Considerando que las ventas en línea en México se incrementaron en más del 88% en el 2021 con respecto al 2019, un CRM es una herramienta indispensable. Y en todo este mar de información al respecto, puede que te preguntes cómo hacer un CRM en Excel.
Después de todo, Excel es una herramienta muy sencilla que todos tenemos a la mano y puede sonar tentadora para salir de algún apuro.
En este artículo, te vamos a explicar a detalle cómo hacer un CRM en Excel, las ventajas, las desventajas y si hay alguna alternativa. Sin más, empecemos.
Primero, qué es un CRM
Por sus siglas en inglés, un Customer Relationship Management es una programa que te permite tener un seguimiento asertivo y ágil con tus clientes, desde el primer contacto hasta el servicio post-venta.
Los CRMs se hicieron una herramienta bastante conocida en redes sociales desde el 2020, producto de que todos estábamos en nuestras casas y los negocios digitales se aceleraron.
¿Por qué necesito un CRM?
Esta pregunta es válida. Después de todo, ¿por qué no simplemente seguir tomando las llamadas de los clientes o chatear con ellos por redes sociales? Hay dos razones por las que un CRM puede acelerar tus ventas.
Los clientes prefieren escribir
Seamos sinceros, cuándo fue la última vez que recuerdas con alegría y satisfacción que llamaste a un negocio para pedir información? Esto puede ser un proceso engorroso, fastidioso y, además, consume tiempo innecesariamente.
La realidad es que cada vez son más los consumidores que prefieren interactuar por chat con las empresas.
Conveniencia
Si en tu negocio solo tienes que interactuar con 3 o 5 clientes, lo más probable es que por una red social puedas darles la atención que se merecen.
No obstante, ¿te imaginas cómo sería el asunto con +50 clientes? Interminables filas y filas de personas pidiéndote información, quejándose, solicitando reembolsos, preguntando por sus órdenes…: un verdadero caos. En estas situaciones, un CRM te da la ventaja de condensar todo en un solo lugar con acceso a más de un colaborador, de forma que el user journey sea bastante simple.
Cómo hacer un CRM en Excel
Por diversas razones puede que hayas decidido hacer tu propio CRM en Excel. Si este es el caso, debes saber que sí es posible lograrlo. Hacer un CRM en Excel implica llevar todo de forma manual. Una vez que tengas abierto tu Excel, vamos a crear pestañas (u hojas) en las cuales condensarás la información de tus clientes desde el primer contacto.
Pestaña de introducción
Es buena idea poner siempre una breve introducción a lo que estás haciendo, no solo para ti, sino para que también cualquier persona de tu equipo que necesite ingresar a revisar algo (y sea nueva), sepa a detalle qué es lo que está viendo.
En esta pestaña puedes explicar en qué consiste el presente documento, así como una breve explicación de qué se puede encontrar en cada una de las demás pestañas.
Glosario
Todo equipo de trabajo que tenga contacto con clientes debe crear un glosario para identificar a los mismos. Por ejemplo, aspectos como “en proceso de venta”, “cliente potencial”, “insatisfecho”, “cerrado”, “tbd”.
La intención de generar un glosario es que la comunicación sea más ágil y efectiva. Si tu equipo de trabajo maneja palabras o abreviaturas especiales, éste es el espacio para escribirlo.
Clientes
En este espacio de tu Excel vas a tener una tabla en donde puedas escribir todos los negocios con los que quieras hacer contacto, iniciar una colaboración o un proceso de venta.
En esta tabla puedes tener las siguientes columnas:
- Prioridad: alta, baja, media. Es decir, qué tan urgente es que se gestione el contacto.
- Nombre (del negocio).
- Tipo: aquí escribe a qué se dedica el negocio. De esta forma, es más sencillo para cualquier colaborador generar una narrativa ganar-ganar que le interese al negocio.
- Sitio web: en caso de tenerlo, o alguna red social del contacto.
- LinkedIn: Indispensable
- Teléfono
- País
- Dirección
- Comentarios: en esta última columna tus colaboradores pueden comentar cualquier cosa que surja en la gestión del contacto.
Contactos establecidos
Una vez que se inicie y haya el interés de proceder después de un contacto inicial, en esta pestaña pondrás los nombres de esos contactos en una columna y en otra a qué compañía pertenecen.
Luego, habrá una tercera columna que se llame “asignado a”. La intención aquí es que escribas el nombre del colaborador que se hará responsable por cerrar la gestión de este contacto.
Adicionalmente, puedes poner otras columnas dependiendo de la gestión que quieras tener. Por ejemplo: “porcentaje completado”, “probabilidad de éxito”, “posible costo”, “comentarios”, “fecha de cierre propuesta”, etc.
Análisis
Uno de los aspectos más importantes que te ofrece un CRM, como el nuestro Leadsales, es la analítica de datos.
El valor que otorga analizar los datos, es que los mismos te pueden dar información acerca de qué está funcionando y qué no. De esta forma, puedes concentrar los esfuerzos del equipo en el mínimo producto viable y así maximizar la probabilidad de tener éxito.
Ventajas de hacer un CRM en Excel
Muy bien, ahora que sabes cómo hacer un CRM en Excel, veamos cuáles son las ventajas de hacerlo:
- Ahorro de dinero. Si eres una pequeña empresa que, por ahora, no tiene la posibilidad de adquirir un CRM, la verdad es que ésta es una buena alternativa al inicio.
- Puedes diseñar una solución a tu medida.
Desventajas de hacer un CRM en Excel
En cuanto a las desventajas, las principales son:
- Excel está diseñado para servir como un entorno de cálculos, no como un CRM. Si bien te puede sacar de un apuro temporal, el Excel tiene muchas limitantes para gestionar tus procesos de venta.
- Crearlo, en sí, puede representar un proceso tedioso.
- Es totalmente manual. Esto implica que tendrás que invertir gran cantidad de tiempo en escribir la información, en vez de solo analizarla.
¿Hay alguna alternativa?
¡Por supuesto! Leadsales es tu CRM para WhatsApp ideal para incrementar las ventas. En Leadsales entendemos a la perfección lo que implica crear un entorno amigable, práctico y, sobre todo, que asegure que tengas éxito en tu negocio.
Tanto es así, que Leadsales fue elegida entre 2,000 startups para trabajar en el futuro de la mensajería, con Meta (anteriormente Facebook).
En Leadsales, te ofrecemos un sinfín de beneficios, entre los que se encuentran:
- Embudos.
- Acciones masivas.
- Atención al cliente y capacitaciones personalizadas.
- ¡Y mucho más!
Además, contamos con las siguientes virtudes
- Posibilidad de tener un número de WhatsApp con múltiples agentes.
- CRM integrado para crear bases de datos de clientes y así gestionarlos.
- Estadísticas detalladas de los agentes y tu negocio.
- Planes personalizados con servicio preferencial.
- Bajo costo en comparación con otros servicios del mercado.
- App para manejar tu cuenta.
- Asesores trabajando en simultáneo.
Preguntas frecuentes
¿Vale la pena hacer mi CRM en Excel?
Esto depende de la situación de tu negocio. Si estás pasando por una situación financiera difícil, quizá lo mejor sea proceder con la opción de Excel. Sin embargo, si quieres crecer tus ventas, sin duda alguna un CRM aparte es una gran opción.
¿Necesito un CRM para mi negocio?
¡Sí! Un CRM es un vehículo a partir del cual puedes acelerar tus ventas.
Conclusión
En este artículo entendimos a detalle cómo hacer un CRM en Excel, cuáles son las ventajas y desventajas y, finalmente, cuál es una gran alternativa con la cual también puedes proceder.
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