras
Antes de comenzar a escribir el plan de negocios, considera utilizar el método SMART para elegir las metas correctas. De este modo, será posible determinar objetivos alcanzables que sirvan como guía para el crecimiento de la empresa. Estos deben ser:
- Específicos: Olvídate de ideas vagas y concéntrate en un objetivo claramente definido. Pregúntate qué es exactamente lo que quieres conseguir y delimita al máximo dicho objetivo.
- Medibles: No hay forma de monitorear el progreso si tu objetivo no es medible. Es importante establecer los indicadores o KPI que medirán su eficiencia.
- Alcanzables: Aunque es bueno desafiarnos y superarnos a nosotros mismos, hay que ser realistas con los objetivos que nos proponemos.
- Relevantes: Deben estar en línea con los valores e intereses de la empresa. Si un objetivo no contribuye al proyecto, considera cambiarlo.
- Temporal: Cuando se establecen objetivos, deben cumplirse en un plazo determinado. Esto te ayudará a planificar las estrategias y realizar un seguimiento correcto.
Establece las acciones o pasos a seguir
Ahora que sabes a dónde quieres llegar, es momento de crear una lista de tareas que debes completar para alcanzar tu objetivo. En este proceso puedes dividir tu meta principal en pequeños objetivos. De esta manera la meta final resultará menos abrumadora, más estructurada y mucho más fácil de lograr.
Describe detalladamente cada actividad de manera que sea lo más clara posible para todos los integrantes del equipo.
Define plazos
Además de establecer una fecha límite para cumplir la meta principal, es esencial definir un plazo de tiempo para completar cada paso del proceso. Esto tiene también mucho que ver con establecer prioridades. Algunas tareas son más urgentes que otras, por lo que es recomendable asignar un tiempo y prioridad para ejecutarlas en el orden correcto y con una mayor precisión.
Asigna recursos
Cuando ya tienes definidas las tareas a realizar y los miembros que estarán a cargo de ellas, el siguiente paso es determinar los recursos o herramientas necesarias para llevarlas a cabo. Esto incluye presupuesto, aplicaciones o software.
Supongamos que estás al cago de una campaña de marketing y que requieres personal capacitado para desempeñar labores de SEO, producción, community manager, etc. Cada integrante deberá contar con las debidas herramientas para realizar sus labores de diseño y análisis.
Ejecuta el plan
Llegó el momento, ¡manos a la obra!
Asegúrate de que todos los involucrados sepan exactamente lo que deben hacer y cómo lo deben hacer, los tiempos de entrega y los elementos para la ejecución de sus actividades. Es importante que todos estén en sintonía sobre sus prioridades y alejados de cualquier distracción.
Monitorea el progreso
Este paso es fundamental ya que te permitirá evaluar los resultados de las acciones implementadas mediante indicadores cualitativos y cuantitativos. De esta manera podrás identificar qué es lo que no está funcionando para hacer correcciones a tiempo e implementar un plan de acción.
No se trata solamente de cumplir con lo establecido, sino de aprender sobre la marcha que todo esté funcionando de forma eficaz.
Del plan a la acción
Si llegaste hasta aquí, ya debes tener una noción más clara de qué es un plan de acción y cómo se elabora. También sabrás que es un proceso arduo y que puede tomar mucho tiempo, sin embargo, los beneficios superan las expectativas.
Como mencionamos anteriormente, no existe una sola forma de hacerlo, pero toma en cuenta que esto requiere dedicación, paciencia y disciplina. En Leadsales, estamos seguros de que lo harás excelente. No olvides dejar un comentario contándonos cómo te fue.
¡Mucho éxito!
