Dentro de las PyMEs tenemos la necesidad de llevar los datos de nuestras ventas de manera ordenada, existen herramientas que nos permiten manejar el control contable, análisis de datos, control de inventario, entre miles de funciones más, en este artículo te enseñaremos tips para llevar tus ventas en excel o google sheets.
La gran utilidad de esta herramienta la vuelve indispensable dentro de diversos ámbitos. Nos permite mejorar la productividad y toma de decisiones al percibir de una forma más visual toda la información recolectada, así como una gran eficacia gracias al uso de sus fórmulas insertas en hojas de cálculo.
Los valiosos tips
Usa plantillas predeterminadas
No es una gran sorpresa que existan millones de cursos sobre excel; su complejidad lo amerita, pero ¡no te preocupes! Puedes usar un pequeño atajo y descargar algunas plantillas, aunque a nadie le hace daño tomar un curso de excel de vez en cuando, te lo recomendamos ampliamente.
Podrás usar estas plantillas predeterminadas para acomodar la información que tu empresa más lo requiera, gracias a que nos ayuda a evitar errores, es una gran alternativa para ahorrar tiempo y recursos.
Reporte de ventas y gastos diarios
Es indispensable llevar un control financiero dentro de nuestro negocio. Elaborar reportes diarios nos mantendrá informados a detalle sobre cuáles fueron nuestras ventas y gastos. De esta manera, hacer un análisis financiero para la toma de decisiones nos resultará con mayor facilidad.
Excel/google sheets nos apoyarán en el registro en forma de listas de todas las ventas efectuadas en un lapso de tiempo que elijamos y de esta misma forma registramos los gastos.
El uso de fórmulas que efectúan los cálculos necesarios nos sirven para sacar los resultados que obtuvimos.
Crea una base de datos
Conocer a nuestros clientes es una estrategia necesaria para realizar ventas, te sugerimos leer nuestro artículo sobre el seguimiento de leads para profundizar sobre la manera de conseguir información necesaria para la creación de nuestra base de datos.
Excel nos permite vaciar la información que adquirimos de nuestra clientela dentro de una hoja de trabajo. De esta manera tenemos todos los datos necesarios en un solo lugar. Recuerda acomodar de manera simple y práctica todos los datos para un mayor orden y comprensión.
> Ver: ¿Por qué es importante conocer mis posibles clientes?
Guarda tus comprobantes
Vivimos en una era digital donde almacenamos todo de manera virtual. Excel nos brinda una opción para insertar imágenes, así mantenemos un registro de todos los comprobantes y documentos de nuestro negocio. No estamos peleados del todo con el papel y tinta, los documentos de igual manera podemos conservarlos en físico (debemos conservar la documentación mercantil por un plazo de seis años), esto nos servirá de respaldo virtual para cualquier procedimiento que sea necesario.
Aquí te dejamos un pequeño ejemplo de cómo insertar imágenes dentro de tu hoja de trabajo.
Control de inventarios
El control de inventarios nos sirve para mantener un orden sobre la disponibilidad de nuestros productos y su almacenaje. Excel/google sheets nos permiten llevar el control sobre la gestión de existencias, esto quiere decir que debemos registrar toda entrada y salida de mercancía. Ello nos permite monitorear la existencia exacta de inventario necesaria para cumplir con la demanda.
Podrás encontrar la plantilla para llevar un mejor control de inventario bajo el nombre control de stocks.
Respalda, respalda, respalda
Lo básico es guardar todos nuestros archivos cada que se editan para mantener la última versión actualizada dentro del sistema, pero de ninguna manera debes olvidar respaldar todos tus documentos. Es una forma de asegurarte de tener a la mano diferentes copias por si sucede algún inconveniente. Para lograrlo asigna fechas exactas con el intervalo necesario para realizar el respaldo de la información en tu negocio.
Puedes realizar tus copias de seguridad dentro de medios que conserven la información digital, ya sea como discos externos, la nube, USB, entre otros varios.
Trucos extra
No podíamos terminar este artículo sin compartirte los trucos y atajos más importantes que encontramos dentro de excel. Maneja tu hoja de cálculo con tan sólo usar el teclado como todo un profesional.
- CTRL + E: selecciona todas las celdas de un documento.
- CTRL + May?s+ #: Aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
- CTRL + X: Nos permite cortar las celdas seleccionadas
- CTRL + Z: Deshace la última acción.
- CTRL + Y: Rehace la última acción.
- CTRL + 9: Oculta las filas seleccionadas.
- CRTL + 0: Oculta las columnas seleccionadas.
- ALT + F1: Inserta un gráfico en la hoja actual.
- CTRL + 6: Oculta o muestra objetos de nuestra hoja de trabajo
- CTRL + B: Muestra el cuadro de diálogo «Buscar»
- SHIFT + F11: Inserta una hoja nueva
- CTRL + tecla «+»: activa o desactiva las fórmulas de celdas seleccionadas.
- CTRL + May?s + !: aplica el formato con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.
Te recomendamos guardar este articulo para que puedas consultar todas las abreviaturas en cualquier otro momento.
Suele ser bastante abrumador concentrar tantos datos en orden dentro de un solo sitio. Aprovechar las herramientas digitales nos permite potenciar nuestra eficiencia, así como en el caso de google sheets, que nos ayuda a compartir información relevante con los demás miembros de nuestro equipo y colaborar en la construcción de nuestro documento.
En conclusión, Excel cuenta con un gran n?mero de ventajas, aumenta tu productividad, por la facilidad de automatizar los procesos y validar los datos adjuntos. Con un poco de práctica serás capaz de dominar los aspectos básicos excel.
