¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

2 octubre, 2021, 0 Comments

¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

Es común que, cuando emprendemos un negocio, nos enfoquemos mucho en la parte creativa, promocional y organizacional de la empresa, pero ¿ya sabes cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

Es cierto que los aspectos mencionados en el primer párrafo son súper importantes, y aunque es muy importante prestarles atención, saber cómo manejar tus números es lo que logrará que el resto funcione.

Conocer tus cifras te ayudará a conocer mejor tu negocio y saber qué puedes hacer para mejorarlo. A pesar de que pueden parecer la parte menos divertida de emprender, debes tenerlas claras sí o sí.

¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

¿Dónde empiezo?

La parte más básica de la contabilidad de cualquier negocio es saber cuánto dinero estas gastando y cuánto estas ganando, es decir, el dinero que entra y sale de tu empresa. Pero para saberlo, existen muchos aspectos que deberás considerar a la hora de llevar tu contabilidad:

  • Compras y gastos.
  • Ventas
  • Ingresos
  • Adquisiciones y ventas de activos.
  • Pago de sueldos y comisiones.
  • Liquidación de impuestos
  • Préstamos y deudas
  • Movimientos bancarios.
  • Movimientos de efectivo
  • Inversiones financieras

Tener una base financiera logrará que tu visión sobre la empresa crezca, y aunque lleves muchos años en el mercado o apenas estés comenzando, los siguientes consejos son básicos para llevar un buen control de tu contabilidad.

¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

Siguiendo estos cuatro pasos, pronto serás un experto en llevar la contabilidad de tu empresa:

  • Organízate
  • Conoce tus herramientas financieras
  • Elige un Software Contable
  • Revisa tus libros y preséntalos

Paso 1: Organízate

Ser organizado es un must en cualquier aspecto de la vida pero, ¿a qué nos referimos en los negocios?

Guarda todos los documentos importantes

Es decir, facturas, recibos, tickets y justificantes. De esta manera podrás comprobar cada uno de tus movimientos financieros, ya sea cuando el gobierno lo solicite o si necesitas claridad en temas internos de la empresa.

Haz un calendario de ingresos y gastos de tu empresa

Este registro te ayudará a concer tu liquidez y anticiparte a futuros gastos, además te servirá como un libro de consulta para detectar los posibles motivos de éxito o fracaso en la empresa.

Elabora una agenda de vencimiento

Ya que las deudas siempre estarán presentes en cualquier negocio, es importante que establezcas las fechas de todos los pagos que tengas que hacer, así no te olvidas de ninguno. Aquí te recomendamos: Las mejores aplicaciones para organizar tu agenda. 

Haz un registro de los impuestos

Según el tipo de empresa deberás pagar una tarifa de impuestos, y acumularlos puede ser muy peligroso. Es por ello que deber organizarte y anotar las fechas de entrega de documentos importantes y fecha límite para el pago de los mismos.

Paso 2: Conoce tus herramientas financieras

Hay 2 instrumentos básicos para evaluar la contabilidad de nuestra empresa: balance general y estado de resultados.

Balance General

El balance general te permite saber cuánto efectivo, bienes o derechos tienes disponible (activos), conocer el patrimonio de tu negocio (fondos propios, aportaciones de socios, donaciones, etc.) y ver de manera inmediata los recursos financieros obtenidos para el desarrollo de tu empresa (pasivos).

En resumen, podemos decir que es lo que la empresa tiene, lo que debe y o que le pertenece al propietario. A diferencia del estado de resultados, este no muestra una evolución de la información financiera, si no que habla de un periodo específico.

Estado de Resultados

A este sistema de contabilidad también se le conoce como cuenta de pérdidas y ganancias, ya que arroja información importante sobre la evolución de tu empresa respecto a sus operaciones diarias.

Al restar los gastos totales de los ingresos, podrás determinar cuánto dinero ganaste o perdiste. En nuestro blog te contamos más a detalle qué es un estado de resultados y de qué se compone.

Paso 3: Elige un Software Contable

¡Olvidate del papel y lápiz! Hoy en día existen miles de herramientas tecnológicas online y offline que pueden ayudar a hacer tu trabajo mucho más fácil.

Si apenas estás comenzando y buscas contabilizar de manera gratuita, los programas de Excel y Google Sheets serán tus mejores amigos (haz click aquí para obtener los mejores tips de cómo llevar tus ventas en excel). Si buscas algo un poco más sofisticado y automatizado, puedes consultar nuestros Top 5 Software Contables.

Los software contables se han incorporado a las operaciones de las empresas recientemente, pero es probable que sustituyan a los programas básicos debido a sus múltiples ventajas, entre ellas las siguientes:

  • Almacenamiento en la nube que no requiere de espacio en tus dispositivos ni actualizaciones constantes
  • Cualquier fallo, error o problema que exista con la información financiera se vuelve responsabilidad del proveedor de software
  • Puedes acceder a tu información desde cualquier dispositivo a través de una conexión a internet, dando acceso a cuantas personas desees involucrar.

Paso 4: Revisa tus libros y preséntalos

Revisa tus diferentes cuentas y verifica que no falte el registro de ningún dato, que las fechas sean correctas o que haya duplicados. Esto podría afectar no sólo a la presentación de tus cuentas, si no que cuando los números están mal, la visión y las estrategias de mejora del negocio también los están.

Una vez hecho esto, deben presentarse los libros contables en el Registro Mercantil, tanto los libros diarios como el de inventarios y cuentas anuales. Este último mostrará el balance de un periodo determinado, ademas de pérdidas, ganancias y saldos.

¿Qué pasa si no llevo la contabilidad de mi empresa?

El mejor consejo es: no te olvides de llevar la contabilidad de tu empresa. Puedes aprender o contratar a alguien, pero dejar este aspecto de lado no es opción; podrías arriesgarte a: 

  • Generar y acumular deudas que posiblemente no puedas cubrir en el futuro.
  • Perder el control y dirección de tu negocio, alguien podría aprovecharse de la situación y causarte problemas.
  • No tener noción de la situación real de tu empresa respecto a tu entorno.
  • Ser sancionado por la ley si no reportas correctamente tus números.
  • No darte cuenta de tus pérdidas financieras a tiempo ni pensar en soluciones para las mismas.

Tal vez tengas una idea de negocio increíble que está funcionando de maravilla, pero basarse únicamente en el potencial de tu idea no será suficiente para asegurar que este sea exitoso. Sabemos que la contabilidad no es el área de especialidad de todo el mundo, es por eso que hoy nos enfocamos en darte una guía para no contadores sobre cómo llevar la contabilidad de tu negocio.

Como pudiste ver, llevar la contabilidad de tu empresa es un requisito obligatorio para hacerla funcionar; y aunque no seas un experto, debes tener una noción básica de tus finanzas.

 

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