¿Alguna vez habías escuchado la frase “el tiempo es oro”? Aunque el tiempo es un recurso que todos tenemos, depende de cada persona decidir cómo hace uso de las 24 horas en su día.
La administración del tiempo es considerada como una soft skill y es de las más buscadas en el mundo laboral. El motivo por el que es tan valioso es porque no solo te convierte en una persona más eficiente, si no que te ayuda a hacer trabajo de mejor calidad y progresar de manera acelerada.
Ya sea que quieras utilizar esta habilidad para tu vida personal o profesional, en este artículo te daremos 8 consejos que te ayudarán a administrar tu tiempo y ser más eficiente.
1. Establece objetivos y prioriza
Dentro de estos objetivos es importante definir cuales son a corto, mediano y largo plazo. Si tienes una entrega importante en el trabajo para dentro de un mes y no hiciste una administración de tu tiempo desde antes, lo más seguro es que te agarre de sorpresa y tengas que hacer las cosas de último momento.
La manera ideal de plantear tus objetivos es con la metodología SMART, y una vez hecho esto determinarás el nivel de prioridad de cada uno de acuerdo con el plazo de cumplimiento, nivel de dificultad e importancia para tu vida.
2. Visualiza tus actividades
Ya sea en una agenda, las notas de tu celular, tu calendario o tu libreta, es importante que plasmes en un lugar visible tus actividades del día, semana o mes. Si te acostumbras a leerlas, será más fácil recordarlas en un futuro sin necesidad de revisar tu agenda constantemente.
Un tip adicional es utilizar recursos gráficos como colores, símbolos, tablas y diagramas, ya que te ayudarán a estructurar tus ideas e incluso comunicarlas y/o ejecutarlas mejor. El diagrama de Gantt es una de las herramientas más utilizadas para ello.
3. Crea una rutina
A nadie nos gusta sentirnos atrapados en la rutina, es por eso que es importante crear una que se adapte a nuestra personalidad y estilo de vida. Si eres una persona a la que le gusta llenar su día de actividades, levantarse temprano será clave para lograrlo.
También deberás considerar pausas en tu rutina y no hacer una actividad tras otra. Aunque quieras aprovechar al máximo tu tiempo, esta no es la mejor forma de hacerlo. Idealmente, el mayor porcentaje de tiempo de tu rutina debe estar destinado para ti, así que piensa ¿esta rutina es para mi o para los demás?
4. Sácale provecho a la tecnología
Gracias a los grandes avances tecnológicos hoy en día existen programas, softwares y plantillas que nos ayudan a realizar tareas cotidianas y de trabajo con más rapidez. Para el trabajo existen herramientas que generan informes automáticos, o para tareas del hogar puedes hacer uso de dispositivos inteligentes que actúan como tu asistente virtual y te recuerden de tus actividades diarias.
5. Comienza a delegar tareas
Debemos analizar ¿será más fácil/rápido realizar esto si trabajo en equipo? ¿puedo pedirle o pagarle a alguien más para que lo haga por mi? Mucho ojo, no estamos hablando de pagar para hacer tus tareas o obligar alguien a cumplir con nuestras responsabilidades.
Si trabajas y además tienes que cuidar a tus hijos, tal vez la mejor idea en ese caso es contratar una niñera que te ayude algunas horas. O si eres una persona que está ocupada todo el día y le gusta utilizar su tiempo libre para descansar, una buena opción es contratar a alguien que te ayude con tareas del hogar.
6. Limita tu tiempo y evita posponer tareas
Algunas tareas siempre nos agradarán más que otras y es normal que queramos dedicarles un poco más de tiempo, pero para que podamos cumplir debidamente con todo es importante designar un horario específico a cada una, y una vez cumplida avanzar a la siguiente. Si nuestra mente sigue atrapada en la actividad anterior, no podremos avanzar eficientemente con el resto de nuestro día y será probable que muchas de las tareas se pospongan para otro día.
7. Aprovecha los «tiempos muertos»
A pesar de tener un horario estructurado, debemos mantener cierta flexibilidad, ya que las prioridades pueden cambiar de un momento a otro o incluso pueden liberarse algunos espacios libres que no teníamos contemplados. Si tienes algún pendiente aprovecha este tiempo para completarlo, o designa el tiempo a alguna actividad como ir al gimnasio, visitar a tu familia o avanzar en algún proyecto personal / profesional.
8. Aprende a decir que no
Finalmente, decir que no es una habilidad que se adquiere cuando aprendemos a priorizar nuestro tiempo. Es común que las personas acudan a ti por ayuda o busquen delegarte alguna tarea, pero por pena nos quitamos tiempo a nosotros mismos por hacer cosas por los demás. Deberás pensar muy bien si la tarea que estás a punto de aceptar dificultará el cumplimiento de tus objetivos. Incluso si ya habías dicho que si a algo y después te das cuenta de que se te complica realizarlo, no hay nada malo cambiar de opinión.
La administración del tiempo no es una ley inquebrantable, al contrario, es más un experimento de prueba y error en el cual deberás evaluar lo que se adecúa mejor a ti. Recuerda que se trata de una balanza entre lo personal y lo profesional, que es fundamental para aumentar tu calidad de vida.
Una mejor administración del tiempo es igual a mayor tiempo libre, y entre mayor tiempo libre tengamos podremos dedicarlo a las personas que queremos, a nuestros hobbies e incluso en nuevos proyectos personales.
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