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¿Cómo implementar un software de CRM en tu empresa?

Hoy día, tener un CRM en tu empresa es indispensable. Básicamente, esta herramienta se ha convertido en un must para muchos que buscan crecer o que ya han crecido y quieren seguir el paso. Pero, primero lo primero… ¿sabes qué es y cómo implementar un software de CRM en tu empresa? Nosotros te lo explicamos y te damos santo y seña para que lo logres.

El Customer Relationship Management, mejor conocido por las siglas CRM, es una tecnología y un sistema que administra la relación e interacción que tiene una empresa con sus clientes y, también, con sus clientes potenciales.

Los clientes son una parte fundamental en el buen desarrollo y éxito de una empresa, eso todo mundo lo sabe, y es exactamente por eso que se creó el sistema CRM. Y es que podrás ser un gran y experimentado vendedor con una larga lista de contactos, pero ¿cómo puedes capturar esa valiosa información de sus contactos o clientes potenciales?, ¿dónde pones los datos de tus clientes para interactuar con ellos y, en el futuro, venderles otra vez? Allí es donde entra el sistema CRM. No sólo tendrás una base de datos con todos tus clientes, sino que también te resultará más fácil encontrar nuevos clientes y, a la vez, brindarles un servicio de alta calidad a los clientes que ya tienes.

Suena muy bien, ¿no? Seguro quieres tener uno, sin embargo, ¿dónde conseguirlo?, ¿cómo puede tu empresa adquirir este sistema?, ¿qué hacer con él? La buena noticia es que ya estamos en el 2021 y ahora conseguir este tipo de sistemas no es solamente más fácil, sino que también más accesible. Años atrás únicamente las empresas pesadas como Michelin o Google, por poner unos ejemplos, podían hacerlo. Los tiempos cambian y en este rubro cambiaron para bien. Ahora existen varias plataformas que ofrecen este servicio y gracias a ellas podrás cambiar la jugada positivamente para tu PyME, ya que puedes adquirir un sistema CRM de manera fácil y más económica.

¿Sigues con dudas sobre si necesitas esta solución? Es normal, pero no te preocupes, aquí te indicaremos cómo implementar un software de CRM en tu empresa para así llegar a tu siguiente nivel.

¿Cuáles son los pasos?

Primer paso: elige el adecuado para tu empresa

Lo primero que debes hacer es escoger el sistema CRM correcto para tu empresa, ya que cada empresa es diferente y tienen diferentes metas y objetivos. Primero debes preguntarte, ¿qué es lo que quieres lograr con este sistema? ¿Generar más clientes?, ¿tener más ventas con tus antiguos clientes? o, tal vez, ¿avanzar en tu estrategia administrativa?, ¿qué es lo que necesitas? Por igual es importante tener en cuenta que cualquier equipo o departamento dentro de tu organización que interactúa con clientes se puede beneficiar de usar este sistema. Esto incluye el departamento de ventas, mercadotecnia, equipos administrativos y de soporte.

Ya que tengas una idea más clara en mente sobre lo que quieres del CRM es entonces donde tendrás tu punto de partida para evaluar diferentes plataformas que ofrezcan el sistema en el rango de precio que tu empresa pueda costear. Te recomendamos escoger uno que sea amigable, intuitivo y fácil de usar, para que así los empleados puedan pasarse a este nuevo sistema sin problemas.

Segundo paso: aprender el sistema

Una vez teniendo el CRM de la plataforma elegida, necesitarás que tanto tú como tu equipo estén listos para la siguiente etapa. Tendrán que cambiarse a ese nuevo sistema, adoptarlo. Como precaución, deberán tener toda su información respaldada. Honestamente, guardar copias de todos los datos de la empresa es algo que debes hacer sí o sí independientemente si te cambiarás a un nuevo sistema, pero nunca está de más que te lo recuerden. Este paso es más bien un paso intermedio. Aún así lo enlistamos porque nos parece muy importante y, créelo o no, todavía hay empresas que cometen el error de no tener respaldos. Otra vez, por si no quedó claro: ¡haz tus respaldos de datos!

Tercer paso: plan estratégico

Si ya revisaste que hasta ahora vas bien, es momento de hacer un plan estratégico en conjunto con los empleados para que ellos estén listos para el cambio. La idea es que se vayan familiarizando con la nueva tecnología desde antes de implementarla. No querrán que una vez trabajando de lleno con ella los agarre desprevenidos. Es importante prevenir errores o simplemente acortar la curva de aprendizaje para aquellos que necesitan más tiempo para adaptarse.

Igual es muy importante tener el costo de la plataforma en consideración como parte de tu nuevo plan estratégico. Algo que nos parece importante mencionar hablando de costos, es que puedes encontrar servicios de CRM en distintos rangos de precio. Así pues, también se pueden comprar con licencia o bien, en “renta” a pagos mensuales (o incluso anuales). Otro detalle que debes tener claro es que aunque la adquisición de un sistema CRM es un egreso, a veces significativo, al final del día los beneficios que te genera lo saldan y con creces. Hay compañías que han logrado resolver problemas de clientes más rápido, a través de mensajes de apps. Esto ha hecho que vean un incremento en el nivel de satisfacción a un 23%, el cual viene de la mano con un incremento en las ventas de un 33%.

¿Cómo vamos? ¿todo bien? ¿Ya todos los que están dentro de la empresa saben del CRM, de su transición y tienen un buen entendimiento de él? Perfecto, sigamos.

Cuarto paso: retroalimentación

Es necesario tener retroalimentaciones. Haz encuestas, pregúntales directamente a tus compañeros o empleados, velos trabajar con el sistema. Debes saber cómo se están sintiendo con el cambio, ellos estarán trabajando con él todos los días laborales y deben de sentirse cómodos usándolo. ¿Creen que está funcionando bien?, ¿qué debería mejorar? Y si se puede cambiar algo que no les guste, busca a tu proveedor de CRM para ver si se puede modificar o personalizar y así lograr que el trabajo sea más eficiente.

Quinto paso: monitorea tu proceso

Establece métricas y análisis específicos para medir el progreso de la nueva iniciativa. Podrás medir los resultados y mirar un cambio palpable transcurrido un tiempo desde que lograste implementar un software de CRM en tu empresa. Tienes que saber si está cumpliendo con las expectativas que se tenían. Se necesitan datos medibles y esos se los tiene que proporcionar el CRM; brindando una comprensión más profunda de la dinámica de la relación que tienes con tus clientes y prospectos en tiempos real. Con esto a la mano verás qué ajustes deben realizarse y cómo se puede maximizar la eficiencia dentro de la empresa.

Sexto paso: CRECE

Y por último, el mejor de todos: crecimiento. Gracias a los análisis de un sistema CRM, podrás ver cómo se está realizando todo en tu negocio. Al hacer de tu empresa una más eficiente, ahorrarás tiempo mientras generas más clientes leales y, por ende, ganancias. Este sistema permite que liberes tu tiempo para así concentrarte en desarrollar tu negocio y afinar el proceso de ventas.

Existen herramientas que impulsarán tu crecimiento, pero debes saber cómo integrarlas correctamente. Esperamos haberte ayudado a entender cómo implementar un software de CRM en tu empresa. Si estás interesado en hacerlo, sigue los pasos que te hemos delineado y está siempre atento a las mejoras que se pueden realizar. Si tienes una empresa ya cimentada, una PYME o una empresa que trabaja en el garaje de tu casa, nunca está de más considerar introducir este sistema. Es un ganar-ganar.

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