Los números no mienten, y en el mundo de los negocios digitales, entender cómo sacar las ventas en el estado de resultados es como leer el pulso de tu empresa. Este informe no solo te muestra cuánto estás vendiendo, sino también qué tan bien estás manejando tus recursos para generar utilidades.
Conectar los resultados de tu proceso de ventas con el estado financiero de tu negocio puede marcar la diferencia entre avanzar o estancarte. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo calcular tus ventas, qué datos necesitas incluir y cómo usar esta información para tomar decisiones más inteligentes.
¿Qué es el estado de resultados y por qué es importante para tu negocio?
El estado de resultados es el resumen de la salud financiera de tu negocio. Este informe muestra, de forma clara y organizada, cuánto ganas (ingresos), cuánto gastas (costos y gastos), y, lo más importante, cuánto te queda al final del día (utilidad). Es el diagnóstico que todo negocio necesita para saber si va bien o no.
Si manejas tus ventas por redes sociales o WhatsApp Business, el estado de resultados te ayuda a medir el impacto real de tus esfuerzos digitales. Todo se refleja ahí: los ingresos obtenidos por las ventas de tus productos o servicios, y hasta cuánto te cuestan las campañas en WhatsApp Business, Facebook, Instagram u otras redes.
El estado de resultados evalúa la rentabilidad, y revela si es un buen momento para ajustar precios, optimizar gastos o lanzar esa promoción que has estado planeando. En pocas palabras, funciona como una brújula para guiar tu negocio hacia el éxito.
Componentes principales del estado de resultados
Los componentes principales de un estado de resultados aportan piezas clave para entender la salud financiera de tu negocio. Mira, ahora vamos a desglosarlos para que todo quede clarito y sin complicaciones:
Ingresos por ventas
Los ingresos por ventas son la materia prima y el corazón del estado de resultados. Este dato refleja todo el dinero que entra gracias a la venta de tus productos o servicios. Para llevar un buen registro, necesitas anotar cada venta, las que hagas en WhatsApp, redes sociales, la tienda física o tu tienda virtual (si es que tienes alguna de las dos).
Por ejemplo, si un cliente te compró una planta de interior por Instagram o solicitó un servicio de asesoría vía WhatsApp, ¡esos son ingresos que cuentan!
Costos de venta
Ahora bien, no todos los ingresos que entran se quedan, ¿verdad? Nos referimos a que las vengas generan costos; es decir, los gastos que hay que cubrir para que tus productos o servicios lleguen hasta los clientes.
Estos costos de venta incluye, entre otros, renta de espacio físico, servicios (como luz, agua, gas, etc.), comisiones de plataformas digitales, costos de envío, y lo que te cuesta producir lo que vendes. Por ejemplo, si vendes artesanías y debes comprar materiales o pagas por el envío de tus productos, estos son costos que debes considerar.
Gastos operativos
Ahora, los gastos operativos son esos costos invisibles que mantienen tu negocio funcionando. Aquí entran el precio de la publicidad en redes sociales, las suscripciones a herramientas como un CRM, plataformas de mailing, y hasta lo que pagas de internet al mes.
Estos gastos son básicos para que todo siga fluyendo, pero también es importante mantenerlos bajo control y registrarlos para evitar sorpresas desagradables.
Utilidad neta
Finalmente, llegamos a la estrella del espectáculo: la utilidad neta; o sea, tus ganancias. Esta cantidad se obtiene al restar los costos de venta y los gastos operativos de los ingresos por ventas.
Lo que queda es tu ganancia real, el número que realmente importa. Por ejemplo, si después de vender, enviar y hacer publicidad de tus productos te quedan $5,000 limpios, esa es tu utilidad neta.
¿Cómo calcular las ventas en tu estado de resultados?
Para calcular las ventas en tu estado de resultados solo necesitas un poco de organización y las herramientas adecuadas. Así, el proceso se simplifica bastante. Mira esta guía sobre cómo hacerlo paso a paso:
1. Identifica los ingresos que tengas en cada canal de venta
El primer paso es separar tus ventas según los canales que usas. Por ejemplo, anota cuánto vendiste por WhatsApp, cuánto por redes sociales como Instagram o Facebook, y cuánto a través de tu e-commerce, o en tu tienda física.
Hacer esto te dará una idea más clara de cuál canal funciona mejor para tu plan de ventas. No subestimes las pequeñas transacciones; esas sumas aparentemente mínimas pueden marcar una gran diferencia en tus ingresos totales.
2. Resta costos de venta, gastos operativos y devoluciones
Ya que tengas el total de tus ventas brutas, toca calcular las ventas netas. Para hacerlo, resta lo que hayas gastado para generar productos o servicios, los gastos operativos asociados, así como las devoluciones realizadas y los descuentos aplicados, ya sea por promociones especiales o códigos de descuento.
Por ejemplo, si realizaste una campaña en redes sociales con un 15% de descuento, asegúrate de reflejarlo aquí. Esto te dará una cifra más precisa y realista de tus ingresos.
3. Verifica las transacciones con tus herramientas digitales
Antes de calcular la utilidad, revisa que todo cuadre. Usa herramientas como WhatsApp Business, plataformas de pago digitales, o tu CRM para corroborar que todas las ventas, costos de ventas y promociones están registradas.
La ventaja de usar estas plataformas es que te ayudan para llevar un control bien detallado de las transacciones que realices y, así, evitas errores. Mientras más precisos sean tus datos, mejor podrás planear tus estrategias futuras y tomarás decisiones más informadas.
4. Calcula la utilidad final
Para obtener la utilidad final en tu estado de resultados, resta los costos y gastos operativos del total de tus ingresos. Este cálculo te dará una visión clara de cuánto estás ganando realmente después de todo lo que te cuesta producir tus productos o prestar tus servicios.
Por ejemplo, si tus ingresos por ventas son de $10,000, tus costos de venta suman $4,000, y tus gastos operativos son $2,000, el cálculo sería:
- Utilidad final = Ingresos totales – (costos de venta + gastos operativos)
- Utilidad final = $10,000 – ($4,000 + $2,000)
- Utilidad final = $4,000
¡Ahora sí, ya tienes el dato completo para tu reporte de ventas!
Ejemplo práctico de cómo sacar las ventas en el estado de resultados
Imagina que tienes una tienda de plantas a través de Instagram y WhatsApp Business, con servicio de envío a domicilio. Así es cómo podrías calcular las ventas y obtener la utilidad final de tu estado de resultados:
1: Identifica tus ingresos por canal
- Ventas realizadas por Instagram: $8,000
- Ventas realizadas por WhatsApp Business: $6,000
- Total de ingresos por ventas = $14,000
2: Calcula tus costos de venta, gastos operativos y devoluciones
- Calcula los costos de venta:
- Producción de plantas (macetas, tierra, plantas): $4,500.
- Comisiones de plataformas de pago: $800.
- Envíos a domicilio: $2,200.
- Total de costos de venta: $7,500.
- Suma los gastos operativos:
- Publicidad en Instagram y WhatsApp: $1,200.
- Suscripción a un CRM: $500.
- Total de gastos operativos: $1,700.
- Calcula devoluciones y promociones
- Devoluciones por plantas dañadas: $500.
- Descuento por promoción especial: $1,000.
- Ventas netas: $14,000 – $1,500 = $12,500.
3: Calcula la utilidad final
- Utilidad final = Ventas netas – (costos de venta + Gastos operativos)
- Utilidad final = $12,500 – ($7,500 + $1,700)
- Utilidad final = $3,300
La utilidad final de la tienda de plantas en este ejemplo es $3,300, un cálculo que refleja claramente la rentabilidad del negocio luego sacar las ventas, costos y gastos.
Lleva un seguimiento puntual de tus canales de venta con el CRM de Leadsales
Leadsales es el aliado que necesitas para organizar tus ventas y responder a todos los mensajes de tus clientes sin complicaciones. Nuestro CRM para WhatsApp, Facebook e Instagram concentra todas tus conversaciones en un solo lugar, evitando que pierdas clientes por falta de seguimiento.
Entre muchas otras funciones, puedes crear embudos de ventas visuales para ubicar a cada cliente exactamente en la etapa del proceso de venta en la que está y moverlos fácilmente al siguiente paso. También puedes asignar chats a tu equipo para garantizar respuestas rápidas y personalizadas, mejorando la experiencia de tus compradores.
Lo mejor es que Leadsales mide tus resultados en tiempo real, desde clientes atendidos hasta conversiones logradas. Así siempre sabrás qué estrategias están funcionando y dónde puedes mejorar. Solicita una demostración de Leadsales y descubre todo lo que puede hacer por tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre ventas en el estado de resultados
1. ¿Cuáles son los errores más comunes al registrar ventas?
Uno de los errores más comunes es no registrar todas las ventas, especialmente las pequeñas transacciones realizadas por WhatsApp o redes sociales. Otro problema frecuente es mezclar ingresos personales con los del negocio, lo que puede distorsionar la información financiera.
No incluir descuentos o devoluciones también es un error común y puede ocasionar un cálculo equivocado de las ventas netas.
2. ¿Qué herramientas digitales puedo usar para organizar mis ventas?
Herramientas como WhatsApp Business, plataformas de e-commerce y un CRM como Leadsales son ideales para llevar un control de tus ventas. Estas herramientas te permiten centralizar información, generar reportes automáticos y dar seguimiento a cada cliente para optimizar la gestión de ventas en tu negocio.
3. ¿Es necesario incluir descuentos y devoluciones en el estado de resultados?
Sí, es fundamental incluir descuentos y devoluciones en el estado de resultados para calcular las ventas netas con precisión. Estos ajustes reflejan la realidad de tus ingresos y permiten una mejor evaluación del desempeño del negocio. Sin este detalle, podrías sobrestimar tus ganancias y tomar decisiones basadas en datos incompletos.
