¿Cómo organizar un webinar?

30 julio, 2021, 0 Comments

¿Cómo organizar un webinar?

Gracias a la tecnología, hoy en día tenemos acceso a grandes cantidades de información, las cuales podemos consultar desde la comodidad de nuestro hogar. El problema llega cuando la información está en todas partes y no sabemos cuál es la fuente más adecuada para obtener conocimiento sobre un tema de interés.

Los webinar son una solución efectiva a este problema, ya que reúnen información relevante de una disciplina y la proporciona en un formato similar a una clase universitaria. En este artículo aprenderás cómo organizar un webinar y algunas de las mayores ventajas de llevarlo acabo.

¿Cómo organizar un webinar?

¿Qué es un webinar?

La palabra webinar es un derivado de Seminar, que es inglés para Seminario. Los seminarios están compuestos por un conjunto de actividades que encaminan a un grupo de personas al aprendizaje de uno o varios temas relacionados entre sí.

Al agregar la palabra “web” podemos entender que un webinar es un seminario que se realiza de manera virtual, usualmente en formato de videoconferencia.

Los webinars comúnmente se comparten en tiempo real y permiten la interacción entre los involucrados vía chat, de modo que exista un espacio para dudas, comentarios o participaciones. Estos cuentan con un presentador principal que dirige la conferencia y/o un pequeño grupo de asistentes que se encarga de dar seguimiento al mayor número de comentarios posibles.

Conoce sus ventajas

  • Ayuda a las empresas a posicionarse dentro de la industria y/o mejorar el reconocimiento de su marca.
  • Es uno de los formatos más efectivos para la generación de Leads.
  • Se considera uno de los 3 tipos de contenido con mejor engagement.
  • Tienen un gran nivel de alcance y capacidad, mucho mayor a la de un seminario tradicional.
  • Se hace una menor inversión tanto en espacio como en recursos físicos.
  • No es necesario trasladarse ni viajar a otro lugar para ser parte de la experiencia.
  • Es una manera única y divertida de acercarse al cliente actual y generar clientes potenciales.
  • Puede funcionar como un medio publicitario y/o de demostración de un producto.
  • Es una manera muy efectiva de hacer networking (puedes aprender más sobre dónde hacer networking aquí).

¿Cómo organizarlo?

Antes de comenzar a planearlo, debes tener en mente que, a pesar de que los principales fines de los webinars son educativos e informativos, no debes dejar de lado el entretenimiento, ya que es un factor clave para su éxito.

Define el formato de tu webinar

Aquí enlistaremos 3 de los más comunes:

  • Presentación: Un ponente prepara una serie de diapositivas y actividades que buscan proveer conocimiento a profundidad a la audiencia.
  • Entrevista: Busca obtener información relevante desde la perspectiva y experiencia de una persona de la industria.
  • Panel: Se reúne a un conjunto de expertos para discutir sobre la industria y aprender de la perspectiva de cada uno.

Define el contenido y/o tema de tu webinar

Procura que sea relevante y vaya de acuerdo con los intereses de tu público objetivo.

Incluye elementos interactivos

Elementos interactivos que motiven a los participantes a involucrarse (encuestas, concursos, debates, sondeos, etc.)

Establece expectativas de asistencia y metas 

Establece expectativas de asistencia y metas a las que se busca llegar con el webinar (porcentajes de crecimiento de ventas, awareness, engagement, reconocimiento de marca, entre otros)

Software de Webinar

Con ayuda de un software de webinar, comienza a organizar tu evento. Existen varias plataformas donde puedes llevarlo a cabo, algunas de las más utilizadas son GoToWebinar, Zoom, Youtube Live y WebinarJam (puedes hacer clic aquí para conocer los 10 mejores programas para empezar a crear webinars)

Landing page

Crea una landing page que incluya los detalles del evento, entre ellos una introducción al ponente y al tema, además del sitio, fecha y hora. En ella debes crear un acceso donde donde tu audiencia pueda realizar fácilmente tanto su registro como su pago.

Contenido visual

Crea infografías, imágenes y/o arte digital que ayude a explicar en qué consiste el evento, quiénes son los participantes y dar las especificaciones de horario, lugar y fecha.

Campaña publicitaria

Inicia tu campaña publicitaria para promocionar el webinar, preferentemente con un mes de anticipación al evento. Puedes hacerlo a través de redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter o LinkedIn. El email marketing también es una buena opción ya que se pone en contacto directo con los clientes actuales de la empresa.

Especificaciones del evento

Una vez que la publicidad haga efecto y los clientes se hayan registrado, envía las especificaciones del evento a su correo electrónico. Procura mantener una comunicación constante con ellos para intensificar su interés y emoción por participar.

Anticipa

Cuando llegue el día, asegúrate de tener asistentes que estén al pendiente de las posibles fallas técnicas y verifica que cada uno cuente con material alternativo que puedan proporcionar al participante en caso de que se presenten inconvenientes.

Comienza a grabar

Finalmente, deberás grabar el evento, tanto para compartir a los asistentes como para analizar el desempeño del webinar

Después del webinar

Es muy importante que reúnas al equipo de organizadores del webinar para hacer una revisión general y dar una retroalimentación del evento. Estas son algunas de las acciones que deberás tomar:

  • Analiza los números. Identifica cuántas personas se inscribieron, cuántas asistieron, cuántas interactuaron, etc. 
  • Haz una lista de lo que salió bien y lo que salió mal. Encuentra el motivo para ambas y recuérdalo para aplicarlo en el siguiente webinar.
  • Con una lluvia de ideas del equipo, piensen en formas de mejorar la experiencia para el cliente.
  • Determina qué metas se cumplieron y en qué porcentaje se superaron -o no- las expectativas del evento.
  • Establece quiénes son tus clientes actuales y tus clientes potenciales, da seguimiento a ambos de acuerdo con sus necesidades.
  • Envía un mensaje de agradecimiento a los participantes y opcionalmente otorga un descuento para incitarlos a participar en el siguiente webinar.

Ahora si, ya estas listo para organizar tu propio webinar. Como te contamos a lo largo del artículo, los webinar pueden ser poderosas estrategias de marketing que puedes personalizar teniendo en cuenta tus objetivos y el perfil de tus clientes.

Recuerda que lo importante no solo es el evento y su organización, si no el trato que reciben los participantes antes y después del mismo, ya que puede marcar la diferencia entre un nuevo cliente y un usuario más.

¿Tienes ganas de saber más?

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