Lunes, primer día de trabajo. Despiertas, tomas una ducha, desayunas y te alistas para iniciar un nuevo ciclo de tu vida profesional. Llegas a la oficina y te preparas para realizar tus actividades con la mejor actitud pero… ¿Qué es lo que tengo que hacer? ¿Por dónde empiezo? ¿Cuál es mi rol en esta empresa? Seguro que alguna vez en tu vida, tú o algún miembro de tu equipo han tenido esta inquietud, pero no te preocupes pues en este artículo te enseñaremos qué es onboarding.
Es normal que en las pymes que se encuentran en proceso de crecimiento, el foco de atención esté en el desarrollo económico y en las ventas. Sin embargo, es importante asegurarse de que los nuevos empleados tengan una incorporación agradable en la empresa y que entiendan sus responsabilidades y lo que se espera de ellos.
¡Vayamos por partes!
¿Qué es onboarding?
¿Qué es onboarding?
Si pensabas que el proceso de reclutamiento termina con la contratación del candidato ideal para la vacante solicitada, déjame decirte que no es así. Una vez completado este paso, llega el momento de facilitarles la integración. A este proceso se le conoce como onboarding.
El onboarding es una práctica centrada en los nuevos colaboradores que se incorporan a una compañía o un nuevo equipo. Esto se realiza con el propósito de que se adapten de manera positiva a la cultura empresarial y que comprendan cada una de sus actividades correspondientes a su puesto.
Implementar un programa adecuado de onboarding, permite que los empleados se sientan bienvenidos y que rápidamente comiencen a ser productivos. De lo contrario, corres el riesgo de tener una alta rotación de personal o colaboradores, mayores gastos de contratación y una disminución en los ingresos totales.
Una buena experiencia de onboarding garantiza que el 69% de los empleados permanezcan en una empresa durante tres años.
Inducción vs. onboarding
Aunque estos términos resulten similares, no lo son. La inducción es un proceso meramente informativo en el que se aborda todo lo relacionado con los derechos, obligaciones y requisitos legales del empleado. Este suele durar unos cuantos días y es de carácter unidireccional.
Por su parte, el onboarding es una fase de integración mucho más completa que puede extenderse durante varios meses. Aquí tenemos una interacción constante entre la empresa y las nuevas contrataciones, lo que permitirá a los empleados aprender todo lo necesario para realizar sus tareas de forma óptima.
Recuerda que el onboarding no es un programa de capacitación, sino de integración.
¿Cómo hacer onboarding?
Ya que tienes un poco más claro qué es onboarding, llegó el momento de integrar este proceso tan importante en tu empresa. Antes que nada, debes tomar en cuenta que esto comienza desde mucho antes de que el empleado firme su contrato y continúa a lo largo del desarrollo a través de:
- Previo análisis
- Pre-onboarding
- Antes de iniciar
- Primer día
- Primera semana
- Primer mes
Previo análisis
Tener claros los valores, la misión y la visión de la empresa es lo más importante durante la primera etapa, ya que esto es precisamente lo que se quiere transmitir a los nuevos trabajadores. Asimismo, asegúrate de definir bien las actividades que se desempeñan en cada puesto de trabajo.
Pre-onboarding
Esta fase inicia cuando el candidato recibe la oferta y finaliza cuando firma su contrato.
Durante este tiempo, el responsable de recursos humanos deberá realizar actividades como solicitar la documentación necesaria para la contratación y mantener una comunicación constante con el futuro trabajador para informarle sus funciones y el tipo de contrato que tendrá, entre otras cosas.
Antes de iniciar
Previo a la llegada del nuevo talento a la empresa, es necesario tener listo todo lo que va a necesitar durante su primer día. Toma en cuenta lo siguiente:
- Prepara su estación de trabajo.
- Proporciona las herramientas y software requeridos para el puesto.
- Informa al resto del equipo sobre la nueva incorporación.
- Crea una dirección de correo electrónico de la empresa.
- Envía un mail de confirmación y bienvenida para informar al empleado cómo se desarrollará el primer día y lo que debe traer consigo.
Primer día
El impacto de la primera impresión es muy importante, por lo que hay que cuidar cada detalle en el primer día del empleado. Recuerda que esta será una jornada de dudas y expectativas.
Toma nota de las siguientes actividades para facilitar la inducción:
- Informa a los nuevos empleados todo lo necesario sobre el código de vestimenta, los horarios y dónde estacionarse.
- Asigna un host o mentor que pueda guiar al nuevo empleado. Esto le servirá para conocer mejor la forma de trabajar y le permitirá comenzar a socializar rápidamente.
- Realiza un recorrido por la oficina, la estación de trabajo, el comedor, los baños, etc.
- Asegúrate de que todo aquello relacionado con el equipo informático esté listo. Es muy común presentar problemas con el software y el correo electrónico desde el primer día.
- Celebra y notifica la llegada del nuevo empleado al resto de los trabajadores. Envía un email y posteriormente, organiza una presentación informal.
- Organiza una reunión entre el empleado y el gerente o director. Es importante que los recién contratados conozcan a los altos mandos y sepan cómo está estructurado la empresa.
Primera semana
Como gerente, debes mantener tu horario disponible para guiar al empleado en el proceso de integración. Durante el primer mes, habrá cierto tipo de actividades que deberás implementar como parte del programa de onboarding.
- Durante los primeros días, asigna el primer proyecto. Esto permitirá que el empleado se sienta más cómodo y vaya desarrollando un sentido de pertenencia y compromiso.
- Establece metas para el primer mes y revisa constantemente el desempeño de los empleados.
- Programa sesiones diarias con los responsables de cada equipo, así los empleados no solo ampliarán su círculo social, sino que comenzarán a conocer mejor la estructura de la empresa.
- De ser necesario, dedica un tiempo necesario para enseñar a los empleados cómo utilizar el software y los programas específicos de la empresa.
Primer mes
Después de la primera semana el proceso de onboarding, continúa. De ahora en adelante, se realizarán otro tipo de actividades para profundizar en el modelo de negocio. Entre ellas:
- Organiza sesiones semanales con el empleado y ofrécele feedback para que pueda seguir avanzando en la organización.
- Asegúrate de que el líder del equipo fomente el compañerismo entre sus miembros, incluyendo al recién llegado.
- Preséntales a los clientes, proveedores y consumidores. Esto ampliará su panorama de la empresa y su funcionamiento.
¡Espera, no te vayas!
Como te habrás dado cuenta, un proceso exitoso de onboarding requiere tomar en cuenta muchos detalles.
No existe un tiempo definido pero este puede durar varios meses, así que no te desesperes, cada empleado necesita su tiempo para adaptarse completamente a la cultura de la empresa.
Mientras más tiempo dediques a esta etapa, tendrás mayores posibilidades de aumentar la tasa de retención y de incrementar la productividad de tus empleados.
Ahora que ya sabes qué es onboarding, prepárate para llevarlo a la práctica. Es un proceso laborioso pero si lo gestionas bien, lograrás resultados muy favorables para tu empresa y sus trabajadores.
¿Qué te pareció este artículo? ¡Déjanos tus comentarios y cuéntanos cómo te va en el camino!
